Описание бизнес-процессов и орг. структуры

по договоренности

Навожу порядок в бизнес-процессах через оптимизацию организационной структуры, четкое распределение ответственности за результат, внедрение регламентов и системы контроля через цифры и KPI. 

Что вы получите в результате:

1.  Отсутствует хаос в обязанностях сотрудников. Определены зоны ответственности сотрудников, все понимают кто за что отвечает.
2.  Оргструктура "заточена" на масштабирование. Ничего не надо менять, просто нанимайте новых людей.
3.  Есть база знаний (регламенты), которая ускоряет адаптацию новых сотрудников. 
4.  Сотрудники заинтересованы в результатах и эффективны. Каждый сотрудник знает свои ЦКП и KPI, и понимает цель своей работы.
5.  Вы планируете и еженедельно контролируете результаты. Есть таблицы и цифры, по которым можно понять, как идут дела. Система протестирована, сотрудники знают "правила игры".
6.  Меньше времени на контроль текущих процессов. Процессы прозрачны, есть ответственные за ключевые результаты. Появится время на стратегию и развитие новых направлений.

Стоимость проекта зависит от размеров компании, процессов и требований заказчика. Все уточняем на созвоне, далее я присылаю предложение о сотрудничестве.  

Преимущества:

• Практический опыт в области оптимизации и построения бизнес-процессов – более 13 лет.
• Провела больше 100 аудитов в разных компаниях.
• Разработала более 700 регламентов.
• Выстроила процессы в 20+ сферах бизнеса.
• Использую системный подход и простые решения по оптимизации.
• 8 лет работы в проектной деятельности (управление проектами и автоматизация).

Опыт:

Пример 1. Систематизация бизнеса: услуги по грузоперевозкам (B2B)

До начала проекта:

• Много таблиц в экселе, в учетную систему все попадает с задержкой и нет возможности все смотреть в оперативном режиме.
• Управленческая деятельность сильно отвлекает, если собственник компании уезжает в командировку - то все идет не так.
• Весь офис (кроме сотрудников автопарка) подчиняется напрямую собственнику бизнеса. Каждый день планерки.

Результаты:

Была отдельно гугл-таблица у логистов для маршрутов по машинам, и отдельно гугл-таблица у начальника колонны, где он вел график техосмотров (ТО) и ремонтов. Сотрудникам приходилось каждый день на планерках выяснять детали и стыковать даты. Решили «подружить» эти две таблицы, чтобы логисты оперативно видели плановые даты ремонтов и ТО в своих таблицах. Планерки по ремонтам машин теперь не каждый день, а 2 раза в неделю.

У логистов система мотивации была следующая: план продаж строился от имеющихся ресурсов (по нормативу на одну машину) и уменьшался, если машина встала на ремонт. В проекте пересмотрели подход и стали фиксировать план продаж. Если машина встала на ремонт, это не повод уменьшать план. Это сигнал к тому, чтобы нагрузить другие машины более маржинальными заказами и выполнить план.

Не было системы оперативного контроля расходов на ремонт. Данные заносились с большим опозданием. Простроили действия сотрудников таким образом, что начальник колонны теперь согласует все затраты на ремонт и может вовремя увидеть перерасход бюджета. В KPI начальника колонны включена премия за то, чтобы он не выходил за рамки бюджета.

Начали вводить регламент по согласованию затрат на запчасти – кладовщик написал заявление на увольнение. Не захотел работать в новых условиях. Если бы не наш проект, то эта ситуация не вскрылась бы. У этого сотрудника всегда были проблемы при инвентаризации склада, но собственнику было сложно с ним расстаться. Поэтому все к лучшему.

Вскрыли ситуацию с эл.почтой. У некоторых сотрудников использовалась личная почта для рабочих задач. Это риск для компании, в случае увольнения сотрудника с ним уходит вся информация. Разобрались, переделали все на корпоративные почты.

Не было руководителя отдела логистики, эту роль выполняет владелец компании. На оргсхеме предусмотрели эту роль, чтобы можно было делегировать. Для роли определен список четкий обязанностей и KPI.

Разработали и ввели в действие регламенты, новую орг.структуру, а также новые KPI для логистов и начальника автопарка.

______________________________________________________________________________________

ПРИМЕР 2. 
 
Бизнес: домашние переезды под ключ (пакует вещи, перевозит и доставляет в новую квартиру, при необходимости хранит вещи на складе).

Проблемы были следующие:

• Сотрудники забывали уточнить некоторые детали переезда, могли некорректно посчитать цену. При переезде часто возникают конфликтные ситуации, связанные с правилами выполнения перевозки и упаковки.
• Не все сотрудники знали правила и не всегда они доводились до клиентов.
• Руководитель отдела продаж решал большое количество операционных вопросов и не успевал заниматься обучением сотрудников и контролем.
• Система мотивации не давала возможность управлять качеством работы сотрудников (у всех была или почасовая оплата, или процент от продаж).

Что сделали:

• Пересмотрели функциональные обязанности каждого сотрудника, закрепили документально, в т.ч. для руководителя отдела продаж.
• Все правила переезда и нюансы выполнения работ зафиксировали в рабочих инструкциях (регламентах).
• Сделали расчетную таблицу для менеджеров, в которой разложили по полочкам всю логику расчета стоимости переезда, и варианты в зависимости от деталей.
• Разработали таблицу с KPI для ключевых сотрудников.

Результаты:

• Сотрудники работают по единым правилам.
• Правила четко определены и зафиксированы. Всегда есть возможность проверить,
• Система мотивации учитывает качество работы сотрудника (жалобы от клиентов, средний чек, время обработки заявок и т.п.).
• Время на обучение новых сотрудников сократилось в 2 раза.