Должностные инструкции (ДИ) Секретаря / Офис-менеджера

Хорошая Должностная инструкция специалиста секретариата отвечает не только на вопрос «что делать», она показывает: что делать → в каких пределах → с кем взаимодействовать → за что отвечать.

Секретарь/офис менеджер это не просто «принимать звонки и работать с документами».

Кто контролирует поручения?Кто отвечает за движение документов?


Кто организует коммуникацию руководителя?Где заканчиваются полномочия секретаря?

Разработка и аудит Должностных инструкций (далее ДИ) для секретариата

Когда обязанности Секретаря/Офис-менеджера понятны всем - кроме самой должностной инструкции

Типовые формулировки: «Осуществляет делопроизводство», «Организует приём посетителей».

«Выполняет поручения руководителя», которые не определяют:

· какие именно документы обрабатывает работник;

· какие поручения контролирует

· какие сроки отслеживает

· с кем взаимодействует

· какую информацию вправе получать

· где заканчиваются его полномочия

ДИ должна фиксировать реальную административную функцию работника

1. Что входит в разработку

АНАЛИЗ ДОЛЖНОСТИ (определяем место секретаря в структуре и его подчинённость)

ФУНКЦИИ (формируем конкретный перечень обязанностей)

ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (фиксируем, что работник вправе делать самостоятельно, что согласовывает и за что отвечает)

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (определяем взаимодействие с руководителем, работниками компании, посетителями, контрагентами и другими подразделениями)

Особое внимание -поручениям руководителя

Фраза «выполняет отдельные поручения руководителя» сама по себе мало что говорит.

Если Секретарь/Офис-менеджер действительно участвует в контроле поручений, необходимо определить: получение поручения → фиксация → передача исполнителю → контроль срока → информирование руководителя → закрытие поручения.

При этом важно не возлагать на него ответственность за результат работы другого работника, если он не имеет соответствующих полномочий.

2. Аудит действующих ДИ

АКТУАЛЬНОСТЬ (соответствует ли инструкция реальной работе)

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ (понятно ли, что именно делает работник)

ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (не отвечает ли работник за то, на что у него нет полномочий)

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (понятно ли, с кем и по каким вопросам он работает)

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОРРЕКТНОСТЬ (соответствует ли ДИ действующим требованиям трудового законодательства)

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ (корректно ли определены функции при работе с персональными данными)

3. Результат:

РАЗРАБОТКА (готовая ДИ секретаря / офис-менеджера / административного специалиста под структуру)

АУДИТ (выявленные юридические и функциональные проблемы + рекомендации)

АУДИТ + АКТУАЛИЗАЦИЯ (Анализ → рекомендации → готовая актуализированная ДИ).

Мой подход

Не адаптирую типовой шаблон под название должности, а сначала определяю, что реально делает сотрудник → какие у него полномочия → с кем взаимодействует → за какой результат отвечает. И только после этого формирую должностную инструкцию.

Опыт:

В работе с кадровыми документами я соединяю три уровня:

1. ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ (ТК РФ, квалифик.требования, проф.стандарты и обязательные нормы)

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ЛНА, ДИ, инструкции, положения, прочие процедуры и кадровые процессы)

3. РЕАЛЬНАЯ РАБОТА БИЗНЕСА (кто что делает, кому подчиняется, с кем взаимодействует и за какой результат отвечает)

Это позволяет создавать документы, которые не просто соответствуют требованиям законодательства, а действительно отражают работу Вашей компании.

Задача — зафиксировать реальную систему работы так, чтобы документ был понятен руководителю, HR, работнику и мог применяться в ежедневной работе.

Форматы работы:

1.Разработка ДИ (работа с нуля)

2. Аудит ДИ (проверка действующих ДИ с выявлением нарушений, противоречий, юридических и функциональных проблем)

3. Аудит/актуализация ДИ (проверка действующих ДИ + подготовка готового варианта документа)

4. Комплексный проект (ДИ секретариата с проверкой взаимосвязи между ними).