Методические материалы к тренингу «Адаптация персонала»

по договоренности

Коллеги, предлагаю вашему вниманию методические материалы, которые я разрабатывала для сотрудников HR подразделений. Эти материалы являются частью тренинга "Адаптация персонала". 

Данный документ я использовала при обучении сотрудников, а также проводила ряд фасилитационных сессий по внедрению системы адаптации персонала в организации. Эти материалы помогли мне структурировать процесс работы с сотрудниками и управлять проектом на основе согласованных критериев.

1.    Роль адаптации в системе управления персоналом

Адаптация является одним из элементов системы управления персоналом предприятия. Нередко организации используют только отдельные элементы адаптации, однако для того, чтобы проводимые мероприятия были эффективными, необходим системный подход к адаптации новых сотрудников.

1.1.        Понятие «Адаптация»

Потребность в формировании системы адаптации возникает на этапе активного развития компании. Адаптация (от латинского «adaptio» - приспособлять) – это процесс ознакомления нового сотрудника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры компании.

1.2.        Цели адаптации

Целью системы адаптации является в основном снижение издержек организации за счет факторов, указанных ниже.

a)       Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

• Достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки
• Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с усвоением функциональных обязанностей
• Снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новым работником
• Развитие у нового работника удовлетворенности работой, позитивного отношения к работе и реализма в ожиданиях 

b)      Сокращение уровня текучести кадров:

• Снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок
• Уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы 

1.3.        Аспекты адаптации

Специалисты в области управления персоналом выделяют несколько аспектов процесса адаптации:

а) Организационная адаптация – сотрудник знакомится с особенностями организационного механизма управления предприятием, местом своего подразделения и должности в общей системе целей и в организационной структуре. При данной адаптации у сотрудника должно сформироваться понимание собственной роли в производственном процессе. Для того чтобы начать работать эффективно, человеку необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности в компании, например: Каковы цели и приоритеты компании, как компания позиционирует себя на рынке, как осуществляется управление компанией, какой может быть мой личный доход, какие передо мной стоят задачи, что можно делать, что нельзя, к кому обращаться за помощью. 

b) Социально-психологическая адаптация – приходя на работу человек встраивается в те нормы поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами. На этом этапе он  знакомится с корпоративной культурой компании: принятыми нормами и стандартами поведения.               

c) Профессиональная адаптация – данный аспект адаптации напрямую связан с формированием у сотрудника новых знаний и навыков, необходимых для успешной работы. 

d) Производственная адаптация — процесс включения работника в новую для него производственную сферу, усвоения им производственных условий, норм трудовой деятельности, установления и расширения взаимосвязей между работником и производственной средой.

1.4.        Этапы адаптации

Этап 1. Общая ориентация.

На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с  компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политиками в области управления персоналом и т.д. Инструменты, применяемые на первом этапе, - вводные тренинги и  инструктажи, корпоративная документация.

Этап 2. Вхождение в должность.

Второй этап включает ознакомление с функциями и целями подразделения, целями и задачами самого сотрудника, процедурами и правилами, а также установление отношений с коллегами и руководителем. Инструментами данного этапа являются: представление сотрудника отделу, положение по отделу, должностная инструкция сотрудника, составленный план работы на испытательный срок, адаптационный лист сотрудника, утвержденные регламенты и правила, проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников

Этап 3. Действенная ориентация.

На данном этапе у нового сотрудника появляется возможность применить имеющиеся или только что приобретенные знания и получить обратную связь от руководителя и/или наставника. Этот этап начинается не ранее чем через неделю после выхода сотрудника на работу. Инструментами данного этапа являются: индивидуальная беседа с руководителем, тренинги, общение с наставником.

Этап 4. Функционирование

В этот период работник проходит этап полного приспособления, полностью справляется со своими должностными обязанностями, может сам намечать дальнейшие целевые установки, становится полноправным членом коллектива.

Примечание: В  любой компании будет полезным иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, то есть того, через какое время после трудоустройства сотрудник должен начать работать в полную  силу.

Такие данные довольно сложно собрать по позициям высшего звена, но если речь идет о более распространенных должностях (например, обслуживающий персонал, менеджеры по продажам, технические специалисты), то накапливать подобные сведения нужно обязательно. В противном случае многие мероприятия по подбору и адаптации могут оказаться совершенно невыгодными с финансовой точки зрения.

2.    Основные элементы процесса адаптации

a)        Овладение системой профессиональных знаний и навыков. Уровень профессиональной подготовки работника должен полностью соответствовать требованиям, которые предъявляет к нему работа;

b)        Овладение своей профессиональной ролью. Это не только навыки, знания, но и те требования, которые предъявляются к работнику, занимающему данную должность. За этими требованиями стоят установки, ценности, ожидания руководителей, коллег, клиентов, деловых партнеров и др.;

c)         Выполнение требований трудовой и исполнительской дисциплины. Адаптация работника проходит успешно, если в его трудовом поведении отсутствуют такие негативные проявления, как опоздания, прогулы, несоблюдение сроков выполнения работ и др.;

d)        Самостоятельность при выполнении должностных функций. Работник не нуждается в опеке со стороны руководителя или товарищей по работе;

e)        Удовлетворенность выполняемой работой. Работника устраивают содержание и условия работы, его статус, оплата труда и т.п.;

f)          Интерес к работе. Работник видит перспективы, возможность реализации своего потенциала. Ему нравится содержание выполняемой работы;

g)        Стремление к совершенствованию в выбранной профессии. Работник не довольствуется сегодняшним уровнем сложности и ответственности, который предполагает его текущая работа;

h)        Информированность по важнейшим вопросам, связанным с выполняемой работой (профессиональные функции, коллектив, профессиональные перспективы и др.). Работник имеет возможность постоянно чувствовать свою связь с производственной и социальной жизнью своего подразделения и компании в целом;

i)          Ощущение психологического комфорта и безопасности. Работа дает ощущение уверенности в своих силах, в завтрашнем дне;

j)          Чувство справедливости совершаемых обменов. Работник признает, что организация справедливо оценивает его вклад (труд, отношение к работе -получаемые в ответ вознаграждения);

k)        Какой ценой дается работа. Здесь важно, что работник, адаптирующийся в организации, считает, что цена, которую он платит за работу в организации (психологическая цена, затраты сил, усталость, стресс), приемлема для него;

l)          Взаимопонимание с руководством. Успешная адаптация предполагает установление необходимого уровня сотрудничества между руководством и новым работником.

3.    Участники адаптационного процесса

Идеально, если со стороны компании в адаптации сотрудника принимают участие четыре стороны: наставник, непосредственный руководитель, служба персонала, отдел обучения.

3.1.        Функции службы персонала

Опыт показывает, что эффективнее всего, когда служба персонала выполняет координирующую роль в процессе адаптации:

• разрабатывает стандарты адаптации персонала
• внедряет адаптационные инструменты
• контролирует исполнение утвержденных процедур по адаптации персонала
• получает обратную связь от новичка после окончания адаптационного периода
• осуществляет оценку эффективности адаптационных инструментов и системы адаптации в целом
• проводит вводный инструктаж о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положения о коммерческой тайне
• организационные вопросы (полис ОМС, ДМС, зарплатная карта, регистрация в 1С, регистрация учетной записи и т.д.) 

3.2.        Функции линейного руководителя

Любой руководитель сегодня обязан обладать базовыми знаниями в области кадрового менеджмента. Профессиональная адаптация – полностью отдается на откуп менеджеру, задача которого – четко объяснить новому подчиненному его обязанности, поставить задачи, определить сроки и требования, другими словами – сформировать для сотрудника план вхождения в должность. Поэтому к функциям линейного руководителя можно отнести следующее:

• подготовка рабочего места
• определение и обсуждение должностных обязанностей нового сотрудника
• постановка целей и задач на период испытательного срока
• выбор наставника, который закрепляется за сотрудником
• ознакомление новичка с содержанием адаптационного листа
• отслеживание промежуточных результатов сотрудника
• оценка выполненных заданий
• индивидуальные беседы с сотрудником 

3.3.        Функции наставника

Наставничество – это процесс консультирования, обучения и оценки новичка более опытным сотрудником. Следует помнить, что наставник не только помогает адаптироваться новичку в компании, но и развивает собственные управленческие навыки. Функции, выполняемые наставником в адаптационном процессе: 

• ознакомление сотрудника с рабочим местом
• проведение стажировки и контроль ее результатов
• знакомство новичка с коллективом
• ускорение процесса обучения работника основным навыкам профессии
• обучение работе с корпоративной базой данных
• предоставление обратной связи 

3.4.        Функции отдела обучения

Обучение является важным аспектом в процессе адаптации новичка, так как позволяет нарастить необходимые компетенции, сформировать лояльность сотрудника к организации, а также встроить его в структуру социальных отношений внутри компании. К функциям отдела обучения, как правило, относятся:

• проведение «Welcome! Тренинга»
• организация экскурсии по компании
• подготовка Комплекта новичка
• оценка уровня подготовленности нового сотрудника
• проведение базовых тренингов по продукту
• проведение навыковых тренингов
• обратная связь о сотруднике его непосредственному руководителю 

4.    Адаптационные мероприятия

5.    Управление системой адаптации

Для выстраивания процессов очень удобно, когда в компании существует кадровая политика, когда формализованы и максимально унифицированы процедуры, есть положения об адаптации, подборе, обучении и т. д.

Для управления системой адаптации, важно:

• ответить на четыре вопроса: 1. Кого адаптируем? 2. Когда это происходит? 3. Как адаптируем? 4. Кто ответственен за процесс адаптации? 
• определить участников адаптационного процесса (роли, функции, зоны ответственности); 
• описать адаптацию в форме бизнес-процесса (определить состав и последовательность действий, выполняемых при адаптации)
• сформировать перечень нормативных документов, регламентирующих процесс адаптации; 
• выбрать адаптационные мероприятия, закрепить ответственных за проведение данных мероприятий и установить период, обязательный для выполнения (например, 1 день с момента приема сотрудника на работу);
• разработать методы контроля результатов адаптации;
• автоматизировать процедуру адаптации в корпоративной информационной системе (автоматизация процесса адаптации особенно важна для средних и крупных предприятий, в которых новому сотруднику необходимо ознакомиться с большим количеством регламентов, получить доступ к различным ресурсам)