Должностные инструкции (ДИ) для эксплуатации инженерных систем

Когда инженерная система должна работать 24/7 - ответственность за нее должна быть определена так же четко.

Разработка и аудит Должностных инструкций (ДИ) специалистов по эксплуатации инженерных сетей

Инженерная система не работает сама по себе

В эксплуатации всегда есть вопросы:

Кто отвечает за исправность оборудования?
Кто контролирует параметры работы системы?
Кто обязан выявить неисправность?
Кто принимает решение о необходимости ремонта?
Кто вызывает подрядчика?
Кто контролирует выполнение работ?
Кто действует при аварии?

Если эти зоны не закреплены за конкретными должностями, проблема возникает не тогда, когда система работает, она возникает в момент неисправности.

Поэтому ДИ специалистов эксплуатации должны описывать не только ежедневные обязанности, но и систему ответственности за инженерную инфраструктуру.

Главная задача - обеспечить управляемую эксплуатацию

Для эксплуатационного персонала недостаточно написать: «Обеспечивает бесперебойную работу инженерных систем». Такая формулировка сразу вызывает вопросы:

· Каких именно систем?

· Какие действия должен выполнять Работник?

· Что он контролирует и с какой периодичностью?

· Какие отклонения должен выявлять?

· Кому сообщает?

· Какие действия предпринимает самостоятельно?

· Где заканчиваются его полномочия?

В качественной ДИ общая функция превращается в понятный алгоритм ответственности.

Контроль → выявление отклонения → фиксация → сообщение → действие → контроль устранения → документирование результата.

1. Что входит в ДИ?

·Анализ должности (место должности в структуре, подчинненность, роль, задачи, полномочия, ответственность, требования к квалификации)

·Анализ инженерных систем (например: электроснабжение, теплоснабжение, отопление, ВиК и тд)

·Разбираем процесс (например: Диспетчер → эксплуатационный инженер → техник → начальник службы → подрядная организация.

Важно определить:

-кто принимает заявку?

-кто определяет характер неисправности?

-кто направляет исполнителя?

-кто имеет право принимать решение?

-кто организует аварийные работы?

-кто контролирует (суб)подрядчика?

-кто принимает результат?

-кто закрывает заявку?

-кто анализирует повторяющиеся неисправности?

Именно на этих стыках чаще всего возникают «ничьи» зоны ответственности.

·Аварийные ситуации - отдельная зона внимания (для эксплуатации инженерных сетей особенно важно не ограничиваться обычным режимом работы. Например: прорыв → обнаружение → локализация → уведомление → вызов ответственного → устранение → проверка восстановления → фиксация происшествия).

При этом ДИ должна разграничивать:

-действия самого Работника;

-действия непосредственного руководителя;

-действия аварийной службы;

-действия подрядной организации;

-порядок передачи информации.

Потому что фраза «при аварии принимает необходимые меры» сама по себе не определяет ответственность.

·Работа с подрядными организациями (если эксплуатация частично передана подрядчикам, это должно быть отражено в функционале).

·Эксплуатационная документация (журналы осмотров, заявки, акты, дефектные ведомости, графики технического обслуживания и пр). Важно определить не только обязанность «вести документацию», но и: что именно → кто ведет → в каком случае → кому передает → кто контролирует.

·Контроль технического состояния (важно разделить: осмотр, что Работник должен визуально или инструментально проверить, какие показатели отслеживаются и в каких пределах, какие действия выполняются по установленному графику, дефекты и пр)

Результат: Анализ → проектирование функционала → юридическая проверка → разработка → согласование → готовые ДИ.

2. Аудит /актуализация ДИ.

Если ДИ уже существуют, сначала проверяю их на соответствие реальной системе эксплуатации.

1.АКТУАЛЬНОСТЬ (соответствует ли ДИ существующей структуре и фактическим функциям)

2.ПОЛНОТУ (все ли важные эксплуатационные функции закреплены)

3.РАЗГРАНИЧЕНИЕ (пересечения ответственности между инженерными службами/должностями)

4.ПОЛНОМОЧИЯ (может ли Работник реально выполнить то, за что его обязали отвечать)

5.АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ (кто и что делает при неисправности)

6.ПОДРЯДЧИКИ (определены ли функции при привлечении сторонних организаций)

7.ДОКУМЕНТАЦИЯ (кто отвечает за ее ведение и передачу)

8.ЮРИДИЧЕСКАЯ КОРРЕКТНОСТЬ (соответствуют ли формулировки требованиям законодательства и применимым нормативным требованиям).

Результат: Проверка → выявление проблем → рекомендации → готовая новая редакция ДИ.

При комплексном проекте:

Дополнительно анализирую связи между должностями, например:

Диспетчер → инженер → техник → подрядчик → руководитель службы.

Чтобы ответственность не исчезала между должностями.

3. Типичные проблемы эксплуатационных ДИ

«Обеспечивает бесперебойную работу оборудования», но Работник не обладает полномочиями самостоятельно устранить неисправность.

«Контролирует техническое состояние», но не определено, что именно и каким образом контролируется.

«Принимает меры при аварии», но не определено, какие именно меры входят в его полномочия.

«Взаимодействует с подрядными организациями», но отсутствует, за что именно отвечает Работник при работе с подрядчиком.

«Ведет эксплуатационную документацию», но не указано, какую именно и в каких случаях

«Отвечает за исправное состояние инженерных систем», но инженерная система находится в зоне ответственности нескольких должностей.

Такие формулировки создают видимость порядка, но не устанавливают понятную систему ответственности!

Опыт:

В работе с кадровыми документами я соединяю три уровня:

1. ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ (ТК РФ, квалифик.требования, проф.стандарты и обязательные нормы)

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ЛНА, ДИ, инструкции, положения, прочие процедуры и кадровые процессы)

3. РЕАЛЬНАЯ РАБОТА БИЗНЕСА (кто что делает, кому подчиняется, с кем взаимодействует и за какой результат отвечает)

Это позволяет создавать документы, которые не просто соответствуют требованиям законодательства, а действительно отражают работу Вашей компании.

Задача — зафиксировать реальную систему работы так, чтобы документ был понятен руководителю, HR, сотруднику и мог применяться в ежедневной работе.

Форматы работы:

1.Разработка ДИ (работа с нуля)

2. Аудит ДИ (проверка действующих ДИ с выявлением нарушений, противоречий, юридических и функциональных проблем)

3. Аудит/актуализация ДИ (проверка действующих ДИ + подготовка готового варианта документа

4. Комплексный проект (ДИ по группе должностей по эксплуатации с проверкой взаимосвязи между ними).

Какие должности могут входить в проект (не ограничиваясь):

Руководители:

-руководитель службы эксплуатации;

-начальник эксплуатационного участка;

-главный инженер;

-заместитель главного инженера.

Инженерный состав:

-инженер по эксплуатации;

-инженер по инженерным системам;

-инженер по энергетике;

-инженер по вентиляции и кондиционированию;

-инженер по теплоснабжению;

-инженер по электроснабжению;

-инженер по водоснабжению и канализации;

-инженер АСУ/автоматизации;

-инженер по техническому обслуживанию.

Эксплуатационный персонал:

-техник;

-техник по эксплуатации;

-электромонтер;

-слесарь по обслуживанию инженерных систем;

-сантехник;

-оператор инженерных систем;

-диспетчер;

-другие специалисты объекта.

Перечень формируется под конкретную структуру службы эксплуатации.