Разработка системы ключевых показателей эффективности (KPI)

Как за 8 недель разработать систему KPI, чтобы в разы повысить результаты работы компании?

Проект для команды топ-менеджеров из 10 человек и 1 руководителя (собственника/директора).

Научитесь самостоятельно разрабатывать систему KPI для управления эффективностью бизнеса:

• Получите компетенцию и сделаете проект одновременно!
• Выполняйте простые пошаговые задания!
• Без привлечения внешних экспертов и консультантов!

В результате получите бюджетно-целевую модель KPI своей компании, новую компетенцию, и конкурентное преимущество – способность повышать эффективность своего бизнеса в неблагоприятной обстановке!

Зачем вашей компании эффективность?

Бизнесу необходимо решать много задач одновременно: как не потерять динамику роста? Как справиться с ресурсными ограничениями? Как победить конкурентов? Ответ один – надо повышать эффективность! Но что такое эффективность? И как её повысить?

С другой стороны, имеющиеся системы ключевых показателей эффективности страдают такими недостатками:

• нет возможности контролировать достижение целей, поставленных как перед всем предприятием, так и перед его отдельными подразделениями, потому что показатели не связаны с целями, и существуют сами по себе;
• показатели не объясняют (не показывают) общей картины происходящего на предприятии, не стыкуются между собой, потому что их разрабатывают в каждой отдельной службе для себя;
• существует путаница рабочих и аналитических показателей между собой при установке ответственности за их достижение, потому что нет консенсуса между финансово-экономической службой, службой управления персоналом, и производственными и обеспечивающими подразделениями компании;
• предприятия/организации не могут через кучу разрозненных показателей ни посчитать, ни управлять эффективностью своей хозяйственной деятельности, потому что нет общепринятого подхода в определении эффективности и её расчёта через показатели.

Чтобы устранить все эти недостатки и решить поставленные задачи, применяется методология БОР – Бюджет, ориентированный на результат. БОР через разработку дерева факторов обеспечивает достижение результата, и выполнение связанных с ними бюджетов в формате бюджетно-целевой модели KPI. Через неё и осуществляется управление эффективностью, главная составляющая которой – рост производительности труда, что является главным конкурентным преимуществом в борьбе за потребителя.

На этих данных была написана книга «Битва за эффективность», в которой описана методология управления эффективностью через разработку системы KPI.

Как проходит проект разработки KPI?

Проект состоит из 4-х этапов согласно технологии выполнения работы. Каждый этап длится 2 недели, и начинается с сессии, которая проходит в понедельник в формате онлайн [1] по 2 - 3 часа с 10:00. На сессии разбирается конкретная тема согласно Программы проекта – какой результат должен быть получен на данном этапе проекта, объясняется методика и технология его разработки.

Сессию проводит ведущий консультант проекта со стороны Исполнителя для команды проекта Заказчика. Далее выдаётся домашнее задание (ДЗ), которое команда проекта Заказчика выполняет самостоятельно в соответствии со своим внутренним графиком. И представляет результат работы к установленной дате окончания этапа в прилагаемом к ДЗ формате, который будет принят ведущим консультантом проекта со стороны Исполнителя.

Команда проекта формируется из числа сотрудников того процесса предприятия Заказчика, для которого разрабатывается система KPI. В команду проекта также могут включаться сотрудники общих подразделений предприятия: финансово-экономической службы, ИТ-специалистов, службы управления персоналом, службы качества (при наличии таковых).

Данная группа сотрудников участвует во всех этапах проекта, и после его завершения образует Центр компетенций для последующей поддержки системы и её развития и масштабирования (при необходимости) собственными силами без привлечения внешних консультантов, в т.ч. для экономии бюджета. Соблюдение графика работ по проекту зависит от дисциплины команды проекта.

[1] Возможно проведение сессий в иные, согласованные с Заказчиком время и день недели, возможен также очный формат выполнения проекта. 

Программа разработки бюджетно-целевой модели KPI

Этап 1. Разработка факторной модели показателей.

Результат процесса [2] деятельности, для сотрудников которого разрабатывается система KPI, декомпозируется на факторы, влияющие, определяющие его величину по уровням в соответствии с этапами процесса. Получается дерево факторов, обеспечивающих достижение результата, и связанных между собой причинно-следственными связями. Дерево (схема) образует воронку, управляющую конверсией процесса от входа (ресурсы) к выходу (результаты). (Графическая модель в формате Mindjet).

Этап 2. Установление функциональных зон влияния за показатели

Каждому фактору устанавливается показатель для планирования и учёта величины фактора по факту. Далее факторная модель проецируется на организационно-должностную структуру подразделений – исполнителей процесса. В чьей функциональной зоне влияния оказывается фактор, тому сотруднику в ответственность ставится показатель этого фактора. (Табличный документ Excel).

Этап 3. Разработка математической модели показателей.

Для каждого показателя разрабатывается формула расчёта, и все показатели становятся связанными между собой математически – ниже лежащие по уровням дерева показатели становятся элементами формулы расчёта вышележащих показателей (Модель в таблице Excel).

Таким образом, при планировании результата процесса его расчёт идёт через формулы нижележащих по дереву показателей. Равно как и при учёте результата по факту его значение сложится из величин показателей, влияющих на него факторов.

При этом легко будет определить, кто из сотрудников и насколько через свой показатель повлиял на величину общего результата процесса, что далее связывается с его материальным вознаграждением.

Этап 4. Подготовка регламентного документа «Бюджетно-целевая модель KPI»

Все модели сводятся в единый документ в текстовом формате, который определяет все элементы системы KPI для сотрудников выбранного процесса подразделения. Данный регламентный документ является исходником для разработки системы планирования и учёта показателей, а также системы мотивации. (Текстовый документ Word)

Пройдя все 4 этапа, и выполнив все домашние задания, Заказчик таким образом за 8 недель выполнит проект по разработке бюджетно-целевой модели KPI выбранного процесса компании.

[2] Предоставляется Заказчиком до начала проекта вместе с описанием процесса для расчёта длительности и стоимости проекта. 

Развитие проекта

Для сотрудников других подразделений предприятия разработка повторяет все этапы работ, описанные выше. Например, если разрабатывалась система KPI для процесса производства, то для процесса продаж разработка выполняется аналогичным образом, но может иметь другие длительность и стоимость в зависимости от сложности процесса и числа выполняющих его сотрудников.

Разработка системы KPI может проводиться не только от результата отдельного (-ых) процесса (-ов) подразделений, но и от результатов работы всего предприятия, таких как Прибыль, Рентабельность активов (ROA), Экономическая добавленная стоимость (EVA), и других.

Далее возможно провести автоматизацию системы планирования и учёта KPI, и различных форм отчётности. Выполняется на платформе «1С» в программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Результаты выполнения проекта

1. Проектный результат – Система KPI по методике БОР: обучение + практика = результат проекта

2. Компетенция – команда сотрудников процесса, владеющая на практике методикой и технологией разработки системы KPI по методике БОР: проект + команда = компетенция

3. Вовлечённый персонал - команда сотрудников процесса, получившая доступ к участию в управлении своим процессом чётким технологичным способом: команда + компетенция + нематериальная мотивация = вовлечённый персонал.

4. Конкурентное преимущество – компания умеет повышать эффективность своей деятельности, тем самым обгоняя конкурентов в темпах роста при минимизации потерь: команда + компетенция + вовлечённый персонал = конкурентное преимущество.

За счет чего Заказчик получит такие результаты?

Результат работы Заказчик получает за счёт использования принципа «обучение в действии», когда теоретические знания, полученные командой проекта на сессии, сразу применяются на практике при методической поддержке ведущего консультанта проекта со стороны Исполнителя.

Проект разбит на темы, соответствующие технологическим этапам работы. И от сессии к сессии пошагово будет пройден весь проект разработки системы KPI для выбранного процесса – происходит трансфер технологии команде проекта, которая становится Центром компетенции.

Данная модель выполнения проекта называется РОСТ: Результат/Обучение/Сроки-Стоимость/Технология. Отличия проектов РОСТ от проектов, выполняемых по традиционной технологии, представлены ниже в таблице:

Инновационное решение для бизнеса

Компаний «ИНТАЛЕВ» стала лауреатом Премии «Время инноваций-2015» в номинации «Лучшее инновационное решение для управления эффективностью» в категории «Бизнес и сервис» за разработку системы управления эффективностью, основанную на уникальной методологии БОР (Бюджетирование, ориентированное на результат).

Инновационность разработки заключается в создании факторной модели управления целями и ресурсами бизнеса. Технология была запатентована и получила название «Целевая воронка» (Target Funnel).

Применение инновационных подходов к управлению позволит российским компаниям в нестабильное время не терять скорости развития, а уверенно использовать открывающиеся возможности.

Премия «Время инноваций» - независимая награда за достижение в области инновационной деятельности, получившая общественное и деловое признание. В числе лауреатов премии 2015 года: РЖД, Сбербанк России, Ростелеком, Аэрофлот, Правительство Москвы, МТС, Мегафон, Силовые машины, РАО ЕЭС Востока и другие.

Кому необходима система KPI?

• собственникам бизнеса и/или директорам, которые понимают необходимость ускорения развития, и управлять эффективностью как отдельных процессов, так и компании в целом, в быстро меняющейся окружающей среде как способ повышения производительности труда для победы над конкурентами;
• директорам функциональных подразделений, таким как производство, продажи, снабжение, доставка, и т.п., которые ищут инструменты повышения производительности труда управляемым образом;
• директорам по управлению персоналом, которые ищут инструменты роста инициативности и повышения вовлечённости персонала в работу своей организации

Краткое резюме консультанта

• руководитель проектов по диагностике, проектированию и оптимизации систем управления
• тренер по проведению бизнес-курсов для руководителей и топ-менеджеров
• методолог, автор книг и публикаций по управлению
• член Наблюдательного Совета Национальной Гильдии Профессиональных Консультантов (НГПК)
• член International Coaching Federation (ICF), бизнес и нейро-коуч
• партнёр и экс-генеральный директор компании «ИНТАЛЕВ»
• 20+ лет в управленческом консалтинге
• 100+ выполненных проектов
• 4+ образования, MBA

Проект может проводится в двух форматах: онлайн, и офлайн, что отражено в стоимости От и До соответственно.

Успехов управлении!

Руководитель проектов Центра диагностики и оптимизации бизнеса