Тренинг "Эффективное совещание"

Задачи программы:
• Предоставить участникам возможность проработать навыки управления совещанием.
• Познакомить участников с разными видами совещаний, стилями управления совещанием.
• Предоставить участникам возможность проработать приёмы управления взаимодействием с участниками разных типов поведения.
• Проработать приемы командного взаимодействия в процессе проведения совещания.
• Проработать принципы деловой этики на совещании, показать значимость взаимоуважения и умения принимать мнения коллег.
• Показать значимость этапа распределения ответственности и выполнения поставленных на совещании задач.

Возможные форматы проведения любого из вариантов тренинга
Вариант 1. Деловая игра (с элементами ролевой игры). Продолжительность 1-2 дня.
Игровой формат позволяет минимизировать сопротивление обучению, снимает стереотипные подходы и позиции и задает позитивный эмоциональный фон в тренинге.
Легенда может быть разработана по согласованию с заказчиком с учетом специфики компании, рынка, актуальных рабочих задач.
1. Шерлок Холмс проводит совещание.
Участники получают легенду, в которой Шерлок Холмс фигурирует как лицо, планирующее расследование очередного загадочного события. Само событие описано как кейс с актуальной для компании – заказчика ситуацией. Участники тренинга знакомятся с кейсом и прорабатывают методический материал (предоставляет тренер) по технологии проведения совещаний на основании актуального для компании кейса в ролях, заданных игровой легендой. Участники тренируют умение определять круг необходимых участников совещания, формулировать цели, составлять повестку, определять позиции по поставленным вопросам, проводить совещание, управлять обсуждением, прорабатывают различные способы принятия решений и распределения ответственности, методику ведения протокола и контроля выполнения принятых решений.
2. Совещание в Зазеркалье.
Участники тренируют умение готовить и проводить совещание в ситуации (на выбор)
• смены ролей на противоположные (если уровень участников топ – менеджмент, то позиции меняются на позиции линейных сотрудников). Это позволяет увидеть существующие проблемы, задачи с другой стороны и, возможно, найти решения, которые не являются очевидными в текущих ролях.
• описания существующей ситуации в компании или на рынке прямо противоположной реальности. Это позволяет подняться над текущей ситуацией и увидеть возможные риски, которые не очевидны на данный момент.
3. Совещание по мотивам любой сказки (Спящая красавица, Курочка Ряба и пр.).
Участники получают кейс с описанием сказочной ситуации, максимально близкой к существующей в компании (заранее заказчик и тренер определяют, какие задачи участники тренинга должны будут решать после тренинга с помощью изученных технологий, и тренер подбирает максимально подходящую сказку). Участники тренинга распределяют роли (сказочные) и на основе сюжета в ролях готовят и проводят совещание, отрабатывая все предложенные приемы (например, решают с помощью совещания вопрос, как снизить риски несения курицами золотых яиц или, наоборот, что делать с нестандартным продуктом в ситуации отсутствия каналов сбыта или высокой конкуренции и пр.)
4. Совещание на Марсе (любая другая планета).
Участники получают кейс с описанием рабочей ситуации с высокой долей неопределенности и роли космонавтов (должности могут быть заданы любые). Специфика игры в том, что участники тренируют умение готовить и проводить совещание в ситуации, когда регулярно всплывают новые вводные данные.
Вариант 2. Интерактивный тренинг с элементами мастер – класса и work-shop.
В данном варианте так же все участники получают методические материалы и прорабатывают каждый инструмент в активной практике. При длительности 1 день на каждую группу инструментов тренер выдает кейс, и участники его прорабатывают (готовят совещание, определяют состав участников, повестку и др, по очереди проводят кусочек совещания).
При длительности 2 дня – на второй день участники проводят совещания по реальным задачам (интенсивная практика) и получают обратную связь от всех участников процесса.
Этот формат может быть проведен в разных вариантах: 2 дня подряд, и с промежутком в 2-5 дней (в 1 й день идет проработка инструментов, далее несколько дней участники готовят реальные совещания, каждое не более чем на 20 минут и на 2 й день тренинга проводят эти совещания на тренинге).

Программа:

1. Совещание как инструмент управления.
• В каких случаях необходимо совещание? Когда совещание не имеет смысла?
• Виды совещаний, формы совещаний: как выбрать эффективную форму и вид под конкретные цели.
2. Подготовка совещания: универсальные инструменты подготовки. Цель: снизить риск конфликтов между ведущими в процессе совещания, снизить риск неподготовленности участников к обсуждению.
• Постановка цели совещания в формате SMART.
• Определение списка вопросов, которые нужно обсудить на совещании. Повестка дня.
• Определение круга участников: кто должен присутствовать для достижения цели совещания? Что делать, если один из важных участников не может присутствовать?
• Постановка задач участникам совещания для подготовки. Как мотивировать на качественную подготовку? Практикум по разработке задания участникам для подготовки к совещанию.
3. Проведение совещания. Цель: проработать инструменты командной работы ведущих во время проведения совещания, инструменты вовлечения участников в общее обсуждение, снизить риск конфликтов во время обсуждения общих значимых вопросов.
• Этапы совещания: цели и задачи каждого этапа, как понять, что этап завершён?
• Вступительная речь: как актуализировать для всех тему и цели совещания?
• Методы управления обсуждением.
• Типы участников: что делать с пассивными участниками, с критиками, с теми, кто нарушает регламент?
4. Организация работ по итогам принятых решений. Контроль исполнения. Цель: проработать инструменты передачи ответственности за исполнение и снизить риск саботажа в процессе исполнения решений.
• Процедура завершения совещания.
• Распределение ответственности за реализацию принятых решений.
• Информирование сотрудников о принятых решениях и способах реализации.
• Контроль за исполнением, формы отчётности, мотивационные мероприятия по итогам исполнения решений (как предотвратить саботаж исполнения).

Продолжительность: 1 -2 тренинг дня день с обедом, кофе – брейками.

Опыт:

Банки, финтех
Телекоммуникации
Телекоммуникации
ИТ
Автобизнес
Ритейл (в том числе, фирменные сети, пр-во и оптовое направление), интернет -магазины
Медицина и фармацевтика
Промышленность, научно – производственные объединения
Производство потребительских товаров, сельское хозяйство
Кондитерское производство
Энергетика, добывающие предприятия
HoReCa
Туризм
Наука, образование
Логистика, перевозки