Начальник управления документационного обеспечения/административного управления

Кандидат с опытом работы на руководящих должностях более 6 лет в ФГУПах.
В подчинении было от 12 человек
Кандидат имеет очень хороший опыт и профессиональный уровень. Рекомендую для гос. сектора или в комерсам с семейными корпоративными ценностями. Не рвется быть звездой - хорошая рабочая "лошадка" (в самом лучшем понимании этого слова). Гибкая к изменениям. Мотивирую новые проекты.Трудолюбивая, инициативная
 

Декабрь 2016 —
настоящее время
4 года
Российская телевизионная и радиовещательная сеть (ФГУП),
филиал
Начальник отдела делопроизводства
• Непосредственное участие во внедрении систем электронного документооборота OpenText и 1:С Документооборот (далее – СЭД): описание бизнес-процессов, технических заданий, инструкций пользователей, автоматических маршрутов по видам документов, защищенных шаблонов документов и
т.д.).
• Обучение, консультация пользователей по работе с СЭД (функционал системного технолога с администраторскими правами).
• Организация делопроизводства предприятия «с нуля» (за период моей работы ВСЕ процессы делопроизводства на предприятии были автоматизированы, был осуществлён переход с «журнальной формы регистрации/учета» на современные автоматизированные системы документооборота (электронная регистрация, рассмотрение, исполнение, согласование, подписание, отправка
документов).
• Организация и контроль деятельности отдела со штатом 10 человек (делопроизводители, сотрудники архива, корректоры, водители-курьеры).
• Организация документооборота предприятия (учет, регистрация, согласование, контроль исполнения, хранение):
– регистрация входящей, исходящей, организационно-распорядительной документации;
– согласование всей исходящей и организационно-распорядительной документации (в том числе корректура и вычитка);
– доведение (рассылка) до адресатов и исполнителей документов;
– контроль исполнения документов и поручений первых лиц предприятия;
– отправка корреспонденции (курьерская и почтовая).
• Организация оперативного хранения документов и управления архивом бумажных документов (предприятие является источником комплектования государственного архива):
– ежегодное составление номенклатуры дел, описей дел постоянного срока хранения и документов по личному составу, паспорта архива, передача на хранение в государственный архив и проведение других необходимых мероприятий;
– прием и организация хранения документов структурных подразделений предприятия;
– выдача во временное пользование архивных документов;
– надлежащее уничтожение.
• Ведение делопроизводства с грифом «ДСП».
• Обучение работников предприятия правилам работы с документами и их оформления.
• Оптимизация и регламентация процессов документооборота (подготовка инструкций, регламентов,
правил по делопроизводству и архивному хранению документов).
• Разработка планов отдела и контроль их исполнения. Контроль исполнительской дисциплины работников отдела.
• Бюджетирование, работа с договорами, отчетность.
• Ведение внутренней и внешней деловой переписки.
• Протоколирование.
• Организация нотариальных действий;
• Подбор персонала в подчиненное структурное подразделение, а также секретарей и помощников первых лиц предприятия с последующим обучением и аттестацией.
Ноябрь 2013 —
Июль 2015
1 год 9 месяцев
Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный
центр специальной связи» (ФГУП ГЦСС)
Заместитель начальника отдела документационного обеспечения
• Организация и контроль деятельности отдела со штатом 12 человек (группа секретарей, делопроизводители);
• Участие в процессе внедрения системы электронного документооборота (далее – СЭД) Directum;
• Разработка методических и нормативных документов по ведению делопроизводства на предприятии (положения, инструкции, стандарты, правила и др.);
• Оптимизация и регламентация процессов документооборота;
• Графическое моделирование бизнес-процессов;
• Разработка планов отдела и контроль их исполнения;
• Разработка ключевых показателей эффективности (матриц KPI) сотрудникам отдела.
• Контроль исполнительской дисциплины сотрудников отела;
• Обучение сотрудников предприятия правилам работы с документами и организации
документооборота (ежемесячное участие в информационно-обучающих семинарах для сотрудников предприятия);
• Проверка качества подготовки документов предоставляемых на подпись/рассмотрение первым лицам
предприятия;
• Контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;
• Контроль исполнения поручений первых лиц предприятия. Подготовка отчетов по исполнительской дисциплине;
• Организация региональных совещаний VIP уровня;
• Составление номенклатуры дел предприятия;
• Организация архива предприятия (архивная обработка/хранение и надлежащее оформление уничтожения документов);
• Ведение внутренней и внешней деловой переписки;
• Авторские публикации статей по вопросам делопроизводства.
Ноябрь 2002 —
Февраль 2012
9 лет 4 месяца
ЗАО «ЦОПэнерго»
Начальник отдела документационного обеспечения
• Организация и контроль деятельности отдела со штатом до 20 человек (секретари, помощники, делопроизводители, курьеры, архивариус).
• Организация документооборота предприятия (учет, регистрация, согласование, контроль исполнения, хранение):
– регистрация входящей, исходящей, организационно-распорядительной и договорной документации;
– доведение (рассылка) до адресатов и исполнителей документов;
– контроль исполнения документов и поручений первых лиц предприятия;
– отправка корреспонденции (курьерская и почтовая).
• Подготовка нормативной документации в рамках деятельности отдела (положения, должностные инструкции, инструкции, регламенты и т.д.;)
• Контроль исполнения поручений генерального директора и первых лиц компании:
- подготовка отчетов по исполнительской дисциплине;
- подготовка дисциплинарных приказов о нарушении исполнительской дисциплины.
• Руководитель проекта по внедрению единой системы электронного документооборота (далее – СЭД)«Дело»:
- подготовка технического задания на разработку продукта;
- курирование процесса создания подрядчиком продукта;
- внедрение готового продукта в компании;
- функции системного технолога СЭД «Дело».;
– обучение конечных пользователей работе с данным СЭД.
• Организация работы Центрального Архива компании («с нуля»).
• Ежегодная разработка сводной номенклатуры дел.
• Организация семинаров и тренингов по вопросам специфики организации единого
делопроизводства в компании.
• Протоколирование совещаний первых лиц компании.
Образование
Высшее
2015 Российская академия народного хозяйства и государственной
службы при Президенте РФ, Москва
MBA (Master of Business Administration), Управление персоналом
2011 Московский финансово-юридический университет (Московская
финансово-юридическая академия), Москва
Антикризисное управление
2006 Московский государственный социальный университет, Москва
Факультет социальной работы, психосоциальные технологии работы с населением
Ключевые навыки
Знание языков Русский — Родной
Английский — A1 — Начальный
Навыки 1С: Документооборот Directum OpenText СЭД "Дело" СЭД
Система электронного документооборота Делопроизводство Документооборот
Организация архива Главархив Протоколирование
Электронный документооборот Организация совещаний Архивирование
 MS Visio MS Outlook MS PowerPoint Организация хранения документации
Разработка регламентов Ведение архива Оптимизация бизнес-процессов
Деловая переписка Разработка технических заданий Разработка инструкций
Высокая скорость печати Контроль исполнения решений
регистрация документации Подготовка презентаций дсп
для слуебного пользования
Опыт вождения
Имеется собственный автомобиль
Права категории B
Дополнительная информация
Обо мне Дополнительные навыки:
• Владение навыками делопроизводства и секретарского дела в полном объеме, от рядового
исполнителя до руководителя;
• Опыт организации делопроизводства и архива с «нуля»;
• Знание основных программ MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio;
• Владение СЭД «Дело», СЭД «Дело-Архив» (уровень – системный технолог), СЭД «Directum»(уровень-пользователь), СЭД OpenText; СЭД 1:С Документооборот (уровень - системный технолог);
• Практические и теоретические навыки моделирования графических схем бизнес-процессов;
• Скорость печати 270 уд./мин.;
• Знание делового этикета;
• Знание ГОСТов и законодательства в области делопроизводства и архивного дела;
• Врождённая грамотность (грамотная устная и письменная речь);
• Постоянное повышение квалификации (посещение курсов, тренингов, лекций) в области делопроизводства, управления персоналом и др;
• Замужем, ребенок 11 лет.