Аудит кадровых документов

«У нас в кадрах всё нормально».

Эту фразу я чаще всего слышу за неделю‑две до проверки ГИТ или налоговой.

А потом начинается марафон «срочно всё переделать вчера».

Я — Ольга Заворохина, практикующий кадровый консультант с опытом более 20 лет.

Помогаю собственникам и руководителям превращать кадровый хаос в порядок, который защищает бизнес и экономит деньги. Один из ключевых инструментов — аудит кадровых документов.

---

Зачем вам аудит кадровых документов, если «штрафов ещё не было»

Проблема кадрового учёта в том, что он не «болит»… пока не придёт проверка или конфликтный сотрудник.

Но именно кадровые документы:

• защищают вас в трудовых спорах;

• уменьшают риски штрафов от ГИТ и других органов;

• влияют на налоги и фонд оплаты труда;

• показывают реальную картину: кто у вас работает, на каких условиях и за какие деньги.

Без системного кадрового учёта бизнес напоминает дом на песке: он может выглядеть солидно, но рушится от первого серьёзного «ветра» — проверки, иска, жалобы.

Что показывает аудит кадровых документов на практике?

За годы консультирования я вижу одни и те же типичные ошибки:

• Трудовые договоры «по шаблону из интернета» — не учитывают специфику бизнеса, не защищают от реальных рисков.

• Должностные инструкции формальные или отсутствуют — сложно доказать обязанности сотрудника в споре.

• Локальные акты устарели или не доведены до сотрудников под подпись — формально их нет.

• Неверно оформлены приём, переводы, совместительство, дистанционный формат — прямой путь к штрафам и спорам.

• Табели учёта рабочего времени ведутся «для галочки» или не ведутся вообще.

• Документы хранятся «как придётся» — найти нужное за 10 минут перед проверкой нереально.

Каждый такой «мелкий недочёт» при проверке превращается в деньги — ВАШИ.

---

Что даёт грамотный аудит?

Аудит кадровых документов — это не просто «проверка на ошибки».

Это диагностика системы и понятный план, как из хаоса сделать управляемый, законный и безопасный процесс.

В результате аудита вы:

1. Получаете чёткую картину «как есть»

Понимаете, какие риски уже есть, какие документы отсутствуют, что оформлено неверно.

2. Видите реальные риски в деньгах

Я перевожу нарушения из языка «может быть штраф» в язык цифр: сколько это может стоить бизнесу — в штрафах, доначислениях и судах.

3. Получаете план исправления

Не просто «у вас всё плохо», а по шагам:

• что нужно сделать срочно;

• что можно доработать в плановом режиме;

• что стоит пересмотреть стратегически (структура, система оплаты, документы).

4. Устраняете «слабые места» до того, как их найдут проверяющие

Это как профилактика у врача: дешевле и спокойнее, чем «лечить по скорой».

5. Создаёте основу для роста

Нормальные, прозрачные, законные HR‑процессы — это база для масштабирования бизнеса, а не тормоз.

---

Как проходит аудит кадровых документов со мной?

Формат может быть очным или дистанционным, но логика всегда одна:

1. Сбор информации

Запрашиваю пакет кадровых документов и коротко уточняю особенности вашего бизнеса: численность, формат работы (офис/удалёнка/смены), есть ли филиалы и т.д.

2. Анализ документов

Проверяю:

• трудовые договоры и допсоглашения;

• приказы, личные карточки, табели;

• локальные нормативные акты;

• оформление графиков, отпуска, приёма/увольнения, перевода;

• оформление особых категорий работников (совместители, дистанционные, несовершеннолетние, иностранцы и т.п.).

3. Отчёт и разбор

Подготавливаю понятный отчёт: где нарушения, где риски, где просто бардак в процессах. И главное — что с этим делать.

4. Рекомендации и план действий

Формирую приоритетный план:

• что исправить немедленно;

• что внедрить в течение 1–3 месяцев;

• какие процессы стоит перепроектировать.

По вашему запросу могу не только «указать на ошибки», но и помочь с внедрением: подготовить и разработать корректные документы, шаблоны.

---

Кому особенно нужен аудит кадровых документов?

• Собственникам и директорам, у кого:

• бизнес вырос, а кадровый учёт остался «как в начале»;

• часто меняется персонал;

• есть удалённые, сменные, проектные форматы работы;

• планируется проверка или уже был «звоночек» от сотрудников / инспекций.

• Руководителям, которые:

• чувствуют, что «в кадрах не всё под контролем»;

• не уверены, что кадровик делает всё правильно;

• хотят снизить личные риски и риски компании.

---

Что вы получаете в итоге?

• Понимание, где вы находитесь сейчас — без иллюзий.

• Защиту от штрафов и трудовых споров, насколько это возможно документами.

• Структуру и порядок вместо хаотичного «у нас где-то это было».

• Конкретный, реалистичный план, как навести порядок без остановки бизнеса.

Если вам важно не просто «отчитаться по кадрам», а выстроить систему, которая защищает бизнес и помогает расти — аудит кадровых документов станет отправной точкой.

Записывайтесь на бесплатную 30-ти минутную консультацию, и вы поймете, с чего начать: какие документы «горят» прямо сейчас, где ваши главные риски и как безопасно вывести кадровый учёт в порядок.

С уважением, Заворохина Ольга

«Трудовое право и бизнес»