Автоматизация HR-процессов

Автоматизация HR-процессов — это внедрение технологий для оптимизации и упрощения работы HR-отдела по всем аспектам управления персоналом.

Данный процесс упрощает рутинные задачи HR, позволяет интегрировать данные на централизованной платформе и повышать продуктивность отдела.

Для сотрудников:
- Упрощение доступа к информации по отпускам, заработной плате и обучению
- Улучшение процессов адаптации и онбординга в компании
- Новые возможности в развитии и получении обратной связи

Для менеджмента:
- Новые возможности принимать быстрые и информированные решения благодаря доступу к аналитическим данным
- Упрощение оценки производительности сотрудников в команде
- Снижение нагрузки благодаря упрощению работы над рутинными задачами

Для бизнеса:
- Снижение затрат на рекрутинг и управление персоналом, а также оптимизация ресурсов компании
- Повышение производительности бизнеса и последующее увеличение выручки
- Увеличение конкурентоспособности бизнеса благодаря быстрой адаптации к изменениям

Этапы автоматизации HR-процессов:

1. Подготовительный этап
- Сбор данных, проведение интервью и опросов
- Картирование бизнес-процессов
- Идентификация проблемных мест

2. Выбор технологии
- Определение потребностей бизнеса
- Исследование рынка автоматизированных решений
- Выбор поставщика

3. Внедрение системы автоматизации
- Настройка системы
- Перенос данных
- Обучение сотрудников

4. Оценка эффективности
- Сбор обратной связи
- Мониторинг ключевых показателей
- Корректировка процессов

Конкретные результаты проекта с изменением метрик

- Увеличение производительности труда на 20%
Увеличение производительности способствует двойному росту выручки компании
- Ускорение процесса закрытия вакансий на 30%
Внедрение автоматизированных процессов для предварительного отбора кандидатов и управление графиками собеседований
- Снижение текучести кадров на 15%
Увеличение числа внутренних назначений снижает затраты на рекрутинг и увеличивает лояльность сотрудников
- Увеличение уровня вовлеченности сотрудников на 20%
Автоматизированные процессы адаптации (onboarding) и обучение повышают уровень удовлетворенности новых сотрудников

Артефакты, которые получает собственник:

1. Автоматизированная система
Система, позволяющая ускорить выполнение рутинных задач HR-отдела

2. Аналитические отчеты по производительности HR-процессов
Графики и таблицы, отражающие изменения в затратах на найм, времени закрытия вакансий, текучести кадров

3. Документация по новым процессам
Пошаговые инструкции для работы с автоматизированными системами, схемы процессов, часто задаваемые вопросы и рекомендации по их использованию

4. Обучение сотрудников
Обучение сотрудников использованию и изменению процессов в автоматизированной системе

Инструменты автоматизации HR-процессов

1. Системы управления человеческими ресурсами
Хранение данных, управление кадровыми документами, автоматизация отчетности, отслеживание времени работы

2. Системы отслеживания кандидатов
Автоматизация рекрутинговых процессов, включая фильтрацию резюме, автоответы кандидатам, планирование собеседований и интеграцию с площадками вакансий

3. Платформа для обучения и развития
Управление курсами, онлайн-обучение, сертификации, оценка сотрудников, создание отчетов об успеваемости

4. Автоматизированные системы для управления производительностью
Установка целей, регулярные оценки, автоматизация процессов обратной связи и составление отчетов по KPI

5. Инструменты для управления льготами и компенсациями
Автоматизация расчетов заработной платы, управление бонусами, компенсациями и другими выплатами

Опыт:

К нам обратилась развивающаяся компания в области информационных технологий численностью до 500 сотрудников. С ростом бизнеса возникла необходимость оптимизировать HR-процессы для повышения эффективности, сокращения затрат и улучшения опыта сотрудников.

До начала проекта автоматизации HR-процессы компании были во многом ручными, что приводило к различным проблемам, которые мы обнаружили на этапе аудита:
- Среднее время на закрытие вакансий составляло 60 дней.
- Уровень текучести кадров достигал 30% за год.
- HR-департамент имел проблемы с доступом к информации о сотрудниках и их производительности

Мы предложили компании проект автоматизации HR-процессов. 

В ходе работ мы провели несколько этапов:

Этап 1: Подготовка и анализ
- Провели глубинный анализ HR-процессов через опросы и интервью с HR-специалистами, менеджерами и руководителями отделов.
- Составили список основных потребностей и ожиданий заказчика от автоматизации.
- Определили ключевые функциональные требования для будущей системы.

Этап 2: Выбор технологий
- Оценили нескольких поставщиков HRIS, ATS и LMS.
- Провели тесты с несколькими решениями и выбрали лучший интегрированный пакет HR-технологий, который включал в себя совместную работу ATS, HRIS и LMS.
- Заключили контракт с поставщиком и начали планировать внедрение системы.

Этап 3: Внедрение автоматизации
- Настроили систему и провели ее интеграцию с существующими платформами для учета времени и зарплаты сотрудников.
- Провели обучающие семинары для всех HR-специалистов и руководителей по новой системе.
- Перевели компанию на автоматизированные процессы для управления подбором, адаптацией, обучением и производительностью сотрудников.

Результаты проекта спустя год после внедрения автоматизированной системы:

1. Снизилось время закрытия вакансий с 60 до 40 дней.
2. Снизилась текучесть персонала на 15%
3. Вся информация о сотрудниках и их производительности стала централизованной и доступной через единую платформу.
4. Внедрение аналитических инструментов позволило HR-департаменту отслеживать ключевые показатели, такие как текучесть кадров, уровень вовлеченности и успешность найма.