Подбор администратора

Подбор администратора: находим того, кто держит всё под контролем

Ваш офис работает как часы — или как старый механизм, где постоянно что‑то заедает?

То пропадают важные документы, то клиенты ждут ответа часами, то встречи срываются из‑за путаницы в расписании… Знакомо?

Мы помогаем компаниям найти администратора, который:

• превратит хаос в порядок — от документооборота до организации мероприятий;

• станет «лицом» компании для клиентов и партнёров;

• разгрузит руководителей от рутинных задач;

• обеспечит бесперебойную работу офиса без авралов и нервов.

Какую пользу вы получите

С нами вы:

• Сэкономите до 10 часов в неделю — администратор возьмёт на себя организационные задачи;

• Улучшите клиентский сервис — все звонки и обращения будут обработаны вовремя и вежливо;

• Сократите число ошибок — документы будут оформлены правильно, встречи запланированы без накладок;

• Закроете вакансию за 2–3 недели вместо 1–2 месяцев самостоятельного поиска;

• Получите специалиста с опытом — кандидаты уже работали в похожих условиях и знают, как решать типовые проблемы.

Ответы на ваши вопросы

Как оцениваем кандидатов?
Применяем четырёхэтапную систему:

• Анализ опыта — смотрим, в каких компаниях работал кандидат, какой объём задач выполнял, с какими системами документооборота знаком.

• Тестирование навыков — проверяем:

  • владение офисными программами (Word, Excel, Outlook);

  • умение вести деловую переписку;

  • навыки телефонного общения;

  • знание правил делопроизводства и этикета.

• Кейс‑метод — предлагаем решить реальные ситуации (например, как организовать срочную встречу с тремя участниками или как обработать поток входящих звонков в час пик).

• Проверка референсов — общаемся с бывшими работодателями, чтобы узнать:

  • насколько кандидат стрессоустойчив;

  • умеет ли работать в режиме многозадачности;

  • есть ли опыт решения конфликтных ситуаций.

Где ищем специалистов?
Используем несколько каналов:

• собственная база из 1 800+ администраторов с верифицированным опытом;

• профессиональные сообщества (группы администраторов, Telegram‑каналы для офис‑менеджеров);

• LinkedIn и отраслевые соцсети;

• прямой поиск в компаниях‑партнёрах (с соблюдением этики);

• рекомендации от наших успешных кандидатов;

• участие в профильных мероприятиях по офис‑менеджменту.

Возможен ли анонимный поиск?
Да. Работаем по схеме «закрытого рекрутинга»:

• на первом этапе не раскрываем название вашей компании;

• сообщаем кандидату только тип организации и масштаб бизнеса;

• полное раскрытие деталей — только после согласия кандидата на переговоры.

Это важно, если вы ищете администратора для топ‑менеджера или хотите привлечь специалиста из конкурирующей фирмы.

Есть ли своя база кандидатов?
Да, база из 1 800+ специалистов, разделённая по направлениям:

• 900+ офис‑менеджеров (поддержка работы отдела);

• 600+ личных помощников руководителей;

• 200+ старших администраторов (с функциями координации команды);

• 100+ администраторов ресепшен (работа с посетителями и звонками).

База обновляется ежемесячно: проверяем актуальность контактов и карьерные амбиции.

Даёте ли гарантию?
Предоставляем гарантию замены на 4 месяца:

• если сотрудник уволится или не пройдёт испытательный срок — подберём альтернативу без доплаты;

• для позиций «личный помощник руководителя» — гарантия до 6 месяцев;

• в договор включаем чёткие критерии успешности (своевременность выполнения задач, отсутствие ошибок в документах, фидбэк от коллег и клиентов).

Почему стоит выбрать нас

• Глубокая экспертиза — 10 лет в подборе административного персонала. Знаем, чем отличается администратор ресепшен от офис‑менеджера.

• Скорость — закрываем 80 % вакансий в течение 3 недель.

• Качество отбора — только 1 из 12 кандидатов проходит полный цикл оценки.

• Понимание специфики — работаем с разными секторами: финансы, IT, производство, ритейл, консалтинг.

• Прозрачность — отчитываемся на каждом этапе: от первичного скрининга до фидбэка после интервью.

• Поддержка после найма — помогаем с адаптацией нового сотрудника в первые месяцы.

• Гибкость — адаптируем процесс под ваши требования (например, добавляем тестирование на знание конкретного ПО или корпоративных стандартов).

Опыт:
Наш опыт: реальные кейсы

• IT‑компания (разработка ПО) — поиск офис‑менеджера

  • Задача: наладить документооборот и организацию внутренних мероприятий.

  • Особенности: требовался опыт работы в динамичной среде, знание систем электронного документооборота, умение планировать корпоративы.

  • Результат: закрыли вакансию за 14 дней. Администратор сократил время на обработку документов на 40 %, организовал 5 успешных тимбилдингов, что повысило вовлечённость команды.

• Медицинская клиника (премиум‑сегмент) — подбор администратора ресепшен

  • Задача: улучшить сервис приёма пациентов и обработку звонков.

  • Особенности: нужен был опыт работы в медицине, знание медицинской терминологии и умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.

  • Результат: нашли кандидата за 20 дней. За 2 месяца он сократил время ожидания пациентов на 30 %, а количество жалоб снизилось в 2 раза.

• Консалтинговая фирма (управление активами) — поиск личного помощника руководителя

  • Задача: организовать плотный график встреч с VIP‑клиентами и вести деловую переписку.

  • Особенности: требовались навыки работы с конфиденциальной информацией и опыт подготовки документов для аудиторий уровня C‑suite.

  • Результат: закрыли позицию за 18 дней. Администратор повысил качество подготовки к переговорам, что привело к росту конверсии встреч в сделки на 25 %.

• Сеть магазинов (ритейл) — подбор старшего администратора

  • Задача: координировать работу 10 администраторов в филиалах, контролировать выполнение задач.

  • Особенности: нужен был опыт управления командой и знание стандартов ритейл‑сервиса.

  • Результат: нашли профи за 25 дней. За 3 месяца он наладил систему отчётности, что ускорило принятие решений на 35 % и сократило число ошибок в заказах на 20 %.

Готовы начать?

Оставьте заявку — и уже через 24 часа вы получите:

• список из 3–5 кандидатов, соответствующих вашим требованиям;

• краткие профили с ключевыми достижениями (опыт работы, владение инструментами, языковые навыки);

• рекомендации по стратегии интервью (какие вопросы задать, чтобы выявить уровень многозадачности и стрессоустойчивости).

Мы не просто подбираем сотрудников — мы находим тех, кто станет надёжной опорой для вашей команды и сделает работу офиса максимально эффективной.