"Деловая переписка всех видов" Тренинг для B2B-компаний

Какие проблемы решает этот тренинг?

1. Легкость и дешевизна отправки e-mail и сообщений в мессенджерах привела к тому, что B2B-компании все больше и все чаще переписываются, но при этом скорость решения тех или иных их задач такими способами - зачастую не ускоряется, а наоборот - ЗАМЕДЛЯЕТСЯ. 

2. Деловые документы в переписке иногда не соответствуют: Название темы - Содержанию письма

3. Переписка нередко начинается с одной темы, а продолжается и заканчивается СОВСЕМ ДРУГОЙ ИЛИ ДАЖЕ ДРУГИМИ ТЕМАМИ. Особенно, если ведется долго и с привлечением большого числа причастных и совсем непричастных лиц… 

В длинной «портянке» e-mail-обсуждения сложно найти даже сам момент перехода от обсуждения одной темы – к другой…

4. Часть деловых писем рассылается массово, всем сотрудникам или всем контрагентам и поэтому рискует попасть в «спам» или сразу в «корзину». Т.е. получатель про них может даже не узнать, а отправитель – НЕ ДОЖДАТЬСЯ НУЖНОЙ ЕМУ РЕАКЦИИ на отправленное сообщение. 

5. Способность электронной почты парой кликов добавить кого-то одного или «всех» в копию и в скрытую копию письма, приводит к тому, что мы ежедневно получаем сотни писем и сообщений, некоторые из которых даже не успеваем открыть и прочитать. И поэтому тоже АВТОР ПИСЬМА МОЖЕТ ВООБЩЕ НЕ ПОЛУЧИТЬ ОТВЕТА И/ИЛИ НУЖНОГО ЕМУ ДЕЙСТВИЯ.

6. Отправители e-mail нередко злоупотребляют опциями отправки «Высокий приоритет», «Подтвердить получение письма адресатом» и фразами: «СРОЧНО!!!», «Важно!!!» и аналогичными. Особенно удивительно – в отношении внешних контрагентов. 

Если получатель осознает, что на самом деле никакой срочности и важности в письме для него нет, он вообще ПЕРЕСТАЕТ РЕАГИРОВАТЬ на подобные «крики» и на этого отправителя.

7. Масса проблем наблюдается и в теле письма:

• Бывает, что используется нечитаемая кодировка текста, в частности – с бесплатных почтовых сервисов
• Часто нет персонализации – кому именно оно адресовано
• Нет элементарных «Правил хорошего тона»: поздороваться, попрощаться, сослаться на предысторию этого письма, на источники исходных данных (протоколы, коммерческие предложения, зарегистрированную письменную корреспонденцию, на гарантийные письма, претензии, рекламации и т.п.) …
• Нет подписи и других контактов отправителя (иногда вопрос проще и быстрее решить голосом, по телефону, но отправители «прячутся» лишь за адресом эл.почты)
• Вложения в письмо вкладываются в само тело письма, а не «скрепкой». Иногда это приводит к сложностям с извлечением и просмотром вложений
• Файлы-вложения иногда присылаются в экзотических компьютерных форматах. Лучше использовать для отправки все-таки самые распространенные офисные и графические форматы (pdf, doc, xls, ppt, jpg, png и т.п.)
• Вложения в письма иногда имеют гигантские объемы (десятки МБайт), их могут «не пропускать» корпоративные ИТ-системы, настроенные на ограничения траффика в объеме не более 5 Мбайт.
• Нет пояснений, какое вложение – к чему относится
• Встречаются смешные или непонятные названия файлов у вложений. И даже – компрометирующие…
• Немало в переписке «утекает» и конфиденциальной, и коммерческой информации…
• В письмах встречаются гиперссылки на другие источники в интернете, на файлообменники. Опять-таки некоторые корпоративные ИТ-системы отфильтровывают такие письма, воспринимая их как потенциальные угрозы и вирусы.

Все это ПРИВОДИТ К ПОТЕРЕ КАЧЕСТВА КОММУНИКАЦИИ В E-MAIL-ПЕРЕПИСКЕ

8. Смыслы: это еще одна распространенная проблема в письменных коммуникациях. Иногда читаешь какие-то сообщения и совсем не понимаешь ни логики, ни желаний отправителя, ни его аргументов. ОСОБЕННО ТРУДНО ПОНИМАТЬ ТЕКСТЫ, написанные «канцеляризмами», общими словами, витиеватыми фразами, сложными оборотами, спецтерминами из бухгалтерии, из юриспруденции, из отраслевого жаргона… 

Именно поэтому ТАК МНОГО РАЗНОГЛАСИЙ И СРЫВОВ СДЕЛОК между продавцами и покупателями, а также их коллег, тех, кто по роду деятельности участвует в согласовании сделок и в разрешении каких-то конфликтных ситуаций…

9. Перевод текущей в общем-то письменной работы с контрагентами - В КОНФЛИКТНУЮ ПЛОСКОСТЬ И В СУДЕБНЫЕ РАЗБИРАТЕЛЬСТВА. Нужно понимать, что суды – это крайняя мера по разрешению конфликтов и до них лучше вообще не доводить. 

Хотя бы потому, что это долго, дорого, без 100%-ных гарантий достижения ваших целей.

10. Отдельно рассмотрим переписку в мессенджерах. Они еще доступнее, чем эл.почта. Еще проще отправка сообщений, и личных, и в чатах, и в каналах… Именно поэтому они тоже влекут за собой массу ошибок в коммуникациях. 

Те же голосовые и видеосообщения, отправленные без согласия получателя, чаще всего являются ГРУБЫМ НАРУШЕНИЕМ современных «Правил хорошего тона»

На данном тренинге мы как раз проработаем эти и другие аспекты и добьемся того, что деловая переписка станет короче, быстрее, но при этом – эффективнее и надежнее!

В чем особенность данного предложения для решения поставленных задач?

• Изучим современные правила деловой переписки и классические модели понятного письменного изложения своих мыслей
• Рассмотрим структуру всех самых распространенных документов:
• Информационных писем, уведомлений
• Гарантийных писем
• Претензий и рекламаций
• Ответов на претензии
• Коммерческих предложений
• Заострим внимание над различиями при переписке в почте и в мессенджерах
• Выполним «Работу над ашипками»
• Попрактикуемся в написании каждого вида документов, применяемых учащимися в повседневной деятельности.

Разберем восприятие каждого документа получателем, повысим перспективы получения реакции, нужной отправителю!

Кому подходит тренинг?

Сфера: B2B, B2G, FMCG

Состав учащихся: может быть смешанным, из разных подразделений одной компании. Но эффективнее, когда заниматься будут отдельно:

• продавцы,
• бухгалтеры,
• юристы,
• логисты,
• производственники,
• закупщики,

и т.п.

Какую пользу получит заказчик тренинга, какой результат?

1.  Снижение времени на переписку вообще. А также затрат на почтовые сервера, дисковое пространство, бэкапы, на администрирование, на поиск нужной информации в уже состоявшейся переписке.
2.  Сокращение конфликтов и стрессов, «подковерных игр», возникающих из-за непониманий и кривотолков в письменной переписке
3.  Сокращение загрузки юридического департамента (за счет решения большинства проблем в досудебном порядке. Меньше разбирательств, меньше «общения» с исполнителями судебных решений)
4.  Укрепление отношений с клиентами, с поставщиками, вообще с внешними контрагентами
5.  А также – с коллегами, с руководством, с подчиненными
6.  Повышение производительности труда и экономики предприятия в целом. Больше продаж!
7.  Укрепление профессиональной репутации компании в глазах ее клиентов
8.  Меньше отвлечений на ненужную информацию и чаты в мессенджерах (на мемы, открыточки, юмор, на посты на посторонние темы)

Программа:

1.  Логика B2B-бизнеса: что писать клиентам?
2.  40 ценностей клиентов в B2B, которые они ожидают от вас и за которые они готовы будут платить быстрее и дороже
3.  Почему даже в мелочах (в текстах без ошибок) нужно демонстрировать клиентам, что вы - их лучший выбор!
4.  Почему стоит к каждому (даже к нерентабельному) клиенту относиться, как к самому перспективному. Как это определить? Методология «BANT»
5.  Почему клиенты хотели бы общаться с компанией в режиме «одного окна»? 
6.  2 способа B2B-продаж. Какой из них более управляемый и прибыльный? 
7.  Выявление потребностей клиентов и предотвращение возражений, претензий, отказов, отсрочек, судебных разбирательств
8.  Авторская методология «Гантелька» для продаж ваших услуг без торгов по цене
9.  Эволюция и перспективы коммуникаций
10.  Истинное назначение коммуникаций
11.  Разница и эффективность в восприятии информации во всех видах коммуникаций
12.  Настоящее назначение коммуникаций
13.  Какую пользу ожидает клиент от переписки с вами (подсказка: не только низкую цену)
14.  Хорошие признаки для вас в переписке
15.  Стили переписки. Дословные формулировки
16.  Ошибки в переписке (27+)
17.  Отличия в переписке в мессенджерах и в почте: как правильно писать там и там
18.  Особенности поведения и общения в чатах и в тематических группах соцсетей
19.  Формулировка смыслов в переписке, чтобы всем всё было понятно и "без воды". «Пирамида Минто»
20.  Логика составления отдельных видов писем: информационных, уточняющих, гарантийных, КП, претензий, ответов на претензии и т.п.
21.  Современный этикет в переписке
22.  Понятие «Воронки продаж», как она применима к переписке

Опыт:

Тренинг "Деловая переписка" в Ижевске, для транспортно-логистической компании "Автолайф18". Отзывы участников:

Тренинг по деловой переписке в банке "Открытие", г. Ульяновск

Мои заказчики после обучения отмечали, что их работа - стала легче и продуктивнее!

Отзыв от компании "Finion" (Москва), которая продает в переписке в мессенджерах очень сложные и дорогостоящие услуги для тех, кто уезжает за рубеж на постоянное место жительства

Тренинг может быть проведен в оффлайн и в онлайн-формате.

В любом городе и в любой день (нет доплат за работу в выходные и в праздничные дни).

Обращайтесь! 

Буду рад сотрудничеству с Вами!

Ваш помощник, 

Владимир Хмелев

31.10.2023