Должностные инструкции (ДИ) HR-подразделения

Должностная инструкция (далее ДИ) должна помогать HR управлять кадровыми процессами, а не создавать еще одну папку с документами.

Разработка и аудит должностных инструкций для HR-специалистов

Когда обязанности HR-подразделения размыты

Кадровик, HRBP, HRG, специалист по подбору, специалист по КДП, менеджер по обучению - у каждой должности своя зона ответственности.

Но на практике функции часто пересекаются:

Кто отвечает за подбор?
Кто ведет адаптацию?
Кто контролирует кадровое делопроизводство?
Кто отвечает за обучение?
Кто готовит кадровую аналитику?
Кто взаимодействует с руководителями подразделений?

Грамотная ДИ фиксирует не только обязанности, но и границы ответственности каждой HR-должности.

1. Что входит в разработку:

АНАЛИЗ (структура HR-подразделения, фактический функционал, бизнес-процессы, взаимодействия, полномочия и зоны ответственности)

РАЗРАБОТКА (формирую трудовую функцию, обязанности, права и полномочия, ответственность, взаимодействие, требования к квалификации)

ПРОВЕРКА (сопоставляю ДИ с: законодательством → структурой компании → ЛНА → реальными HR-процессами).

Что особенно важно для HR-должностей?

При разработке учитываю участие работника в:

· кадровом делопроизводстве;

· подборе и найме;

· адаптации;

· обучении и развитии;

· оценке персонала;

· кадровом администрировании;

· работе с персональными данными;

· подготовке HR-отчетности и аналитики;

· взаимодействии с руководителями подразделений;

· разработке и сопровождении ЛНА;

· автоматизации HR-процессов.

При этом четко разделяю исполнение → контроль → согласование → принятие решения.

2. Аудит действующих ДИ

Проверяю:

ФУНКЦИОНАЛ (соответствует ли ДИ тому, чем работник реально занимается)

РАЗГРАНИЧЕНИЕ (пересечение функций между HR и другими подразделениями)

ПОЛНОМОЧИЯ (есть ли у работника реальные полномочия выполнять возложенные обязанности)

АКТУАЛЬНОСТЬ (не устарела ли инструкция вместе со структурой и HR-процессами)

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОРРЕКТНОСТЬ (соответствуют ли положения действующим требованиям трудового законодательства)

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ (корректно ли определены функции работника при работе с персональными данными)

3. С какими должностями ко мне чаще всего обращаются:

Кадровое администрирование:

* Специалист по кадрам;

* Инспектор по кадрам;

* Ведущий специалист;

* Руководитель отдела кадров.

HR-функция:

* HR-директор;

* HRBP;

* HBG;

* HR-менеджер;

* Специалист по подбору;

* Специалист по адаптации;

* Специалист по обучению и развитию;

* Специалист по оценке персонала;

* HR-аналитик.

Комплексные HR-функции:

* Руководитель HR-службы;

* Заместитель руководителя;

* HR-специалист широкого профиля.

Результат:

РАЗРАБОТКА: Анализ → формирование функционала → юридическая проверка → готовая ДИ.

АУДИТ: Проверка → выявление проблем → рекомендации → новая редакция ДИ.

КОМПЛЕКСНЫЙ ПРОЕКТ: Система должностных инструкций HR-подразделения с четким разграничением функций и ответственности.

Мой подход:

Я не беру типовую ДИ и не меняю в ней название должности, а сначала разбираю, как реально устроена HR-функция в компании, какие процессы закреплены за конкретной должностью и где проходят границы ответственности. После этого фиксирую: функции → полномочия → взаимодействие → ответственность → результат.

В итоге ДИ становится рабочим инструментом HR, руководителя и самого работника.

А ваши HR-должностные инструкции соответствуют реальной работе?

Проведу аудит действующих ДИ и покажу:

· где функции дублируются;

· где есть пробелы в ответственности;

· какие положения устарели;

· где фактическая работа сотрудника не соответствует ДИ;

· какие инструкции требуют полной переработки.

Если ДИ еще нет — разработаю их с нуля под структуру и HR-процессы вашей компании.

Напишите мне - обсудим вашу задачу и определим оптимальный формат работы:

АУДИТ → РАЗРАБОТКА → ПЕРЕРАБОТКА → КОМПЛЕКСНАЯ СИСТЕМА ДИ

В работе с кадровыми документами я соединяю три уровня:

1. ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ (ТК РФ, квалифик.требования, проф.стандарты и обязательные нормы)

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ЛНА, ДИ, инструкции, положения, прочие процедуры и кадровые процессы)

3. РЕАЛЬНАЯ РАБОТА БИЗНЕСА (кто что делает, кому подчиняется, с кем взаимодействует и за какой результат отвечает)

Это позволяет создавать документы, которые не просто соответствуют требованиям законодательства, а действительно отражают работу Вашей компании.

Задача — зафиксировать реальную систему работы так, чтобы документ был понятен руководителю, HR, сотруднику и мог применяться в ежедневной работе.

Форматы работы:

1.Разработка ДИ (работа с нуля)

2. Аудит ДИ (проверка действующих ДИ с выявлением нарушений, противоречий, юридических и функциональных проблем)

3. Аудит/актуализация ДИ (проверка действующих ДИ + подготовка готового варианта документа)

4. Комплексный проект (ДИ HR-подразделения с проверкой взаимосвязи между ними).