Методические материалы к тренингу «Адаптация персонала»

по договоренности

Коллеги, предлагаю вашему вниманию методические материалы, которые я разрабатывала для сотрудников HR подразделений. Эти материалы являются частью тренинга "Адаптация персонала".

Данный документ я использовала при обучении сотрудников, а также проводила ряд фасилитационных сессий по внедрению системы адаптации персонала в организации. Эти материалы помогли мне структурировать процесс работы с сотрудниками и управлять проектом на основе согласованных критериев.

1. Роль адаптации в системе управления персоналом

Адаптация является одним из элементов системы управления персоналом предприятия. Нередко организации используют только отдельные элементы адаптации, однако для того, чтобы проводимые мероприятия были эффективными, необходим системный подход к адаптации новых сотрудников.

1.1. Понятие «Адаптация»

Потребность в формировании системы адаптации возникает на этапе активного развития компании. Адаптация (от латинского «adaptio» - приспособлять) – это процесс ознакомления нового сотрудника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры компании.

1.2. Цели адаптации

Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет факторов, указанных ниже.

a) Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с усвоением функциональных обязанностей
Снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником
Развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях

b) Сокращение уровня текучести кадров:

Снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок
Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы

ВЫГОДЫ СОТРУДНИКА

ВЫГОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Получение новой информации, необходимой для эффективной работы

Снижение уровня неопределенности и беспокойства

Повышение удовлетворённости работой и развитие позитивного отношения к компании в целом

Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения

Выстраивание схемы взаимодействия с коллегами

Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока

Формирование навыков, необходимых для успешного освоения новой деятельности

Выявление недостатков существующей в компании системы подбора

Возможность планирования карьеры нового сотрудника на период 1-2 года

Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей

Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю

Обоснование кадровых решений в отношении, как новичков, так и наставников после адаптационного периода

Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы

1.3. Аспекты адаптации

Специалисты в области управления персоналом выделяют несколько аспектов процесса адаптации:

а) Организационная адаптация – сотрудник знакомится с особенностями организационного механизма управления предприятием, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в производственном процессе. Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности в компании, например: Каковы цели и приоритеты компании, как компания позиционирует себя на рынке, как осуществляется управление компанией, какой может быть мой личный доход, какие передо мной стоят задачи, что можно делать, что нельзя, к кому обращаться за помощью.

b) Социально-психологическая адаптация – приходя на работу человек встраивается в те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами. На этом этапе он знакомится с корпоративной культурой компании: принятыми нормами и стандартами поведения.

c) Профессиональная адаптация – данный аспект адаптации напрямую связан с формированием у сотрудника новых знаний и навыков, необходимых для успешной работы.

d) Производственная адаптация — процесс включения работника в новую для него производственную сферу, усвоения им производственных условий, норм трудовой деятельности, установления и расширения взаимосвязей между работником и производственной средой.

1.4. Этапы адаптации

Этап 1. Общая ориентация.

На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в области управления персоналом и т.д. Инструменты, применяемые на первом этапе, - вводные тренинги и инструктажи, корпоративная документация.

Этап 2. Вхождение в должность.

Второй этап включает ознакомление с функциями и целями подразделения, целями и задачами самого сотрудника, процедурами и правилами, а также установление отношений с коллегами и руководителем. Инструментами данного этапа являются: представление сотрудника отделу, положение по отделу, должностная инструкция сотрудника, составленный план работы на испытательный срок, адаптационный лист сотрудника, утвержденные регламенты и правила, проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников

Этап 3. Действенная ориентация.

На данном этапе у нового сотрудника появляется возможность применить имеющиеся или только что приобретенные знания и получить обратную связь от руководителя и/или наставника. Этот этап начинается не ранее чем через неделю после выхода сотрудника на работу. Инструментами данного этапа являются: индивидуальная беседа с руководителем, тренинги, общение с наставником.

Этап 4. Функционирование

В этот период работник проходит этап полного приспособления, полностью справляется со своими должностными обязанностями, может сам намечать дальнейшие целевые установки, становится полноправным членом коллектива.

Примечание: В любой компании будет полезным иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, то есть того, через какое время после трудоустройства сотрудник должен начать работать в полную силу.

Такие данные довольно сложно собрать по позициям высшего звена, но если речь идет о более распространенных должностях (например, обслуживающий персонал, менеджеры по продажам, технические специалисты), то накапливать подобные сведения нужно обязательно. В противном случае многие мероприятия по подбору и адаптации могут оказаться совершенно невыгодными с финансовой точки зрения.

2. Основные элементы процесса адаптации

a) Овладение системой профессиональных знаний и навыков. Уровень профессиональной подготовки работника должен полностью соответствовать требованиям, которые предъявляет к нему работа;

b) Овладение своей профессиональной ролью. Это не только навыки, знания, но и те требования, которые предъявляются к работнику, занимающему данную должность. За этими требованиями стоят установки, ценности, ожидания руководителей, коллег, клиентов, деловых партнеров и др.;

c) Выполнение требований трудовой и исполнительской дисциплины. Адаптация работника проходит успешно, если в его трудовом поведении отсутствуют такие негативные проявления, как опоздания, прогулы, несоблюдение сроков выполнения работ и др.;

d) Самостоятельность при выполнении должностных функций. Работник не нуждается в опеке со стороны руководителя или товарищей по работе;

e) Удовлетворенность выполняемой работой. Работника устраивают содержание и условия работы, его статус, оплата труда и т.п.;

f) Интерес к работе. Работник видит перспективы, возможность реализации своего потенциала. Ему нравится содержание выполняемой работы;

g) Стремление к совершенствованию в выбранной профессии. Работник не довольствуется сегодняшним уровнем сложности и ответственности, который предполагает его текущая работа;

h) Информированность по важнейшим вопросам, связанным с выполняемой работой (профессиональные функции, коллектив, профессиональные перспективы и др.). Работник имеет возможность постоянно чувствовать свою связь с производственной и социальной жизнью своего подразделения и компании в целом;

i) Ощущение психологического комфорта и безопасности. Работа дает ощущение уверенности в своих силах, в завтрашнем дне;

j) Чувство справедливости совершаемых обменов. Работник признает, что организация справедливо оценивает его вклад (труд, отношение к работе -получаемые в ответ вознаграждения);

k) Какой ценой дается работа. Здесь важно, что работник, адаптирующийся в организации, считает, что цена, которую он платит за работу в организации (психологическая цена, затраты сил, усталость, стресс), приемлема для него;

l) Взаимопонимание с руководством. Успешная адаптация предполагает установление необходимого уровня сотрудничества между руководством и новым работником.

3. Участники адаптационного процесса

Идеально, если со стороны компании в адаптации сотрудника принимают участие четыре стороны: наставник, непосредственный руководитель, служба персонала, отдел обучения.

3.1. Функции службы персонала

Опыт показывает, что эффективнее всего, когда служба персонала выполняет координирующую роль в процессе адаптации:

разрабатывает стандарты адаптации персонала
внедряет адаптационные инструменты
контролирует исполнение утвержденных процедур по адаптации персонала
получает обратную связь от новичка после окончания адаптационного периода
осуществляет оценку эффективности адаптационных инструментов и системы адаптации в целом
проводит вводный инструктаж о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положения о коммерческой тайне
организационные вопросы (полис ОМС, ДМС, зарплатная карта, регистрация в 1С, регистрация учетной записи и т.д.)

3.2. Функции линейного руководителя

Любой руководитель сегодня обязан обладать базовыми знаниями в области кадрового менеджмента. Профессиональная адаптация – полностью отдается на откуп менеджеру, задача которого – четко объяснить новому подчиненному его обязанности, поставить задачи, определить сроки и требования, другими словами – сформировать для сотрудника план вхождения в должность. Поэтому к функциям линейного руководителя можно отнести следующее:

подготовка рабочего места
определение и обсуждение должностных обязанностей нового сотрудника
постановка целей и задач на период испытательного срока
выбор наставника, который закрепляется за сотрудником
ознакомление новичка с содержанием адаптационного листа
отслеживание промежуточных результатов сотрудника
оценка выполненных заданий
индивидуальные беседы с сотрудником

3.3. Функции наставника

Наставничество – это процесс консультирования, обучения и оценки новичка более опытным сотрудником. Следует помнить, что наставник не только помогает адаптироваться новичку в компании, но и развивает собственные управленческие навыки. Функции, выполняемые наставником в адаптационном процессе:

ознакомление сотрудника с рабочим местом
проведение стажировки и контроль ее результатов
знакомство новичка с коллективом
ускорение процесса обучения работника основным навыкам профессии
обучение работе с корпоративной базой данных
предоставление обратной связи

3.4. Функции отдела обучения

Обучение является важным аспектом в процессе адаптации новичка, так как позволяет нарастить необходимые компетенции, сформировать лояльность сотрудника к организации, а также встроить его в структуру социальных отношений внутри компании. К функциям отдела обучения, как правило, относятся:

проведение «Welcome! Тренинга»
организация экскурсии по компании
подготовка Комплекта новичка
оценка уровня подготовленности нового сотрудника
проведение базовых тренингов по продукту
проведение навыковых тренингов
обратная связь о сотруднике его непосредственному руководителю

4. Адаптационные мероприятия

Вид мероприятия	Особенности
«Welcome! Тренинг» (или вводный курс «Добро пожаловать в Компанию»)	Период проведения 1 раз месяц для всех кто устроился на работу в этот период, желательно, чтобы был фильм о компании
Экскурсия по компании (отделы компании, их цели, круг задач, достижения)	1 раз в три недели (при наборе группы от семи человек)
Комплект новичка или «Папка нового сотрудника» (необходимые материалы, которые понадобятся новому сотруднику в первые недели работы)	Может выдаваться сотруднику в отделе наставником или непосредственным руководителем
Брошюра «Книга новичка» (информация о структуре компании, ее истории, достижениях, руководстве, бизнес-процессах…)	Может выдаваться службой персонала или отделом обучения, может быть в электронном или печатном варианте, лучше буклет очень хорошего качества
Дни новичков (обсуждение основных вопросов, связанных с работой и деятельностью компании)	Длительность полтора часа, периодичность 1 раз в две недели, проводит служба персонала
Ознакомление с регламентирующими работу документами (положения, регламенты, инструкции, справочники, которые непосредственно касаются работы нового сотрудника)	Ознакомление с регламентирующими документами может проводить служба персонала или непосредственный руководитель
Индивидуальные встречи с новым сотрудником (общение с новым сотрудником, выявление его ожиданий о работе, обратная связь, ответы на вопросы)	В течение первой недели – руководитель, далее и до окончания срока беседы проводит - наставник
Стажировка (получение первого опыта в работе при поддержке наставника, наработка необходимых практических знаний и навыков, консультирование новичка)	Продолжительность стажировки от двух недель до месяца. Срок стажировки устанавливает непосредственный руководитель. Обязательно проводится строго по плану или разработанной программе
Тренинги по продукту (серия учебных мероприятий, направленных на изучение свойств и характеристик продукта, позиционирования его клиентам)	Ответственный за разработку курса, его проведение, контроль знаний и навыков - отдел обучения
Навыковые тренинги (серия учебных мероприятий, формирующие навыки, специфичные для конкретной должности)	Ответственный за разработку курса, его проведение, контроль знаний и навыков - отдел обучения
Обучение работе с корпоративными электронными программными продуктами (корпоративные информационные системы, системами электронного документооборота и т.д.)	В программе адаптации резервировать достаточный промежуток времени исключительно для этой задачи. Ответственный за обучение – наставник
Тестирование, анкетирование (анкета-отзыв по результатам адаптации и прохождения испытательного срока)	Ответственный за проведение, обработку анкет – служба персонала

5. Управление системой адаптации

Для выстраивания процессов очень удобно, когда в компании существует кадровая политика, когда формализованы и максимально унифицированы процедуры, есть положения об адаптации, подборе, обучении и т. д.

Для управления системой адаптации, важно:

ответить на четыре вопроса: 1. Кого адаптируем? 2. Когда это происходит? 3. Как адаптируем? 4. Кто ответственен за процесс адаптации?
определить участников адаптационного процесса (роли, функции, зоны ответственности);
описать адаптацию в форме бизнес-процесса (определить состав и последовательность действий, выполняемых при адаптации)
сформировать перечень нормативных документов, регламентирующих процесс адаптации;
выбрать адаптационные мероприятия, закрепить ответственных за проведение данных мероприятий и установить период, обязательный для выполнения (например, 1 день с момента приема сотрудника на работу);
разработать методы контроля результатов адаптации;
автоматизировать процедуру адаптации в корпоративной информационной системе (автоматизация процесса адаптации особенно важна для средних и крупных предприятий, в которых новому сотруднику необходимо ознакомиться с большим количеством регламентов, получить доступ к различным ресурсам)