Положение об адаптации новых сотрудников

Предлагаю для ознакомления и/ или применения в вашей компании внутренний нормативный документ – Положение об адаптации новых сотрудников, разработанный мной в период работы руководителем учебного центра производственно-торговой компании (профиль компании – собственное производство строительных материалов и оптовая торговля произведенной продукцией через дилерскую сеть). 

В связи с тем, что процесс адаптации новых сотрудников включает в себя процессы обучения и оценки, затрагивающие достаточно большой круг вопросов и участников, является комплексным и многодокументальным, не представляется возможным привести шаблоны приложений к данному положению и других положений, на которые есть ссылки в тексте.

Положение об адаптации новых сотрудников положительно себя зарекомендовало в течение нескольких лет, сделав процессы в ходе испытательного срока прозрачными и понятными. Положение может быть применено в любых компаниях коммерческого сектора. 
 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «ХХ»

__________________Ф.И.О.

«____»____________2020 г.

Положение об адаптации новых сотрудников компании «ХХ» 

Оглавление

I. Общие положения

II. Организационные мероприятия по выходу нового сотрудника

III. Вводное обучение новых сотрудников в учебном центре в период испытательного срока

IV. Оценка по итогам вводного обучения в учебном центре

V. Обучение нового сотрудника на рабочем месте в период испытательного срока (профессиональная адаптация)

VI. Предоставление обратной связи новым сотрудником в ходе адаптации

VII. Оценка прохождения испытательного срока новых сотрудников

I. Общие положения

1. Положение об адаптации новых сотрудников (далее по тексту – положение) компании «ХХ» (далее по тексту – компания) предназначено для управления процессом адаптации новых сотрудников во всех структурных подразделениях компании в течение испытательного срока.

2. Процесс адаптации новых сотрудников направлен на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, уменьшение дискомфорта первых дней работы, формирование позитивного образа компании, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

3. Требования положения должны знать и использовать в своей работе:

- руководители подразделений;

- сотрудники компании, назначаемые наставниками новых сотрудников;

- сотрудники отдела по работе с персоналом;

- сотрудники учебного центра.

4. Процесс адаптации новых сотрудников состоит из следующих этапов:

4.1. Организационные мероприятия по выходу нового сотрудника. Проводятся в период начиная от 3 дней до выхода нового сотрудника.

4.2. Вводное обучение в учебном центре компании. Продолжительность от 2 рабочих дней до 5 рабочих дней (в зависимости от категории должности сотрудника). 5 рабочих дней обучаются руководители подразделений, сотрудники коммерческого департамента и департамента маркетинга.

4.3. Оценка по итогам вводного обучения в учебном центре. Проводится в последний день обучения в учебном центре.

4.4. Обучение нового сотрудника на рабочем месте в период испытательного срока. Продолжается в течение испытательного срока и является основой профессиональной адаптации нового сотрудника.

4.5. Предоставление обратной связи новым сотрудником в ходе адаптации.

4.6. Промежуточная оценка нового сотрудника. Проводится по итогам 1 месяца испытательного срока, не является обязательной.

4.7. Оценка прохождения испытательного срока. Проводится не менее чем за 5 рабочих дней до окончания испытательного срока. По ее итогам принимается решение о прохождении сотрудником испытательного срока.

5. Владельцем бизнес-процесса адаптации новых сотрудников является руководитель учебного центра.

II. Организационные мероприятия по выходу нового сотрудника

1. Организационные мероприятия по выходу нового сотрудника включают в себя координацию действий структурных подразделений – участников процесса выхода нового сотрудника.

2. После размещения заявки на подбор нового сотрудника на внутреннем корпоративном портале информация поступает в подразделения, отвечающие за следующие подпроцессы: отдел персонала (подбор и кадровое оформление нового сотрудника), АХО (административно-хозяйственный отдел) (пропуск, оборудование, фото, подключение корпоративных систем), отдел организационного развития (доступ к ролям в корпоративных системах), отдел делопроизводства (размещение карточки сотрудника на внутреннем корпоративном портале, информирование о выдаче логинов и паролей для работы в корпоративных системах), учебный центр (организация и проведение процесса адаптации).

3. За 1 день до выхода нового сотрудника ведущий менеджер по обучению:

3.1. передает заявку о резервировании помещений для обучения офис-менеджеру;

3.2. размещает на корпоративном портале заявку в АХО на транспортные услуги (для ознакомительной поездки на производство);

3.3. информирует отдел персонала производственного подразделения по вопросам организации ознакомительной поездки на производство;

3.4. согласует с продукт-менеджером департамента маркетинга дату проведения обучения по продукту и мастер-класса.

4. Руководитель регионального департамента не менее чем за 5 дней до приезда регионального сотрудника в московский офис подает в отдел делопроизводства заявку на приобретение билетов и бронирование гостиницы для региональных сотрудников.

5. Контроль выполнения мероприятий по выходу нового сотрудника возлагается на непосредственного руководителя сотрудника.

III. Вводное обучение новых сотрудников в учебном центре в период испытательного срока

1. В целях проверки соответствия знаний и навыков поручаемой работе сотрудник и работодатель при заключении трудового договора обговаривают испытательный срок сотрудника. Условие об испытании указывается в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что сотрудник принят без испытания.

2. В период испытания на сотрудника распространяются положения Трудового кодекса РФ, законов, иных нормативных правовых актов, внутренних нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

3. Испытание при приеме на работу не устанавливается для:

- лиц, поступающих на работу по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законом;

- беременных женщин;

- лиц, не достигших возраста восемнадцати лет;

- лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования и впервые поступающих на работу по полученной специальности;

- лиц, избранных (выбранных) на выборную должность на оплачиваемую работу;

- лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями.

4. Срок испытания сотрудника не может превышать трех месяцев, а для коммерческого директора, директора департамента маркетинга, главного бухгалтера - шести месяцев.

5. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности сотрудника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

6. Вводное обучение новых сотрудников в учебном центре в период испытательного срока состоит из:

6.1. ориентационного курса, в т.ч. экскурсии на производство;

6.2. обучения функциональным обязанностям по должности (для сотрудников коммерческой службы);

6.3. обучения работе с корпоративными системами;

6.4. обучения по продукту.

7. Для новых сотрудников в период испытательного срока составляется Карта прохождения испытательного срока, в которую входят следующие документы:

7.1. Общая информация о новом сотруднике. Заполняет менеджер по персоналу и ведущий менеджер по обучению за 3 дня до выхода нового сотрудника (Приложение 1 форма 1);

7.2. План обучения в учебном центре. Составляет ведущий менеджер по обучению за 2 дня до начала вводного обучения (Приложение 1 форма 2);

7.3. План обучения на рабочем месте. Составляет наставник в первый день работы нового сотрудника (Приложение 1 форма 3);

7.4. План вхождения в должность. Составляет непосредственный руководитель или руководитель подразделения в первый день работы нового сотрудника (Приложение 1 форма 4);

7.5. Отношение к работе. Заполняет непосредственный руководитель или руководитель подразделения не менее чем за 7 дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 5);

7.6. Результаты выполнения оценочных заданий. Заполняет ведущий менеджер по обучению не менее чем за 5 дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 6);

7.7. Итоговый оценочный лист по должности. Заполняет ведущий менеджер по обучению не менее чем за 5 дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 7).

8. Менеджер по персоналу за 3 рабочих дней до выхода нового сотрудника:

8.1. отправляет в учебный центр письмо по электронной почте со следующей информацией:

- Ф.И. нового сотрудника;

- должность, подразделение;

- категория должности;

- конкретная дата выхода на работу.

8.2. заполняет общую информацию о новом сотруднике (Приложение 1 форма 1).

9. Ведущий менеджер по обучению за 2 рабочих дня до выхода нового сотрудника составляет план обучения в учебном центре в период испытательного срока, включая план вводного обучения (в зависимости от категории должности нового сотрудника на основании утвержденной матрицы обучения) (Приложение 1 форма 2), согласует его с непосредственным руководителем сотрудника и руководителем подразделения, в которое выходит сотрудник. В случае необходимости в план обучения вносятся изменения и дополнения.

10. Не менее чем за 1 день до выхода нового сотрудника ведущий менеджер по обучению рассылает согласованный план обучения в учебном центре наставникам и непосредственным руководителям нового сотрудника, а также руководителям заинтересованных подразделений.

11. Новые сотрудники обособленных подразделений (региональные сотрудники) проходят вводное обучение дистанционно (удаленно) посредством электронной системы. Руководящий состав обособленного регионального подразделения проходит вводное обучение очно (приезжают на обучение в московский офис).

Предпочтительный способ вводного обучения для сотрудников обособленных подразделений (региональных сотрудников) – присоединение к текущему обучению новых сотрудников в московском офисе. Если в настоящий момент в московском офисе нет очного обучения, то учебный центр и наставник организуют вводное обучение нового сотрудника совместно.

12. Ведущий менеджер по обучению при участии наставника составляет План вводного обучения сотрудника обособленного подразделения (Приложение 1 форма 2А).

13. Сроки вводного обучения в учебном центре для разных категорий должностей приведены в Приложении 2.

14. К обучению новых сотрудников в период испытательного срока могут привлекаться руководители и ключевые сотрудники других подразделений (согласно матрицы обучения внутренним стандартам работы – Приложение 3).

IV. Оценка по итогам вводного обучения в учебном центре

1. По итогам вводного обучения в учебном центре проводится оценка по итогам вводного обучения в виде электронного тестирования, целью которого является определение уровня усвоения сотрудником теоретических знаний.

2. Ведущий менеджер по обучению проводит электронное тестирование в последний день вводного обучения, фиксирует результаты в Плане вводного обучения в учебном центре (Приложение 1 форма 2), передает их наставнику и непосредственному руководителю нового сотрудника.

3. Результаты электронного тестирования по итогам вводного обучения в учебном центре не влияют на результаты прохождения испытательного срока.

V. Обучение нового сотрудника на рабочем месте в период испытательного срока (профессиональная адаптация)

1. Обучение нового сотрудника на рабочем месте в период испытательного срока (профессиональная адаптация) включает в себя:

- обучение на рабочем месте под руководством наставника;

- вхождение в должность под руководством непосредственного руководителя.

2. По окончании вводного обучения в учебном центре новый сотрудник приступает к своим непосредственным обязанностям и продолжает обучение на рабочем месте под руководством наставника на основании Плана обучения на рабочем месте (Приложение 1 форма 3). Учебный центр передает наставнику План вводного обучения в учебном центре с результатами тестирования по программе вводного обучения (Приложение 1 форма 2).

3. Назначение наставника осуществляет совместно отдел по работе с персоналом и непосредственный руководитель нового сотрудника. Непосредственный руководитель может сам выполнять функции наставника.

4. Непосредственный руководитель нового сотрудника в первый день его работы составляет План вхождения в должность (Приложение 1 форма 4), который включает в себя основные задачи, которые руководитель ставит перед новым сотрудником и которые способствуют освоению должностных обязанностей.

4.1. План должен содержать четко поставленные ключевые задачи на период испытательного срока. Поставленная задача должна соответствовать пяти основным требованиям:

абсолютная конкретность - указывает на то, что должно быть достигнуто;

количественное описание - как будет измеряться степень достижения результата;

осознанность, согласование - с задачей должны быть согласны и руководитель, и сотрудник;

реальность - реализуема ли задача, доступны ли ресурсы для ее достижения;

дата, ограниченность во времени - когда задача должна быть реализована.

4.2. План утверждается непосредственным руководителем (руководителем подразделения) и письменно согласовывается с сотрудником. Оригинал плана представляется в учебный центр, одна копия плана хранится у непосредственного руководителя (руководителя подразделения), вторая – у сотрудника.

5. План обучения на рабочем месте и План вхождения в должность могут быть совмещены в одном документе – Плане вхождения в должность (Приложение 1 форма 4).

6. Учебный центр оказывает помощь и содействие наставнику и непосредственному руководителю нового сотрудника в составлении Плана обучения на рабочем месте (Приложение 1 форма 3) и Плана вхождения в должность (Приложение 1 форма 4).

7. Наставник и непосредственный руководитель регулярно проводят контрольные встречи с новым сотрудником. Цель встреч – координирование работы новичка, определение сильных и слабых сторон в работе, фокусирование сотрудника на результат (компетенция «мышление в рамках результата»), обсуждение результатов выполнения поставленных задач.

8. Наставник и непосредственный руководитель письменно фиксируют результаты выполнения Плана обучения на рабочем месте (Приложение 1 форма 3) и Плана вхождения в должность (Приложение 1 форма 4) соответственно.

9. По окончании 1-ого месяца испытательного срока по решению непосредственного руководителя, руководителя подразделения, департамента по работе с персоналом может быть проведена промежуточная оценка нового сотрудника. По результатам промежуточной оценки План обучения в учебном центре (Приложение 1 форма 2), План обучения на рабочем месте (Приложение 1 форма 3) и План вхождения в должность (Приложение 1 форма 4) могут быть скорректированы. План вхождения в должность заново утверждается непосредственным руководителем (руководителем подразделения), письменно согласовывается с сотрудником и представляется в учебный центр.

VI. Предоставление обратной связи новым сотрудником в ходе адаптации

1. По окончании 1-ого месяца испытательного срока сотрудник заполняет анкету адаптации (Приложение 4) и передает заполненную анкету в отдел персонала. Анкета адаптации, помимо профессиональных, включает вопросы относительно личностной (психологической) и социальной адаптации нового сотрудника.

2. По окончании испытательного срока сотрудник заполняет итоговую анкету адаптации (Приложение 5).

3. Информация, полученная от новых сотрудников в качестве обратной связи, используется для совершенствования работы подразделений, участвующих в процессе адаптации новых сотрудников.

VII. Оценка прохождения испытательного срока новых сотрудников

1. Сотрудники учебного центра проводят все необходимые организационные мероприятия по проведению оценки прохождения испытательного срока в соответствии с Положением об оценке сотрудников.

2. Оценка прохождения испытательного срока проводится не менее чем за 5 рабочих дней до окончания испытательного срока (по приказу) с целью определения уровня соответствия нового сотрудника требованиям должности, принятия решения о прохождении сотрудником испытательного срока и продолжении работы в компании.

3. Критериями прохождения испытательного срока новых сотрудников являются следующие результаты:

- результаты обучения на рабочем месте;

- результаты выполнения ключевых задач;

- отношение к работе;

- результаты выполнения оценочных заданий во время оценочных мероприятий.

4. Новые сотрудники 4 и 3 категории должности успешно проходят испытательный срок при получении общего оценочного балла не ниже 3,5 (70%).

Руководители подразделений начиная с 2 категории должны получить по итогам прохождения испытательного срока не менее 4,2 баллов (84%).

Шкала соответствия среднего оценочного балла категориям должности приведена в Положении об оценке.

5. Результаты обучения на рабочем месте (Приложение 1 форма 3) и результаты выполнения ключевых задач из Плана вхождения в должность (Приложение 1 форма 4) подводятся наставником и непосредственным руководителем соответственно не позднее 7 дней до окончания испытательного срока. Отношение к работе (Приложение 1 форма 5) заполняет непосредственный руководитель или руководитель подразделения не позднее 7 дней до окончания испытательного срока.

6. Ведущий менеджер по обучению формирует пакет материалов для проведения оценочных мероприятий по итогам испытательного срока новых сотрудников:

6.1. общая информация о новом сотруднике (Приложение 1 форма 1);

6.2. план обучения в учебном центре с результатами (Приложение 1 форма 2);

6.3. план обучения на рабочем месте с результатами. Предоставляет наставник не менее чем за 7 рабочих дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 3);

6.4. план вхождения в должность с результатами. Предоставляет непосредственный руководитель или руководитель подразделения не менее чем за 7 рабочих дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 4);

6.5. отношение к работе. Заполняет непосредственный руководитель или руководитель подразделения не менее чем за 7 рабочих дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 5);

6.6. результаты выполнения оценочных заданий. Заполняет ведущий менеджер по обучению не менее чем за 5 дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 6);

6.7. итоговый оценочный лист по должности. Заполняет ведущий менеджер по обучению не менее чем за 5 дней до окончания испытательного срока (Приложение 1 форма 7).

7. Оценочные мероприятия по итогам испытательного срока новых сотрудников 4 и 3 категории проводятся ведущим менеджером по обучению с участием непосредственного руководителя и состоят из следующих разделов:

7.1. общая информация о компании (электронный тест);

7.2. теоретические знания по должности (письменный или электронный тест);

7.3. функциональные обязанности по должности (письменный или электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);

7.4. работа в корпоративных системах (практическое задание);

7.5. мотивационные коэффициенты/ КПЭ (электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем).

8. Оценка профессиональных навыков новых сотрудников 4 и 3 категории проводится оценочной комиссией.

9. Оценочные мероприятия по итогам испытательного срока новых сотрудников 2 и 1 категории проводятся специально созданной оценочной комиссией с участием генерального директора и состоят из следующих разделов:

9.1. общая информация о компании (электронный тест);

9.2. теоретические знания по должности (письменный или электронный тест);

9.3. функциональные обязанности по должности (письменный/ электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);

9.4. работа в корпоративных системах (практическое задание);

9.5. мотивационные коэффициенты (КПЭ) (электронный тест, собеседование с непосредственным руководителем);

9.6. профессиональные навыки (оценочное мероприятие с решением кейсов и практических заданий).

10. Результаты выполнения оценочных заданий оформляются в оценочных листах (Приложение 1форма 6).

11. При подведении общих итогов прохождения испытательного срока (Приложение 1 форма 7) основными результатами оценки являются: 1. результаты выполнения ключевых задач плана вхождения в должность, 2. отношение к работе, 3. результаты выполнения оценочных заданий по ключевым блокам.

Ключевыми блоками оценочных заданий (Приложение 1 форма 6) являются: 1. торговая политика (для сотрудников коммерческой службы и департамента маркетинга), 2. продукт (для сотрудников коммерческой службы и департамента маркетинга), 3. функциональные обязанности и/ или профессиональный тест на знание профессиональных обязанностей (для сотрудников всех подразделений).

12. Итоговый оценочный балл по каждому основному результату (Приложение 1 форма 7) не может быть ниже, чем нижний пороговый уровень среднего оценочного балла по категории должности (п.10 раздел II Положения об оценке).

13. Итоги прохождения испытательного срока и решение оценочной комиссии оформляются в итоговом оценочном листе по должности (Приложение 1 форма 7). Решение оценочной комиссии подписывается всеми членами комиссии.

В решении оценочной комиссии указываются: факт прохождения испытательного срока (прошел/ не прошел), продление испытательного срока (если применимо), дата повторной оценки (если применимо), темы оценочных мероприятий повторной оценки (если применимо), дата, с которой осуществляется выплата переменной части заработной платы (дата, следующая за датой окончания испытательного срока).

14. Итоги прохождения испытательного срока новыми сотрудниками передаются руководителю финансового отдела для начисления переменной части заработной платы до 7 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была проведена оценка.

15. В связи с тем, что новые сотрудники принимаются на работу с присвоением соответствующей категории должности, по результатам оценки прохождения испытательного срока новый сотрудник должен подтвердить присвоенную категорию. Если по итогам оценки оцениваемый сотрудник получает средний итоговый балл, соответствующий более высокой категории, он переводится на данную категорию. Если по итогам оценки оцениваемый сотрудник получает средний итоговый балл, соответствующий более низкой категории, текущая категория сотрудника понижается.

16. Итоги прохождения испытательного срока и решение оценочной комиссии о прохождении испытательного срока (Приложение 1 форма 7) представляются генеральному директору не менее чем за 4 дня до окончания испытательного срока по сотрудникам 4 и 3 категории – для ознакомления, 2 и 1 категории – для утверждения решения оценочной комиссии.

17. О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и намерении прекратить трудовые отношения сообщается сотруднику в письменной форме под роспись не позднее чем за 3 дня с указанием причин, послуживших основанием для признания сотрудника не выдержавшим испытание. После этого начинается процесс увольнения сотрудника по соответствующему основанию.

18. Решение руководства компании о непрохождении испытательного срока сотрудник имеет право обжаловать в судебном порядке.

19. Если в период испытательного срока сотрудник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

Разработка документа

Согласование документа

Ознакомление с документом