Бизнес-процесс подбора персонала

Подбор персонала

11144

28 марта 2019

ТОП-30

Ольга Григорьева

ТОП-30

Рекрутер, карьерный консультант
Автор 4 публикаций

Найм персонала - очень важный, но рутинный процесс, существующий в любой организации. Если он не формализован, нет четкого распределения ответственности на каждом этапе, не определены основные требования и к процессу и к результату, то это чревато неизбежными ошибками в найме, потерей времени руководителей подразделений, усложнению коммуникации внутри компании, конфликтам, формированию негативного имиджа компании как работодателя на рынке труда.

Этот документ делался для клиента после аудита процесса подбора, который как раз столкнулся с проблемой неэффективного найма - сложно было привлекать кандидатов, отсутствовало слаженное взаимодействие между участниками процесса подбора, кандидатам на разных этапах транслировалась разная информация. Репутация компании на рынке труда была невысока.

Бизнес-процесс подбора персонала

Этап	Описание этапа/Возможные проблемы при плохо организованном процессе	Результат этапа	Кто отвечает/принимает решение	Регламентирующий документ/Документооборот
Описание вакансии	Ключевой этап. При неправильном определении потребности, все последующие мероприятия теряют смысл	Ответы на вопросы: Зачем ищем (какие задачи будет решать сотрудник)? Кого ищем (какими ЗУН должен обладать кандидат)? Однозначное понимание у всех участников процесса	Например, Hr-менеджер отвечает за организацию и оформление, руководители подразделения за содержательную часть	Должностная инструкция Заявка на подбор
Открытие вакансии (актуализация)	В какой момент вакансия считается открытой? Достаточно ли устного распоряжения или нужно письменное подтверждение? Кто дает это распоряжение?	Запускается процесс поиска и отбора кандидатов на вакансию	Кто и в какой момент принимает решение об открытии вакансии? Инициирует руководитель соответствующего подразделения, утверждает генеральный директор по каждой вакансии Создается план подбора на период (год, полгода) и определяется бюджет, утверждается, далее руководитель подразделения действует по согласованному плану в рабочем режиме	План подбора (если по 2 варианту)
Передача вакансии в работу hr-менеджеру	hr-менеджеру подается заявка на подбор, утвержденная ЛПР	hr-менеджер имеет четкое представление о самой вакансии и желательных сроках ее закрытия	Руководитель подразделения	Электронное письмо, утверждение заявки в БД и пр.
Выбор стратегии поиска	Стратегия поиска может быть различной в зависимости от вакансии: - размещение вакансии на работных сайтах и сбор откликов - самостоятельный поиск и отбор резюме на сайтах - размещение вакансии в кадровом агентстве - поиск по рекомендациям - поиск через соц.сети И пр. Правильный выбор стратегии поиска во многом определяет успех подбора. Например, на типовые вакансии достаточно разместить объявление, чтобы получить релевантный поток кандидатов. А при поиске редкого и/или уникального специалиста, часто необходимо привлекать агентства и/или использовать иные методы	Размещение вакансии в интернете Подача заявки в кадровое агентство и т.д.	Hr-менеджер и руководитель подразделения (при необходимости)
Формирование бюджета на подбор	В зависимости от стратегии	Известен бюджет	Если утверждён план подбора и бюджет на год, то участники процесса действуют в соответствии с ним. Если нет – кто принимает решение по бюджету каждой конкретной вакансии? Руководитель подразделения? Генеральный директор?	Достаточно ли электронного письма?
Организация поиска	Размещение вакансии на сайтах Отправка заявки в КА Оповещение сотрудников о поиске (в случае поиска по рекомендациям) и т.п.	Организован входящий поток резюме	Hr-менеджер	База данных кандидатов/специализированная CRM
Первичный отбор резюме	Должно быть четкое понимание: Какие обязательные моменты должны быть в резюме Какие резюме однозначно не подходят В каком случае нужно обсудить резюме с руководителем	Принятие решения о проведении телефонного интервью	Hr-менеджер. В некоторых случаях – с привлечением руководителя подразделения	База данных кандидатов/специализированная CRM
Телефонное интервью	скрипт телефонного интервью: -на какие вопросы хотим получить ответы и какие? Т.е. кого отсеиваем - какую информацию предоставляем о компании - как отказываем кандидату по результатам ТИ	Первичный отбор кандидатов	Hr-менеджер	Скрипт телефонного интервью.
Организация собеседования	- сколько всего этапов собеседований (например, первичное – с Hr-менеджером, который оценивает корпоративные компетенции, отсеивая кандидатов, которые не впишутся по личностным характеристикам, повторное – с рук. подразделения, третье – с ГД. Или одно собеседование сразу со всеми заинтересованными лицами)	Назначена дата собеседования и способ (очное, по скайпу и тп.) Согласовано со всеми участниками (получены подтверждения)	Hr-менеджер	Электронная почта, база и пр?
Проведение собеседования	Выбор формата собеседования и дополнительных инструментов оценки (тесты, кейсы). Все кандидаты должны собеседоваться одинаково для получения сопоставимых результатов.	Заключение по результатам собеседования (лист оценки, результаты тестов и кейсов)		Тесты Кейсы Лист оценки
Презентация компании кандидату	Выделяю этот пункт отдельно, т.к. он очень важен. Как компания описывается в публикуемых вакансиях? Что говорят сотрудники кандидатам о компании. И что транслируют невербально.	Компания «продана» кандидату, он мотивирован на работу именно в вашей компании	Все, кто контактирует с кандидатом	Может быть визуальная презентация
Оценка кандидата по результатам собеседования и дополнительных испытаний (напр. Тестов, кейсов)	Идеальных кандидатов не существует. Поэтому должно быть четкое понимание, согласованное со всеми ЛПР, какие требования к кандидату являются обязательными, а какие желательными.	Анализ результатов собеседования. Принятие решения по кандидату – отказ, дополнительное собеседование, предложение о работе	Кто принимает окончательное решение?	Заключение по кандидату
Обратная связь кандидату	Кандидат на каждом этапе своего контакта с компанией должен понимать, что происходит – когда следующий этап, когда будет принято решение и т.п. Недопустимо держать его в неведении. Это важно, т.к. формирует имидж компании на рынке труда. Очень важно, чтобы все коммуникации с кандидатом проходили через Hr-менеджера.	Кандидат оповещен о результатах, следующих этапах и сроках	Hr-менеджер	Шаблон письма о приглашении на собеседование Шаблон отказа по результатам собеседования
Проверка рекомендаций	Мега-важный этап, который часто пропускают. Позволяет получить массу дополнительной информации.	Получена информация от 2-3 предыдущих работодателей кандидата	Hr-менеджер	Шаблон проверки рекомендаций (перечень вопросов) Заключение по результатам проверки
Принятие решения о приеме на работу		Решение принято, доведено до Hr-менеджера	Кто принимает окончательное решение?
Формулирование предложения о приеме на работу	Оффер должен быть стандартизирован и включать в себя: -должность, оклад, соц.пакет (если есть) Перечень задач (это может быть блок из должностной инструкции) -ожидаемые результаты Форма найма (штат, договор). Условия прохождения испытательного срока -наличие/отсутствие командировок Информацию по иным значимым на данной позиции вопросам -желаемая дата выхода на работу.	Текст предложения в письменном виде на бланке компании с подписью руководителя	Hr-менеджер аккумулирует всю информацию и утверждает у ЛПР	Бланк предложения кандидату
Предложение кандидату, получение ответа	При получении положительного ответа, кандидату должен быть отправлен перечень документов, которые необходимо принести с собой в первый день работы (или отправить их по почте заранее) Если оформление по договору – отправить текст договора на согласование	Предложение отправлено по электронной почте, получена информация о сроке принятия решения кандидатом.	Hr-менеджер	Перечень документов, необходимых для оформления в штат Шаблон трудового договора Шаблон договора подряда
Подготовка рабочего места	Что требуется новому сотруднику для включения в работу с первого же дня? -стол-стул-компьютер -настройка электронной почты -установка необходимых программ - подключение к базе И т.п.		Кто конкретно отвечает за каждый элемент подготовки? Hr-менеджер организует этот процесс и контролирует	Чек-лист подготовки рабочего места со сроками и ответственными
Оформление сотрудника в штат		Оформлены все необходимые документы, изданы соответствующие приказы	Hr-менеджер/сотрудник отдела кадров/бухгалтер	Перечень документов, необходимых для оформления Штатное расписание Трудовой договор Локальные нормативные акты
Адаптация нового сотрудника	Мега-важный этап. Из-за плохой адаптации сотрудник может быстро покинуть компании или не включиться в работу должным образом	Утвержденная программа адаптации	Hr-менеджер как куратор и организатор процесса	Шаблон программы адаптации Перечень обязательных мероприятий
Дополнительно и важно. Система коммуникации всех участников процесса подбора, отслеживания всех этапов, база данных резюме	У hr-менеджера должен быть инструмент CRM, позволяющий: Аккумулировать резюме Планировать текущие действия по кандидату Отслеживать, на каком этапе находится каждый кандидат Фиксировать обратную связь от ЛПР Контролировать предоставление обратной связи кандидатам И т.п. Это может быть 1С или любой иной специализированный софт

11144

Ольга, спасибо за ваш материал!
Четкость и отлаженность в бизнес-процессах помогает нам экономить ресурсы и получать более качественный результат. Спасибо, что поделились своим опытом.

16 апреля 2019 17:420