Стратегическая сессия: подготовка и проведение

Фасилитация стратегических сессий - это профессиональная организация групповой работы в целях решения группой поставленных задач.

Какие бизнес-задачи могут быть решены фасилитацией:
выполнение ключевых KPI бизнеса
анализ и оптимизация бизнес-процессов
мотивация персонала за счет высокой вовлеченности в процесс
выработка ценностей
оценка рисков и возможностей при решении совместных бизнес-задач

Преимущества стратегических сессий.

• Вовлечение всех участников сессии в обсуждение
• Фокусировка на ключевом вопросе/ проблеме/ теме;
• Технологичность процесса, при этом высокая визуализация;
• Возможности рассмотреть вопрос с разных точек зрения;
• Возможности «выйти за рамки», расширить горизонты мышления;
• Продуктивная рабочая атмосфера.
• Повышенная мотивация участников реализовывать принятые решения
• Формирование командных целей, сплочение коллектива

Результатом стратегической сессии в зависимости от заявленной цели могут быть:

1. Сформированная стратегия работы на определенный период.
2. Декомпозиция целей Компании до задач по заданным направлениям.
3. Описание ценностей и стандартов работы.
4. План действий по достижению какой-то цели (увеличение объема продаж, прибыльности, захват доли рынка, развитие новых клиентских групп и пр.)
5. Ценностное предложение для клиента.
6. Регламент межфункционального взаимодействия в Компании.

Технология подготовки и проведения:

1 этап. Обсуждение цели и организационных моментов с заказчиком.

Какие бизнес-задачи могут быть решены на стратегической сессии: 

• выполнение ключевых KPI бизнеса,
• анализ и оптимизация бизнес-процессов,
• мотивация персонала за счет высокой вовлеченности в процесс,
• выработка ценностей,
• оценка рисков и возможностей при решении совместных бизнес-задач. 

Какие организационные моменты важны:

• предпочтительный формат проведения (онлайн или оффлайн),
• количество участников, их правильный подбор,
• длительность,
• как будет оформлен результат на выходе из сессии,
• как  и кем будет реализовываться план,
• роль собственника в обсуждении (если он участвует) и т.д.

2 этап. Разработка сценария под запрос.

Сценарий представляет собой последовательность активностей, позволяющих максимально использовать экспертность участников и получить нестандартные решения.

Преимущества:

• мы не проводим шаблонные сценарии, вы получаете тот набор инструментов в определенной последовательности, который отражает цель, а также прочие пожелания, которые есть у заказчика.
• вы четко понимаете результат и назначение использование каждого инструмента, длительность, визуальное оформление.

3 этап. Подготовка к стратегической сессии.

Стратегическая сессия требует серьезной подготовки и хорошо продуманного материального оснащения (презентации, карточки, наглядные материалы, метки для голосования, цветовые подборки для каждого вида заданий, оформленные флипчарты с заданиями и т.д.)

Преимущества: 

• от вас ничего не требуется, кроме демонстрации того помещения, где пройдет мероприятие (наш специалист может помочь с выбором).
• абсолютно все необходимые материалы и канцтовары будут у модератора.
• вы не переплачиваете за них, так как все уже входит в стоимость проведения.

Ведущим – фасилитатором в зависимости от того, какой результат встречи мы хотим получить, будут предложен сценарий сессии.

В некоторых случаях модератор подсказывает, какую информацию нужно подготовить и изучить участникам, чтобы качество предлагаемых решений на сессии было выше:

• аналитика рынка,
• особенности тенденций покупательского поведения,
• тренды отрасли,
• новые направления в Компании,
• четкие цели и т.д.

4 этап. Проведение стратегической сессии.

Главные принципы проведения:

• профессионализм модератора (а иногда команды модератора при большом количестве людей),
• создание атмосферы для реализации потенциала каждого участника и команд,
• четкое следование временным интервалам (крайне важно пройти все шаги и дойти до нужного результата),
• наглядность результатов,
• конкретика в итогах (никаких размытых фраз, только конкретные действия и цели – что нужно сделать).

5 этап. Сопровождение по  реализация намеченных на стратегической сессии планов (дополнительная опция).

Стратегическая сессия – это определение направлений и шагов, но не их реализация.

Поэтому для достижения результата в некоторых случаях могут быть нужны такие действия как:

• дополнительные модули обсуждения по детализации отдельных направлений,
• анализ промежуточных итогов и корректировка плана действий,
• обучение отдельных категорий сотрудников и т.д.

Результатом стратегической сессии в зависимости от заявленной цели могут быть:

1. Сформированная стратегия работы на определенный период.
2. Декомпозиция целей Компании до задач по заданным направлениям.
3. Описание ценностей и стандартов работы.
4. План действий по достижению какой-то цели (увеличение объема продаж, прибыльности, захват доли рынка, развитие новых клиентских групп и пр.)
5. Ценностное предложение для клиента.
6. Регламент межфункционального взаимодействия в Компании.