Кейс: как внедрение системы грейдирования помогло оптимизировать ФОТ и повысить заработок сотрудников

В данном примере я расскажу, как внедрение системы грейдов (системы мотивации с оплатой за качество выполнения работы) увеличило эффективность работы и достижение целевых показателей компании без увеличения ФОТ. Кроме того, в компании появилась возможность привлечения уникальных и ценных экспертов в штат.

Заказчик: российская компания, предоставляющая образовательные услуги на коммерческой основе физическим лицам (8 филиалов в Москве и области, с общей численностью персонала 150 человек).

Инициатор проекта – Управляющий совет компании. Участники проекта – руководители филиалов, сотрудники финансовых отделов.

Длительность проекта – 3 месяца.

Результат: достижение целевых показателей компании без увеличения фонда оплаты труда.

Кратко

Перед HR была поставлена задача разработки системы мотивации для преподавателей, при которой часть выплачиваемого вознаграждения за труд напрямую зависит от результатов работы. Требовалось осуществить переход от «окладной» системы к «окладно - премиальной» на основе системы грейдов. Система должна быть разработана, внедрена и обкатана в течение 3-х месяцев.

Оплата труда с окладно-премиальной системой должна была быть поставлена в зависимость от выполнения целей, финансовых и качественных показателей.

Также целью внедрения системы были:
привлечение новых и удержание действующих сильных преподавателей;
обеспечение конкурентного преимущества состава образовательного учреждения перед конкурентами;
повышение качества работы преподавателей;
дать преподавателю возможность влиять на свою зарплату.

Ситуация

На момент обращения компания уже работала в сфере образовательных услуг более 5 лет. Преподавательский состав во всех филиалах был полностью набран, однако образовательное учреждение быстро развивалось, открывая ежегодно новые филиалы, что требовало набора новых преподавателей каждый семестр. В системе управления персоналом в течение всех 5 лет была принята в основном окладная система оплаты труда, полностью отсутствовали компоненты, связанные с премированием за результаты работы. Компоненты оплаты труда, такие как «стаж», «категории», воспринимались сотрудниками как элементы премиальной системы, но подлежащие обязательной выплате со стороны работодателя. Т.е. эта часть заработной платы так же начислялась вне зависимости от выполнения каких-либо показателей.

Система KPI в данной ситуации работает не очень эффективно, так как для такого разнообразия образовательных курсов и программ с различной сложностью и сроками прохождения нельзя выработать общих показателей.

Управляющим советом была поставлена задача по разработке понятной системы мотивации без увеличения фонда оплаты труда. Увеличение затрат на персонал не предусматривалось.

Вводные условия

Внедрение данной задачи происходило в условиях, усложнявших этот процесс:

1. Несмотря на большой потенциал рынка коммерческого образования и устойчивое положение компании, в качестве крупного игрока, на начало проекта компания не достигала ключевых финансовых показателей по прибыльности.
2. Увеличение затрат на персонал не предусматривалось. В этой ситуации единственным решением при переходе на окладно-премиальную систему оплаты труда становится уменьшение фиксированных окладов сотрудников. Такие решения всегда непопулярны, ведь сотрудники привыкли гарантированно получать положенный оклад независимо от личного результата и качества работы.
3. Внедрение премиальной системы на основе грейдов затрудняли и специфические особенности персонала. Педагогические работники традиционно ориентированы на компоненты оплаты труда, принятые в государственных образовательных учреждениях, такие как «стаж», «категория», «надбавки», «переработки», а также на заработную плату, не зависящую от результата работы.

Реализация

Основными этапами внедрения были:

1. Определение краткосрочных и долгосрочных целей развития компании.
2. Определение основных бизнес-структур компании и их продуктивности.
3. Разработка принципов оплаты труда и методологии системы.
4. Внедрение принципов, компонентов системы мотивации и шкалы грейдов.
5. Определение методики расчета и мониторинга коэффициентов, анализ показателей предыдущего периода.
6. Выполнение оценочного расчета и прогноза внедрения системы.
7. Пилотное внедрение окладно-премиальной системы в одном из московских филиалов.
8. Адаптация и внедрение системы грейдов для остальных филиалов компании.

Основными целями внедрения системы материального стимулирования педагогических работников на основе системы грейдов являлись:

1. Выполнение основных количественных и качественных показателей, влияющих на коммерческую успешность компании.
2. Нацеленность работников компании на личностный и профессиональный рост в рамках образовательного учреждения – Работодателя, формирование верности школе.
3. Нацеленность работников компании на реализацию новых проектов.

Ключевой принцип системы мотивации:
все критерии формирования ставок преподавателей должны - предельно объективны, прозрачны для всех сотрудников, работающих с данной системой.

Компоненты система мотивации:
все критерии формирования ставок преподавателей должны - предельно объективны, прозрачны для всех сотрудников, работающих с данной системой.

1. Фиксированная часть (часовая тарифная ставка)
   Зависит от уровня образования преподавателя, показателей работы (грейда).
2. Надбавка за стаж
   Зависит от часовой тарифной ставки, нагрузки, опыта работы в образовании и промышленной разработке программного обеспечения.
3. Повышающий коэффициент для курсов с повышенной ставкой
   Зависит от предметов, которые ведёт преподаватель.
4. Дополнительные способы заработка для преподавателей в образовательном учреждении

1. Фиксированная часть (часовая тарифная ставка):
Часовая тарифная ставка (далее ЧТС) – назначается при заключении трудового договора.
Определяется уровнем образования, грейдом и результатами регулярной оценки грейдов.

1.1. Уровень образования
За что платится (применяется): за квалификацию, эрудицию, соответствие ожиданиям учащихся (клиентов).

1.2. Грейд (уровень доверия и качества работы, назначаемый на основе результатов работы и выполнения KPIs каждый учебный семестр).
За что платится (применяется): за качество работы.

Принципы применения грейда:

• Для преподавателей предусмотрено 6 уровней грейдирования: от 11-го до 16-го.
• При приёме преподавателю присуждается начальный грейд: 11-й.
• Определение грейда происходит по итогам семестра и определяет, какой грейд устанавливается преподавателю в следующем семестре.
• Грейд может быть снижен при определенных событиях, характеризующих работу преподавателя как низкокачественную (далее «редфлагов»). При срабатывании любого из «редфлага» преподаватель теряет один уровень своего текущего грейда. Если у преподавателя уже минимальный грейд, то он теряет уровень от грейда на следующий семестр.
• Регулярная оценка и пересмотр грейда происходит 1 раз в 0,5 года (1 раз в учебный семестр), но при срабатывании редфлагов пересмотр грейда в сторону понижения происходит с 01 числа месяца, следующего за срабатыванием редфлага, до конца семестра (до следующей регулярной оценки).
• Если преподаватель в течении двух семестров получает по итогам пересмотра самый низкий грейд, то ставится вопрос о полном снятии нагрузки (увольнении).

Список редфлагов:

2. Надбавка за стаж:
ЧТС назначается при заключении трудового договора.
Определяется уровнем образования, грейдом и результатами регулярной оценки грейдов.

2.1. Опыт работы в образовании и предметной области
За что платится (применяется): за наличие релевантного опыта работы, верность школе (стаж работы в образовательном учреждении – работодателе).

Опыт преподавателя определяется исходя из числа полных лет, которые он проработал в образовательном учреждении – работодателе.

В случае, если преподаватель имел опыт работы вне школы, он считается менее релевантным.

Если у преподавателя есть опыт работы в нескольких подобных областях, то выбирается та, которая даст наибольшую надбавку.

Опыт в других местах работы засчитывается, только если он документально подтвержден.

3. Нагрузка
За что платится (применяется): за высокую преподавательскую нагрузку

Нагрузка преподавателя определяется как число академических часов, которые преподаватель проводит за 1 рабочую неделю. Определяется 4 диапазона при которых выплачивается различная надбавка: от 8 до 12 часов, от 13 до 18 часов, от 19 до 24 часов, от 25 часов.

Таким образом надбавка остается значимой для преподавателя, даже если у него большая нагрузка. При этом система не провоцирует преподавателей работать на огромной нагрузке (более 32 часов) при которой начинает существенно падать качество занятий.

4. ЧТС
За что платится (применяется): за высокий уровень образования и высокие показатели работы

Дополнительные способы заработка для преподавателя

Существует ряд оплачиваемых видов деятельности, которые образовательное учреждение предлагает преподавателям.

Перечень таких видов деятельности:

Повышающий коэффициент для курсов с повышенной ставкой

За что платим: за особые компетенции и уникальную экспертизу в предметной области.

В случае, если преподаватель ведет пары по предметам повышенной сложности, он получает за эти пары повышенную ЧТС.

К предметам с повышенной ставкой относятся:

• олимпиадная подготовка по любому направлению;
• подготовка к ЕГЭ;
• промышленное / коммерческое использование предметной области;
• курсы повышенной сложности;
• авторский курс.

Курсом повышенной сложности считает курс, обладающий совокупностью следующих характеристик:

• нет методики;
• рассчитан на учеников 3-6 года обучения, 9 - 11 класса;
• предметной областью курса являются технически сложные трендовые технологии.

Авторским считается курс, который обладает следующими характеристиками:

• Курс ведет один преподаватель (автор курса), либо остальные преподаватели курса курируются автором курса.
• Тематический план и наполнение определяются автором курса.
• По курсу нет методики / пилотный запуск.
• Каждое занятие после проведения содержит наполнение в обучающем портале образовательного учреждения.

Пример: Пилотный запуск курса C# + OpenGL

Повышающий коэффициент исчезает в случае, если выбываемость в группе превысит 30% за семестр или если в данной группе сработает любой из редфлагов.

Повышающий коэффициент составляет 1,5 и работает как множитель ставки, подобно грейду. Однако его действие распространяется только на пары, проведенные по предметам, перечисленным выше.

Оценка результатов внедрения:

Детальная проработка принципов оценки и соответствующих им понятных метрик в сочетании с возможностью раз в полугодие перестраивать систему привели к созданию успешной модели мотивации и внедрению многокомпонентной оплаты труда, которые решили поставленные коммерческие задачи.