Тренинг для команды: зоны ответственности, коммуникация и взаимодействие

Когда в проекте участвуют несколько руководителей и много смежных специалистов, проблемы часто возникают не потому, что сотрудники «плохо общаются».

Причина обычно глубже:

• непонятно, кто принимает окончательное решение;

• руководители дают разные поручения;

• зоны ответственности пересекаются;

• часть задач остаётся без владельца;

• сотрудники перекладывают ответственность друг на друга;

• информация передаётся поздно;

• договорённости после встреч теряются;

• вопросы постоянно приходится эскалировать наверх;

• руководитель вынужден вручную разруливать то, что команда могла бы решать самостоятельно.

В такой ситуации обычный тренинг по коммуникации даёт ограниченный эффект.

Поэтому я провожу практическую командную сессию с элементами тренинга и фасилитации, где мы одновременно развиваем навыки коммуникации и настраиваем реальные правила взаимодействия внутри проекта.

Какие задачи решаем

В ходе работы определяем:

• кто и за какой результат отвечает;

• где пересекаются зоны ответственности;

• как распределяются полномочия между несколькими руководителями;

• кто имеет право принимать окончательное решение;

• кто ставит задачи и кто контролирует результат;

• как передавать задачи между участниками;

• как фиксировать договорённости;

• как взаимодействовать при изменении сроков и приоритетов;

• когда вопрос необходимо эскалировать руководителю;

• как давать обратную связь без конфликта;

• как обсуждать проблемы без поиска виноватых.

Что получает заказчик

По итогам работы компания получает:

• карту основных проблемных точек во взаимодействии;

• понятные зоны ответственности участников;

• правила взаимодействия нескольких руководителей;

• порядок постановки и передачи задач;

• правила принятия решений;

• порядок эскалации сложных вопросов;

• правила внутренней коммуникации;

• договорённости по фиксации решений и сроков;

• перечень изменений, которые необходимо внедрить;

• ответственных за изменения;

• итоговый протокол сессии.

Главный результат

Команда перестаёт работать по принципу «я думал, это делает другой» и получает понятные правила: кто отвечает, кто принимает решения, как взаимодействуем и что происходит, если что-то идёт не по плану.

Это позволяет:

• снизить количество рабочих конфликтов;

• уменьшить потерю информации;

• сократить количество «зависших» задач;

• разгрузить руководителей от постоянного ручного контроля;

• повысить скорость принятия решений;

• сделать работу проектной команды более предсказуемой.

Формат

Очный или онлайн-формат — 1 рабочий день, до 7 часов с перерывами.

При очном формате затраты на проживание и транспортные затраты оплачиваются отдельно.

Оптимальное количество участников — до 25–30 человек. Для более крупной команды формат обсуждается отдельно.

Стоимость - от 50 000 ₽

В стоимость входит:

• предварительная встреча с заказчиком;

• диагностика ситуации;

• адаптация программы под компанию;

• подготовка реальных кейсов;

• проведение тренинга / фасилитационной сессии;

• рабочие материалы;

• итоговый протокол с договорённостями и рекомендациями.

При проведении очного мероприятия в другом городе проезд и проживание оплачиваются заказчиком отдельно.

Как проходит работа

1. Предварительная диагностика

До тренинга провожу встречу с заказчиком.

Выясняем:

• структуру проектной команды;

• состав участников;

• количество руководителей;

• текущие зоны ответственности;

• основные проблемные ситуации;

• типичные конфликты и недоговорённости;

• какие изменения заказчик хочет получить по итогам работы.

При необходимости заранее собираю несколько реальных кейсов команды.

2. Разбор действующей системы взаимодействия

На сессии участники смотрят на существующую работу команды:

что уже работает хорошо → где возникают сбои → почему они появляются → что необходимо изменить.

Мы не ищем виноватых и не разбираем отдельных сотрудников.

Фокус — процессы, роли и взаимодействие.

3. Роли и зоны ответственности

Разбираем:

• роль каждого участника;

• ответственность руководителей;

• границы полномочий;

• точки пересечения функций;

• ситуации двойного управления;

• зоны, за которые сегодня никто фактически не отвечает.

По ключевым процессам определяем:

кто отвечает → кто выполняет → кто согласовывает → кого необходимо информировать.

4. Постановка и передача задач

Формируем единый подход:

• как правильно поставить задачу;

• какой результат должен быть понятен исполнителю;

• какие сроки фиксировать;

• как определить ответственного;

• как передавать задачу между подразделениями;

• как действовать при изменении приоритетов;

• кто отвечает за финальное завершение.

5. Внутренняя коммуникация

Отрабатываем:

• конструктивную обратную связь;

• обсуждение сложных вопросов;

• работу с разногласиями;

• правила коммуникации между руководителями;

• способы предотвращения скрытых конфликтов;

• коммуникацию в ситуациях высокой нагрузки.

6. Правила принятия решений

Отдельно разбираем ситуации, когда в проекте несколько руководителей.

Определяем:

• какие решения принимаются самостоятельно;

• какие требуют согласования;

• кто принимает финальное решение;

• какие вопросы необходимо эскалировать;

• каким способом и в какие сроки.

Это позволяет убрать ситуации, когда сотрудник получает разные указания от разных руководителей.

7. Фиксация договорённостей

Формируем правила:

• что обязательно фиксировать после встреч;

• где хранить решения;

• как фиксировать ответственных и сроки;

• как контролировать выполнение;

• как возвращаться к невыполненным договорённостям.

8. Формирование новых правил работы команды

В финале участники договариваются о конкретных изменениях.

Каждое решение фиксируется:

Проблема → Что меняем → Как теперь работаем → Ответственный → Срок.

Опыт:

Ксения Дмитриева — HR-эксперт, бизнес-консультант, методолог.

Более 20 лет работаю с людьми, руководителями, командами и бизнес-процессами.

В своей практике занимаюсь:

• построением и перестройкой команд;

• распределением зон ответственности;

• описанием бизнес-процессов;

• развитием руководителей;

• настройкой систем управления;

• фасилитацией командных сессий;

• разработкой регламентов и правил взаимодействия;

• обучением сотрудников и руководителей.

В работе соединяю HR, управление, бизнес-процессы и фасилитацию, поэтому задача для меня — не просто провести хороший тренинг, а помочь команде изменить реальный способ совместной работы.