Оптимизация бизнес-процессов

Для чего необходимо оптимизировать бизнес-процессы? 

Существует несколько причин заняться оптимизацией бизнес-процессов, главная из которых, разумеется, – это повышение эффективности. 

А что же такое эффективность?

Эффективность – это возможность и способность бизнеса произвести как можно больше ценного конечного продукта с наименьшими затратами. 

А что нужно для этого?

А для этого нужны оптимальные бизнес-процессы. 

Как это на практике? 

А вот как.

• Бизнес-процесс – это последовательность действий, приводящих к результату.
• На входе в бизнес-процесс имеются требования к ожидаемому результату или ценному конечному продукту.
• На выходе  из бизнес-процесса должен получиться этот самый долгожданный ценный конечный продукт. 
• Для обеспечения нормального хода бизнес-процесса нужны соответствующие ресурсы: материалы, информация, время, деньги и т.д. 
• Для реализации бизнес-процесса нужны  участники бизнес-процесса, т.е. люди, которые выполняют последовательность действий.
• Для минимизации рисков срыва последовательности выполняемых людьми действий нужна  система управления процессом. 
• Управляет бизнес-процессом  владелец бизнес-процесса. 
• У владельца бизнес-процесса должны быть полномочия и необходимые компетенции. 
• Для  упрощения процедуры контроля и снижения затрат на управление нужны регламенты, инструкции, стандарты и т.д.
• Для контроля промежуточных показателей бизнес-процесса нужны метрики.
• Для измерения эффективности всего бизнес-процесса используют показатели.
• А для того, чтобы всё это работало без сбоев и потерь, необходима особая корпоративная культура. 

С учётом всех вышеперечисленных факторов мы и оптимизируем бизнес-процессы.

Отсутствие любого из перечисленных выше параметров приводит к сбоям в бизнес-процессах.

Сбой в бизнес-процессах приводит к срывам сроков, увеличению стоимости, жалобам клиентов и иным отклонениям показателей бизнес-процессов. 

Например, если мы не обозначили чёткую последовательность действий, то наши  сотрудники имеют полное моральное право самостоятельно определить,  в какой именно последовательности выполнять те или иные функции. 

В такой ситуации у нас возникают риски из-за принятия нашими сотрудниками неоптимального решения.

Если наши исполнители недостаточно обучены или у них нет нужных компетенций и технологии выполнения своих функций, то  показатели бизнес-процесса могут быть не достигнуты.

Если у владельца бизнес-процесса не хватает полномочий или компетенций для осуществления качественного управления, то возникает риск неуправляемости.

Если мы не определили метрики (промежуточные показатели), то нивелировали собственные усилия по контролю. В этом случае у нас сразу возникает риск  пропустить «точку невозврата», после которой получить ожидаемый результат  в срок не получится.

Ну а если мы вообще не определили показатели бизнес-процесса, то увидеть возможности для оптимизации или улучшений мы вряд ли сможем. 

И, наконец, если корпоративная культура не способствует развитию качественных коммуникаций, если участники бизнес-процесса и потребители ценного конечного продукта бизнес-процесса не умеют договариваться и совместно решать задачи на «стыке» их полномочий, то  управление по процессам не приведет к ожидаемой эффективности. 

Вот для чего необходимо оптимизировать бизнес-процессы. Давайте разберёмся с этим по-порядку.

Преимущества:

Для начала разберемся, как связаны цели бизнеса и бизнес-процессы.

Определим границы бизнес-процессов.

Назначим ответственных за результаты бизнес-процессов.

Разберемся с регламентами и системой управления процессами.

Выстроим общий ландшафт бизнес-процессов.

Опишем бизнес-процессы в удобном для исполнителей формате.

Обучим сотрудников и трансформируем корпоративную культуру

Опыт:

Пример оптимизации бизнес-процессов (из опыта работы).

Шаг 1. Провели диагностику бизнес-процессов.

Шаг 2. Нашли источник проблемы.

Шаг 3. Сформировали проблемное поле.

Шаг 4. Обозначили риски.

Шаг 5. Обозначили препятствия.

Шаг 6. Выявили "узкие места".

Шаг 7. Предложили решение.

Шаг 8. Оптимизировали.

Шаг 9. Обучили участников бизнес-процессов.

Шаг 10. Непрерывное совершенствование.