Анализ бизнес-процессов продаж и обслуживания

Услуга востребована, когда руководство компании планирует:

• увеличить существующие продажи;
• повысить управляемость и предсказуемость продаж;
• повысить эффективность работы с клиентской базой;
• зайти в новые рынки и регионы;
• повысить качество работы сотрудников отдела продаж.

Задачи анализа бизнес-процессов продаж и обслуживания

• Увидеть узкие места в организации работы отдела и ограничители роста продаж
• Оценить уровень качества процесса продаж. С точки зрения клиента и его удобства, и с точки зрения компании, ее стратегии и целей
• Выявить возможности по повышению производительности процессов, скорости обслуживания клиентов (может ли через тоже или даже меньшее количество сотрудников пройти большее количество сделок, клиентов)
• Выявить возможности для повышения информативности, управляемости и прозрачности процессов продаж.

Только на основе анализа сложившихся бизнес-процессов возможна оптимизация работы компании и ее бизнес-процессов , успешное достижение поставленных целей в рамках определенной стратегии.

Результат

- Описанные процессы по принципу «как есть» в виде схем с указанием узких мест и источников ограничений процессов продаж.

Схемы рисуются бизнес-аналитиком на основе интервьюирования сотрудников и наблюдения за рабочим процессом.

Схемы, как правило, содержат

• входы и выходы процесса, непосредственно порядок выполняемых действий
• исполнителей, ответственных
• связи и взаимодействия с другими процессами
• затраты времени на отдельные шаги, распределение времени на отдельные задачи
• описания особенностей и ограничений процессов, неэффективные, неоптимальные, дублирующиеся элементы.

Тщательно описанный и визуализированный процесс позволяет наиболее точно увидеть все мешающие, лишние, ограничивающие факторы и возможности наиболее оптимальной организации труда для повышения эффективности работы.

Для визуализации бизнес-процессов используются общепринятые нотации (языки описания): IDF0, EPC, BPMN, Процедура, Процесс.

Преимущества:

Опыт работы с бизнес-процессами с 2013 года. Работали с торговыми, производственными компаниями, с компаниями по оказанию услуг. 

Мы работали с такими бизнес-процессами как:

Продажи, дистрибьюция
Обслуживания
Управления персоналом
Закупок и снабжение
Производство
Логистика и склад
Управленческие процессы.

Основное преимущество работы с нами и наш главный ресурс - это квалифицированный и опытный персонал. Опыт в сфере продаж и управления продажами больше 10 лет. Специализированное обучение.

Опыт:

Торговая компания по продаже оконной и дверной техники, фурнитуры, автоматических входных систем и систем управления зданием.

Анализ бизнес-процессов компании. Аудит организационной структуры. Стратегическая, организационная сессия. 

1 – проведена стратегическая сессия по выработке целей бизнеса. 2 – полный аудит существующих бизнес-процессов. 3 - тактическая сессия с разработкой плана изменений. 
 
Для начала на стратегической сессии были сформулированы обновленные цели компании и стратегия.

Далее сформирована и проинструктирована рабочая группа из числа ключевых сотрудников компании для разработки и внедрения всех дальнейших изменений в компании для повышения ее эффективности и реализации разработанной стратегии.

После чего проведен полный аудит бизнес-процессов. Его цель – соотнести бизнес-процессы, разработанные в компании ранее с тем, что существует по факту, определить их актуальность и работоспособность.

Описана и визуализирована в схемах вся цепочка существующих бизнес-процессов: управление, продажи, закупки, доставка, обслуживание. Каждый процесс проанализирован, даны комментарии на соответствие целям компании и насколько каждый соответствует разработанным ранее. Существующие бизнес-процессы соотнесены с действующей организационной структурой. Сделан анализ организационной структуры и ее восприятие сотрудниками.

Выявлены особенности распределения функционала и нагрузки сотрудников, ограничивающие эффективность деятельности компании.

Сформирован план обучения и развития сотрудников.

В итоге работы на тактической сессии обсуждены выводы анализа бизнес-процессов «как есть» и организационной структуры, предоставленные рекомендации по приведению бизнес-процессов в соответствие с целями компании и поддержания их работоспособности, более оптимальное распределение функционала. Обновлена организационная структура компании.

После чего проведена организационная сессия для того, чтобы проектная группа, созданная для реализации организационных изменений, каскадировала стратегические цели и разработала дорожную карту для достижения целей компании.

Результатом проекта является данные анализа и организационной структуры, показывающие ограничивающие факторы для развития. Обновленные цели и стратегия компании. На основании аналитики разработанная дорожная карта внедрения необходимых компании изменений. Обновленная организационная структура и более оптимально распределенный функционал.

«Молодец» — компания по производству хлебцев. 

Сделано:

Визуализация и анализ бизнес-процессов отдела продаж.

Описание функционала сотрудников.

Составление схемы потока данных между структурными подразделениями компании.

Описание и анализ существующих бизнес-процессов – это первые неотъемлемые шаги к поиску решений и изменению процессов таким образом, чтобы они были настроены на достижение целей компании, были более скоростными, простыми и эффективными. Для отдела продаж это, пожалуй, критически важно.
 
Перед нами были поставлены следующие задачи:
  
- Диагностика существующих бизнес-процессов по работе с заявками Коммерческой службы, особенностей системы коммуникаций внутри указанных подразделений и между ними, описание существующего распределения функционала на предмет соответствия целям и задачам Компании.

- Описание и анализ процесса согласования договоров.

- Разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов, по распределению функциональных обязанностей между сотрудниками компании и повышения эффективности взаимодействия между сотрудниками подразделений.
В процессе сбора информации выполнено следующее:
 
 - описан функционал сотрудников 

• Коммерческой службы, 

• Финансовой службы,

• Юридической службы.

- описано 8 бизнес-процессов Коммерческой службы по принципу «как есть».

- составлена схема потока данных между Коммерческой, Финансовой, Юридической службами, Бухгалтерией.

Всего проинтервьюировано 18 сотрудников указанных подразделений.

Кроме блок-схем бизнес-процессов и потоков данных, Заказчику подготовлена аналитическая записка с результатами наблюдений, выводами, рекомендациями.

Эта информация Компании необходима для реализации следующей цели – оптимизация и повышение результативности работы Коммерческой службы.

Таким образом, руководство Компании получило достаточно информации, чтобы точно видеть какую долю в работе каждого сотрудника службы занимает тот или иной процесс, обязанность, функция, в чем именно заключается процесс в настоящее время. Также варианты перераспределения функционала для повышения общей эффективности и экономии времени. Достаточно информативна оказалась карта потока информации для оптимизации потока данных. 

В итоге анализа описанных процессов, руководством компании был разработан ряд решений, в частности о перераспределении обязанностей и зон ответственности как внутри самой Коммерческой службы, так и между смежными подразделениями с учетом стратегических целей компании.

И ряд других проектов.

Ресурсы:

Наши специалисты владеют следующими нотациями:

IDF0, EPC, BPMN, Процедура, Процесс. В работе с бизнес-процессами используем технологии Бережливого производства и 6 sigm.