Должностные инструкции (ДИ) специалистов оптовой торговли

В оптовой торговле важно понимать:

кто привлекает клиента → кто принимает заказ → кто согласовывает условия → кто организует отгрузку → кто сопровождает оплату

От формального перечня обязанностей - к понятной системе функций, полномочий и ответственности.

В оптовой торговле продажа заканчивается не подписанием договора.

Разработка и аудит должностных инструкций специалистов оптовой торговли

ГДЕ ВОЗНИКАЮТ ПРОБЛЕМЫ

В ДИ часто встречаются формулировки:

· «осуществляет поиск клиентов»;

· «ведёт переговоры»;

· «заключает договоры»;

· «контролирует отгрузку»;

· «работает с дебиторской задолженностью».

Но не определено: что именно делает специалист → какие решения принимает → что согласовывает → с кем взаимодействует → за какой результат отвечает.

ЧТО ПРОВЕРЯЮ ПРИ АУДИТЕ

ФУНКЦИИ (соответствует ли ДИ реальной работе специалиста)

ПРОДАЖИ (понятно ли, что входит в работу с клиентом: поиск, переговоры, сопровождение, развитие)

ЗАКАЗЫ И ДОКУМЕНТЫ (определена ли роль Работника при оформлении заказа, договора, спецификации и сопроводительных документов)

ЦЕНЫ И УСЛОВИЯ (понятно ли, какие условия специалист согласовывает самостоятельно, а какие передаёт на согласование)

ОТГРУЗКА И ОПЛАТА (определено ли взаимодействие с логистикой, складом, бухгалтерией и финансовой службой)

ЧТО ВХОДИТ В РАЗРАБОТКУ

АНАЛИЗ ДОЛЖНОСТИ (место специалиста в структуре и его реальная роль в процессе продаж)

КЛИЕНТСКАЯ РАБОТА (поиск, привлечение, переговоры, сопровождение и развитие клиентов)

ЗАКАЗЫ И ДОКУМЕНТЫ (обработка заявок, договорная и сопроводительная документация в пределах функции Работника)

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (продажи ↔ склад ↔ логистика ↔ бухгалтерия ↔ производство ↔ руководство)

ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (что специалист вправе согласовывать и за какие результаты отвечает)

ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ - ГРАНИЦАМ ПОЛНОМОЧИЙ

Например, фраза: «Заключает договоры с клиентами»не всегда отражает реальный процесс.

Необходимо определить: ведёт переговоры → готовит предложение → согласовывает условия → инициирует оформление → подписывает в пределах полномочий.

То же касается цены, скидок, отсрочки платежа, условий поставки и других коммерческих условий.

ДИ должна соответствовать реальным полномочиям сотрудника.

ОТДЕЛЬНО - ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПО ЗАКАЗУ

В оптовой торговле результат создаётся несколькими подразделениями:

клиент → менеджер → заказ → склад → логистика → документы → отгрузка → оплата.

При разработке ДИ определяю:

· кто принимает заказ

· кто проверяет данные

· кто передаёт информацию

· кто согласовывает условия

· кто контролирует отгрузку

· кто информирует клиента

· кто контролирует оплату

РЕЗУЛЬТАТ

АУДИТ: ДИ → выявленные проблемы → рекомендации

РАЗРАБОТКА: анализ должности → функции → полномочия → ответственность → взаимодействие → готовая ДИ

АУДИТ+АКТУАЛИЗАЦИЯ: ДИ → выявленные проблемы → отчёт + готовые ДИ

КОМПЛЕКСНЫЙ ПРОЕКТ: Система ДИ подразделения с четким разграничением функций и ответственности.

С КАКИМИ ДОЛЖНОСТЯМИ МОЖНО ОБРАЩАТЬСЯ

Продажи:

· Менеджер по продажам

· Менеджер по оптовым продажам

· Менеджер по работе с клиентами

· Специалист по продажам

· Специалист по работе с ключевыми клиентами

· Торговый представитель

· Региональный менеджер

Клиентское сопровождение:

· Менеджер по сопровождению клиентов

· Специалист по работе с заказами

· Специалист по работе с клиентами

· Координатор отдела продаж

· Специалист по документообороту отдела продаж

Управление:

· Руководитель отдела продаж;

· Начальник отдела оптовых продаж;

· Руководитель направления;

· Коммерческий директор;

· Заместитель руководителя отдела продаж.

МОЙ ПОДХОД

Не адаптирую типовой шаблон менеджера по продажам, а сначала разбираю:

как устроен процесс продаж → какую роль выполняет специалист → какие решения он принимает → с какими подразделениями взаимодействует → за какой результат отвечает.

После этого формирую ДИ.

Опыт:

В работе с кадровыми документами я соединяю три уровня:

ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ (ТК РФ, квалифик.требования, проф.стандарты и обязательные нормы)

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ЛНА, ДИ, инструкции, положения, прочие процедуры и кадровые процессы)

РЕАЛЬНАЯ РАБОТА БИЗНЕСА (кто что делает, кому подчиняется, с кем взаимодействует и за какой результат отвечает)

Это позволяет создавать документы, которые не просто соответствуют требованиям законодательства, а действительно отражают работу Вашей компании.

Задача - зафиксировать реальную систему работы так, чтобы документ был понятен руководителю, HR, работнику и мог применяться в ежедневной работе.