Должностные инструкции (ДИ) бухгалтерии и финансов

Не уверены, что обязанности и ответственность финансового блока распределены корректно?

Проведу аудит действующих Должностных инструкций (далее ДИ) и покажу:

где функции дублируются;

где отсутствует ответственное лицо;

где полномочия не соответствуют ответственности;

какие формулировки требуют доработки;

какие должности нуждаются в переработке функционала.

Если ДИ еще нет - разработаю их с нуля под структуру и процессы вашей компании.

Обратитесь ко мне, чтобы обсудить вашу задачу и определить оптимальный формат работы:

АУДИТ → РАЗРАБОТКА → ПЕРЕРАБОТКА → КОМПЛЕКСНАЯ СИСТЕМА ДИ

Первый шаг — разбор вашей текущей ситуации

Когда в работе компании задействованы деньги и финансовая информация, особенно важно понимать кто, что делает и за какой результат отвечает.

Где заканчивается ответственность одного специалиста и начинается ответственность другого?

Бухгалтер, главный бухгалтер, финансовый менеджер, экономист, казначей, специалист по расчетам - их функции могут пересекаться.

Именно здесь возникают вопросы:

Кто формирует данные?
Кто проверяет?
Кто согласовывает?
Кто принимает решение?
Кто отвечает за конечный результат?

ДИ должна не просто перечислять операции, а фиксировать функциональные границы каждого специалиста.

1. Что входит в разработку:

АНАЛИЗ (структура, фактический функционал, взаимодействие, полномочия и зоны ответственности).

РАЗРАБОТКА (трудовые функции, обязанности, права и полномочия, ответственность, взаимодействия, требования к квалификации)

ПРОВЕРКА (Сопоставляю ДИ с законодательством → структурой компании → ЛНА → реальными бизнес-процессами).

Особое внимание - финансовым процессам

При разработке ДИ учитываю участие работников в:

· бухгалтерском и налоговом учете;

· платежах и казначейских операциях;

· бюджетировании;

· финансовом планировании;

· расчетах с контрагентами;

· контроле дебиторской и кредиторской задолженности;

· подготовке управленческой и финансовой отчетности;

· первичной документации;

· сверках и контроле данных;

· взаимодействии с банками, контрагентами, аудиторами и подразделениями компании.

При этом разграничиваю: подготовку → проверку → согласование → утверждение.

2. Аудит действующих ДИ:

ФУНКЦИОНАЛ (соответствует ли инструкция реальной работе)

РАЗГРАНИЧЕНИЕ (дублирование функций)

ПОЛНОМОЧИЯ (соответствуют ли полномочия возложенной ответственности)

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ (понятно ли, кто кому и какую информацию передает)

АКТУАЛЬНОСТЬ (соответствует ли ДИ действующей структуре и процессам)

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОРРЕКТНОСТЬ (нет ли положений, которые необходимо изменить с учетом действующих требований)

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ (корректно ли определены функции работника при работе с персональными данными, например у бухгалтера по заработной плате)

3. Должности, с которыми ко мне чаще всего обращаются:

Бухгалтерия:

· главный бухгалтер;

· заместитель главного бухгалтера;

· бухгалтер;

· бухгалтер по расчетам;

· бухгалтер по учету ТМЦ;

· бухгалтер по заработной плате;

· другие специалисты.

Финансовый департамент:

· финансовый директор;

· финансовый менеджер;

· экономист;

· финансовый аналитик;

· казначей;

· специалист финансового отдела;

· другие должности.

4. Результат:

Разработка: Анализ → формирование функционала → юридическая проверка → готовая ДИ.

Аудит: Проверка → выявление проблем → рекомендации → новая редакция ДИ.

Комплексный проект: Система должностных инструкций всего финансового блока с разграничением функций и ответственности.

Мой подход:

Я не подменяю разработку ДИ копированием типового шаблона, я сначала разбираю,как реально устроен финансовый процесс, где находится конкретная должность и какие решения находятся в ее зоне ответственности. И только после этого фиксирую:

функции → полномочия → взаимодействие → ответственность → результат.

В итоге ДИ становится частью системы управления финансовым блоком, а не формальным кадровым документом.

МОЙ ПОДХОД

В своей 20+ летней практике с кадровыми документами я соединяю три уровня:

1.ЮРИДИЧЕСКИЕ ТОНКОСТИ(ТК РФ, квалифик.требования, проф.стандарты и обязательные нормы)

2.КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО(ЛНА, ДИ, инструкции, положения, прочие процедуры и кадровые процессы)

3.РЕАЛЬНАЯ РАБОТА БИЗНЕСА(кто что делает, кому подчиняется, с кем взаимодействует и за какой результат отвечает)

Это позволяет создавать документы, которые не просто соответствуют требованиям законодательства, а действительно отражают работу Вашей компании.

Задача — зафиксировать реальную систему работы так, чтобы документ был понятен руководителю,HR, сотруднику и мог применяться в ежедневной работе.

Форматы работы:

1.Разработка ДИ(работа с нуля)

2.Аудит ДИ(проверка действующих ДИ с выявлением нарушений, противоречий, юридических и функциональных проблем)

3.Аудит/актуализация ДИ(проверка действующих ДИ + подготовка готового варианта документа)

4.Комплексный проект (ДИ группы должностей бухгалтерии и финансов с проверкой взаимосвязи между ними).