Аудит КДП

1. Аудит кадрового делопроизводства (документальная база)

· Локальные нормативные акты (ЛНА): Наличие Правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положения об оплате труда, Положения о премировании, Положения о персональных данных, Положения об охране труда, Коллективного договора (если есть), а также соблюдение процедуры их принятия (ознакомление сотрудников под подпись, учет мнения профсоюза).

· Кадровые приказы: Проверка наличия, формы (унифицированная Т-6 или свободная), содержания и сроков хранения приказов о приеме, увольнении, переводе, отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях.

· Трудовые договоры: Соответствие типовой формы ТК РФ, наличие обязательных условий (место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты), наличие дополнительных соглашений при изменении условий.

· Личные дела и карточки: Наличие личных карточек (форма Т-2), полнота заполнения, наличие данных о воинском учете, правильность хранения персональных данных.

· Трудовые книжки: Наличие бланков строгой отчетности, правильность ведения (записи о приеме/увольнении, заверение печатью), ведение книги учета движения трудовых книжек.

· Графики: Наличие графика отпусков, соответствие его фактическому использованию отпусков, наличие графиков сменности (при сменном режиме работы).

· Журналы учета: Ведение журналов учета инструктажей (вводный, на рабочем месте), журнала проверок надзорных органов, журнала учета выдачи доверенностей.

2. Аудит оформления работников (риски при приеме и увольнении)

Проверка процедур взаимодействия с сотрудниками на предмет возникновения судебных исков и штрафов:

· Процедура приема: Наличие заявления о приеме, проверка документов при трудоустройстве (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет), прохождение обязательного медосмотра (для определенных категорий), наличие записей в трудовой книжке.

· Процедура увольнения: Соблюдение оснований увольнения (собственное желание, сокращение штата, соглашение сторон), наличие всех обязательных документов (уведомления, акты об отказе от ознакомления), соблюдение сроков расчета и выдачи документов (в последний рабочий день).

· Дисциплинарная практика: Наличие документальных подтверждений нарушения (акты, докладные), соблюдение процедуры применения взыскания (затребование объяснительной, сроки применения), наличие приказа о взыскании.

· Категории работников: Особый контроль за соблюдением гарантий при работе с несовершеннолетними, инвалидами, одинокими родителями, совместителями, иностранными гражданами (наличие патента, разрешения на работу).

3. Аудит кадрового учета (расчетный блок)

Проверка правильности начисления выплат, чтобы избежать претензий ФНС, ФСС и Социального фонда (СФР):

· Оплата труда: Соответствие начислений штатному расписанию, проверка правильности расчета оклада, надбавок, районных коэффициентов, оплаты сверхурочных, работы в выходные дни и ночное время.

· Отпуска: Правильность расчета среднего заработка для отпусков, учебных отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении.

· Пособия: Проверка правильности расчета больничных листов (пособий по временной нетрудоспособности, БиР), в том числе с учетом лимитов базы для начисления страховых взносов и стажа работника.

· Выплаты при увольнении: Правильность расчета выходных пособий при сокращении штата, компенсаций руководителю при смене собственника.

4. Аудит воинского учета и бронирования

Для организаций, где работают граждане, обязанные состоять на воинском учете:

· Наличие приказа о назначении ответственного за воинский учет.

· Полнота охвата граждан воинским учетом.

· Сверка данных с военкоматами, наличие личных карточек (форма Т-2) с заполненным разделом о воинском учете.

· Своевременность сообщения в военкомат сведений о приеме/увольнении работников.

· Организация бронирования граждан, пребывающих в запасе (если применимо).

5. Аудит охраны труда (ОТ) и безопасности

С 2022 года требования к охране труда ужесточились (действуют Правила обучения по охране труда, Единые типовые нормы выдачи СИЗ):

· Документация: Наличие политики в области ОТ, программы вводного инструктажа, журналов инструктажей.

· Обучение: Наличие удостоверений по охране труда у руководителей и членов комиссии, проверка прохождения обучения по оказанию первой помощи.

· Спецоценка (СОУТ): Наличие действующей карты специальной оценки условий труда (проводится раз в 5 лет), ознакомление с ней сотрудников, предоставление компенсаций за вредность (доп. отпуск, молоко, сокращенная неделя).

· СИЗ: Наличие карточек выдачи средств индивидуальной защиты, соблюдение сроков выдачи и норм (новые Единые типовые нормы № 766н).

6. Аудит миграционного законодательства (для иностранных работников)

Проверка соблюдения миграционного законодательства, где штрафы за нарушения максимальны (до 1 млн руб. за одного сотрудника):

· Наличие разрешительных документов у иностранца (патент, РВП, ВНЖ).

· Своевременность уведомления МВД о заключении и прекращении трудового договора.

· Соответствие вида деятельности иностранца региону выдачи патента и заявленному ОКВЭД работодателя.

· Наличие справок о знании русского языка (для некоторых категорий).

7. Анализ эффективности (HR-аналитика)

Если аудит проводится не только для юридической безопасности, но и для бизнеса:

· Укомплектованность: Соответствие фактической численности штатному расписанию.

· Текучесть кадров: Анализ коэффициента текучести, выявление причин увольнений (по инициативе сотрудника или работодателя).

· Структура и оргдизайн: Наличие должностных инструкций, их актуальность, отсутствие дублирования функций.

· Адаптация и мотивация: Наличие системы наставничества, программ обучения, системы KPI.

8. Анализ соответствия требованиям законодательства о персональных данных (152-ФЗ)

Отдельный блок, так как утечка данных влечет крупные оборотные штрафы:

· Наличие Политики обработки персональных данных и Согласия на обработку ПДн.

· Наличие приказа о назначении ответственного за обработку ПДн.

· Проверка наличия согласий на передачу данных третьим лицам (включая аутсорсинг бухгалтерии, медосмотры).

Итоговые документы по результатам аудита

Опыт:

Опыт более 10 лет на предприятиях сферы строительства, торговли, общепита, частной медицины, фитнес, ЖКХ.

Глубокая экспертиза во всех направлениях