Выведение "шаманства" из бухгалтерии (управление бухгалтерией)

по договоренности

Руководители компаний и финансовые директора в своей работе часто сталкиваются со следующими ситуациями:

• в бухгалтерии постоянный аврал...
• в документах возможно огромное число ошибок по невнимательности или из-за пропущенного нововведения (а проверить огромные кипы папок с документацией не представляется возможным)…
• нет понимания, все ли налоги оптимизированы, отсутствует система контроля этого процесса...
• многие задания бухгалтеру уходят в небытие (отговорки типа: "Это по 05-му не дебетуется!")…
• непонятно, как выстроить управление бухгалтерией – это некая терра инкогнита…
• временами просто панический страх перед бухгалтером...

Уважаемые руководители предприятий знают: когда квалификация сотрудников (в данном случае - бухгалтера) в "предметной" области объективно выше, становится затруднительно проверить их работу (в том числе, их загруженность), не вникая в "детали" предмета. Как следствие, начинается "шаманство" с их стороны, т.е. избегание работы путем осознанного или неосознанного ее усложнения, запутывания, "ухода в квалификацию".

В помощь:

• тем руководителям фирм (а также финансовым директорам), которых "достали" нерадивые главбухи,
• и тем главбухам, которых "достали" нерадивые подчиненные,
• а также тем, кто просто хочет навести порядок в бухгалтерии и научиться эффективно ею управлять (не вникая в тонкости бухучета!),

мы оказываем услугу (буквально) - по выведению "шаманства" из бухгалтерии. То есть по внедрению технологии управления бухгалтерией, не требующей детального знания "предмета".

При том, что всевозможной литературы типа зарплат бухгалтера и должностных инструкций бухгалтера на рынке полно и так, акцент в данном случае делается именно на том, как контролировать функции и обязанности бухгалтера даже неспециалисту. И как это практически внедрить.

В процессе внедрения предусмотрены следующие этапы (задания):

1. Определение загруженности бухгалтеров (всех в целом и каждого сотрудника в отдельности). Оптимизация

•       Изучение работ бухгалтеров.
  
  Количественный подсчет работ и документов за характерный для предприятия месяц.

• Нормирование. (Примечание. Буквально с секундомером (!) были выведены нормы на работы и заполнение форм программы 1С: Предприятие 8.0.- Бухгалтерия.)
  
  Оценка качественного уровня работ бухгалтеров.

•  Проверка норм. Измерение и анализ загруженности отдела.
  
  Анализ распределения работ между сотрудниками. Оптимизация работы всего отдела. Выводы и усовершенствования по итогам предыдущих шагов.

2. График подготовки документов

Общеизвестный факт: начало месяца, следующего за кварталом, зачастую напоминает страду.

Интересно обратить внимание на феномен: любой руководитель, в принципе, понимает, что частые авралы – это, скорее, следствие запущенности, а не форс-мажоров.

Однако эта, в целом, очевидная и верная мысль не приходит в голову, когда речь заходит об очень конкретной (собственной) бухгалтерии. Поэтому в заданиях:

• Составляется график сдачи документов/отчетов:
• Собираются и систематизируются сроки в общий график, к которым контролирующие органы требуют сдачи документов.
• Вырабатываются стандарты по срокам сдачи документов руководителю на проверку и срокам сдачи в контролирующие органы (во избежание авралов).
• Сводятся в общий График сдачи работ/документов.
• Заносятся данные в График сдачи работ/документов. Рассчитывается результативность по срокам.

3. Введение процедур проверки типовых ошибок

Помимо соблюдения сроков сдачи, очень важно качество выполнения работы.

В учетной части бухгалтерии качество – это, по сути, отсутствие ошибок.

Ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

• Составляется перечень типовых ошибок.
• Оценивается тяжесть ошибок.
• Выполняется проверка ошибок с занесением результатов в журнал проверки на типовые ошибки.

4. Модели оплаты труда

Зарплата бухгалтера складывается из 2-х частей: постоянной и переменной. Мы рассматриваем систему зарплаты на примере "смешанной" ("процентно-балльной") системы.

В задании подробно описывается сама модель оплаты труда бухгалтера, т.е. критерии и приемы оценки его работы. Включая бонус за бухгалтерские решения, в результате которых произошла, например, оптимизация налогов, появилась возможность отнести затраты на себестоимость (учитывать в расходах), снизились трудоемкость или фонд оплаты труда и т.д.

• Разработка моделей оплаты труда

5. Работа с нововведениями

Это задание посвящено тому, как не пропустить изменений в Законодательстве.

Как было замечено ранее, ошибки допускаются по 2-м причинам:

а) по невнимательности;

б) из-за пропущенного нововведения.

С типовыми ошибками "по невнимательности" мы разбираемся в Задании 3 (выше). Но как быть, если бухгалтер пропустил изменения в законодательстве и ошибка связана именно с этим? Конечно, его нужно наказать, но ущерб может оказаться несравнимым даже с самым строгим наказанием.

Если ущерб от ошибки превышает несколько зарплат сотрудника, то это задача на "защиту от дурака", а не на величину штрафа. Поэтому все дальнейшие решения направлены именно на заблаговременное предотвращение ошибок, связанных с пропущенными нововведениями.

Как правило, если выполнять шаги, перечисленные в этом задании, то подобного рода ошибок удастся избежать практически на 99%:

• Составление списка источников нововведений (необходимых для изучения).
• Заполнение журнала нововведений.
• Проведение планерок по нововведениям.

6. Работа с "уважительными" причинами. Журнал согласования-рассогласования. Алгоритмы инициативности

Сотрудники так устроены, что каждому опозданию на работу или любому "не сделано", "сделано не вовремя", "сделано с ошибками" найдут самое благовидное оправдание.

Причем будут "обижаться", если руководитель не будет входить в их "сложное" положение.

Если же будет, то еще хуже – перестанут уважать и начнут этим злоупотреблять.

Эти задания посвящены тому:

• Как быть в тех случаях, когда работа не выполнена (или допущено нарушение) по "уважительной" причине.
• Как быть с незапланированными отвлечениями от работы, на которые нельзя не реагировать?
• Как быть в тех случаях, когда процедуру не пропишешь, т.к. сотрудник соприкасается с контролирующими органами, внешними контрагентами, которые подводят...?

С этой целью выполняется:

• Описание причин несвоевременной (не в полном объеме) сданной работы/допущенных ошибок, нарушений в случае, когда сотрудник не согласен с предстоящим наказанием.
• Описание действий по алгоритму инициативности.
• Предоставление информации в случае нестандартной задачи, выходящей за компетенцию сотрудника.

7. Разделение функций принятия решений и исполнения

Решаются проблемы, связанные с отсутствием технологий:

А) Поиска решений, например:

• Непонятно, оптимизированы ли налоги... Возможно, предприятие могло бы платить меньше...
• Вечная проблема – решение вопроса, сколько нужно денег на следующий месяц и сколько их поступит от плательщиков, хотя бы предварительно.

В результате планирования не получается. Информация о нехватке или переизбытке денег поступает в момент наступления дефицита/профицита. Хотя надо, чтобы деньги, необходимые на расходы, всегда оставались и, в то же время, не залеживались на счете, а приносили доход.

• Нет общей картины дебиторско-кредиторской задолженности, общей финансовой картины предприятия.
• Нет полного и систематизированного мат. учета склада готовой продукции.
• Подразделения несвоевременно представляют первичные документы о доходах, о реализации, о поступлении и выбытии товаров, готовой продукции.
• Не своевременно составляется отчет кассира по кассе предприятия из-за ошибок операционных кассиров при отражении выручки по видам товаров, услуг.

Б) Принятия решений, например:

• Не посвящая руководителя во многие проблемы, бухгалтерия пытается принимать самостоятельные решения по вопросам, которые выше их компетенции.
• Большинство решений правильные, но процентов 15 – вопиющие ошибки...
• Постоянные намеки на высокую ответственность работы бухгалтерии.

Как следствие – культивируемая "важность" бухгалтерии перед остальными подразделениями организации и требование более высокой, по сравнению с ними, зарплаты.

• Порой восприятие любых действий руководителя как покушение на самостоятельность и авторитет бухгалтерии.
• Гл. бухгалтер – этакий "профсоюзный" лидер коллектива, который НЕ защищает интересы фирмы.

Наша задача: перейти от любой абстрактной проблемной ситуации к конкретной (т.е. нужно выделить оперативную зону задачи).

Поэтому выполняется:

• Описание технологии корректной постановки заданий (в т.ч. и с целью оптимизации налогообложения).
• Предотвращение ситуаций "лени второго уровня ", когда сотрудник выполняет НЕ важные, а психологически более легкие и приятные работы.
• Сортировка и решение задач.

8. Описание специфики работы бухгалтерии предприятия

Одна из частых причин "шаманства" - сотрудник знает себе цену и чуть-чуть злоупотребляет этим, явно или неявно, шантажируя своим увольнением (по этой причине он нередко находится в частично управляемом состоянии).

Для решения этой задачи необходима "инвентаризация" этого опыта хороших сотрудников [т.е. тех, которых есть за что ценить] и документирование важных для фирмы моментов, например:

• найденных решений по налогообложению со ссылками на первоисточники или выдержками из них;
• перечень усовершенствований отчетов и пр. бухгалтерских программ;
• "особенностей" рабочего места (для понимания, где хранятся файлы-шаблоны, типовые запросы и т.п., как они называются и т.п.);
• контактов в контролирующих органах;
• иного...

Все эти моменты могут быть освещены в рамках описания "специфики" бухгалтерского учета.

Технологии и опыт должны стать передаваемыми, поэтому потребуются документы, которые делают уход бухгалтера некритичным.

Для этого выполняется:

• Составление списка полезного опыта.
• Непосредственно описание специфики работы бухгалтерии.

9. Выработка фирменных стандартов/правил

Предыдущие задания (выше) посвящены выстраиванию технологий работы бухгалтерии.

На этом же шаге полезно свести все правила и технологии в единый "моральный и технологический кодекс" работы отдела. Таким документом являются фирменные стандарты/правила.

В этих заданиях приводится перечень стандартов, адаптированный к работе бухгалтерии:

Выработка фирменных стандартов и правил:  на общение с контролирующими органами, на сроки сдачи документов из других отделов и т.д.

На каждом этапе:

• ведется работа с соотв. документами и шаблонами отчетности из электронного кейса "Управление бухгалтерией "RI-BILLER",
• даются рекомендации по дальнейшему мониторингу и внедрению технологии.                      

Преимущества:

Опыт:

20-летний опыт консультирования, сопровождения внедрения и обучения руководителей, предпринимателей по данной теме.

В числе Клиентов - ЗАО "Ювелирное подворье", НО "Благотворительный фонд "Почет", ЗАО "Айронтел" (Минск), ООО "Программные технологии", ТОО "Сигма" (Казахстан) и др.

Ресурсы:

Авторская технология "Выведение "шаманства" из бухгалтерии.

Условия сотрудничества:

Консалтинг. Дистанционное обучение.