Каких нанимать сотрудников для удаленной работы и выстроить эффективный процесс взаимодействия

Удаленная работа уже захватила этот мир. Найти удаленного сотрудника для долгосрочной работы это целое искусство. Многие компании понимают, что держать специалиста в офисе невыгодно, и чтобы оптимизировать затраты на персонал, прибегают к помощи удаленных сотрудников для разовых работ или вовсе переходят на remote office. В этом есть свои плюсы и минусы. Плюсами будут финансовые выгоды, а вот минусами может стать качество и срок выполненной работы, дискоммуникация и конфликты в команде.

Основной сегмент, где привлекают удаленщиков, это IT и Digital. Всегда будут востребованы программисты, дизайнеры, копирайтеры, seo-оптимизаторы; набирают популярность удаленные менеджеры веб-проектов, рекрутеры, интернет-маркетологи, smm-специалисты. 

Следует различать понятия “фрилансер” и “удаленный сотрудник”. Фрилансер, это человек, который работает сам на себя, он “свободная птица”. Удаленный сотрудник работает на компанию на тех же правах, если бы работал в офисе, он полностью занят задачами одной компании. 

Не для каждого подходит удаленная работа и это факт. Многим необходимо физического общение с коллегами, не хватает социальной активности, нет навыков самодисциплины, что снижает мотивацию к работе. В моем кадровом агентстве вся команда полностью удаленная и за 6 лет работы, вынесла для себя 6 ключевых правил в найме (опишу с упором на рекрутинг): 

1. Нанимать людей, которые разделяют наши ценности и принципы

2. Нанимать тех, кто точно знает что он хочет быть HR-ом и ищет только удаленную работу

3. Никакого совмещения с другими проектами, только полная занятость

4. Максимальный уровень самоорганизованности

5. Высокий порог стрессоустойчивости

6. Любовь к многозадачности. 

С кем можно столкнуться при поиске удаленщиков (типы сотрудников)

Те, кто работали удаленно и их полностью устраивает такой формат, это идеальный тип соискателей, тк они прекарсно понимаю свои возможности и особенности работы. 

Те, кто не работал удаленно, но хочет попробовать. С такими людьми велики риски того, что в ходе работы человека постоянно придется контролировать, он может понять, что это не его формат.  

Фрилансеры, которые ведут свои проекты длительное время. Если вы ищите сотрудника на полную занятость, то скорее всего вам не подойдет человек, который имеет свой бизнес или планирует совмещать. Очень часто такое бывает, когда соискатель “мамой клянется”, что ищет только полную занятость, но как к нему прилетает проект со стороны, тут и начинаются проблемы. 

Какие черты свойственны удаленному сотруднику и как их проверить

Разделим оценку на два блока: профессиональные компетенции и личностные качества. 

При оценке профессиональных компетенций можно использовать такие инструменты как: 

1. Тестовое задание

Перед тем как дать ТЗ, попросите человека самостоятельно определить сроки его выполнения и дедлайн сдачи, если договоренность будет соблюдена и вам в указанную дату и время вышлют готовое задание, то это плюс для соискателя. Значит он умеет оценивать свои силы и сдерживает обещание. 

2. Сбор рекомендаций

На специализированных сайтах есть рейтинги и отзывы, но они не всегда авторитетны. Поэтому запросите для начала портфолио специалиста, где будут представлены все компании. Уточните, какой работой он гордится больше всего и почему, какая задача была самой сложной. Тут вы поймете, с чем человеку интересно работать, в чем могут быть пробелы и соберете базу клиентов, которым нужно будет позвонить за отзывом. Также запросите контакты у самого сотрудника. Он конечно же даст те, которые ему выгодны, но это не будет лишним. Найдите команду, в которой работал кандидат, и запросите рекомендации у них. 

Оценку личностных компетенций обычно совершает Рекрутер, но если вы самостоятельно занимаетесь подбором, то вот несколько ключевых вопросов, которые помогут оценить кандидата. профиль кандидата и способы проверки на вшивость. 

1. Мотивация

Мотивация - наше все! Не важно, удаленно работает человек или сидит в офисе, у каждого есть своя движущая сила, что заставляет работать. Например: сложные задачи, деньги, команда профессионалов, ведение проектов, которые расширят его портфолио, статус и т.д. Важно! Один вопрос или кейс не приговор для соискателя, все должно быть в совокупности, три вопроса по каждой характеристике будет достаточно. Не забывайте уточнять, что человек вкладывает в каждое понятие: что для него интересные задачи, интересные проекты, много зарабатывать и тп. В первую очередь оцените чем ваша вакансия хороша. Если у вас крутой проект, но низкая оплата, ищите сотрудника, который будет нацелен на проекты и деньги будут вторичны. Чтобы человек задержался с вами надолго и качественно выполнял работу, ожидания с двух сторон должны быть оправданы. Вот небольшой список вопросов для определения мотивации:

• Какую работу вы для себя сейчас ищите? Чем было бы интересно заниматься? Что ждете от нового места работы?

• Что вам больше всего нравится в вашей работе? Что не нравится?

• Что вас мотивирует в работе, а что вас демотивирует?

• Опишите идеальное место работы

• По какой причине человек может уволиться?

• По каким критериям, вы будете выбирать новое место работы? 

2. Ответственность и надежность

Это маст хев для каждого. Не важно насколько он профессионален, но если он скидывает ответственность на других и винит всех окружающих в том, что у него что-то не выходит, то он вряд ли вам подойдет. Выбирайте нацеленных на развитие и ответственных людей, пусть они будут менее компетентны, но они будут усердно работать ради результата.

• Приходилось ли вам допускать ошибки в работе? По каким причинам?

• Почему на ваш взгляд люди могут ошибаться в работе?

• Вспомните самый грандиозный (ну или менее грандиозный) провал в жизни/работе. По каким причинам он случился?

• Кейс: "Представьте, что вам делают предложение по работе о которой вы мечтали! Но у них единственным условием, является тот факт, что бы вы привели всю клиентскую базу с прошлого места работы (компания конкурент). согласитесь или откажитесь? почему?" (тут важно избежать социально желательных ответов и постоянно провоцировать кандидата, склонять на сторону зла. если для человека это норма и он готов сделать увести клиентов без зазрения совести, то он поступит так и с вами)

• Всегда ли укладываетесь в сроки? По каким причинам не получалось соблюсти дедлайны?

Важно! Чтобы человек не только понимал свои ошибки, но и чтобы делал выводы и не допускал повторов в дальнейшем. 

3. Саморганизованность

Умение организовать свою работу эффективно -- одно из основных качеств удаленного сотрудника. Уточните у кандидата следующее:

• Расскажите как проходит ваш рабочий день?

• Как Вы планируете свое время? Какие инструменты планирования используете?

• Как часто вам приходится корректировать свои планы? В чем была причина?

• Как вы распределяете и организуете свою нагрузку?

• Вы умеете организовать свою работу эффективно? Почему вы так думаете? Приведите пример. 

4. Командность (если вам необходима работа в команде)

Высокий уровень ответственности за собственный результат не всегда говорит о командности. Человеку бывает сложно работать даже с кем-то в паре. Если вам нужен сотрудник, который будет частью команды, то обратите внимание на следующие факторы: его коммуникабельность, гибкость в общении, умение аргументировать и отстаивать свою точку зрения без создания конфликтов, принимать провал всей команды.

• Кого вы можете назвать своей командой? Какая команда наиболее эффективна?

• Что вы, как член команды, делаете для того, чтобы работа команды была эффективной?

• По каким причинам в коллективе могут возникать конфликты?

• Назовите три плюса и три минуса работы в команде (индивидуально)

• Вам дали выполнить проект. Руководитель настаивает на плане А, вы уверены, что план Б намного эффективнее. По какому плану будете работать? Почему? (кандидат будет отстаивать свой план, проведет аналитику и будет приводить большое количество аргументов не смотря на ваши постоянные отказы)

Также обязательно оценивается:

• Коммуникация (все собеседования проводите строго по видеосвязи)

• Инициативность 

• Проактивный подход к работе

• Желание к развитию. 

Помните, что каждый сотрудник, неважно, из офиса он или работает удаленно, должен любить свое дело и быть нацеленным на развитие. Человек с желанием развиваться профессионально и становиться лучше с каждым днем принесет успех компании и проекту. 

Как выстроить коммуникацию в команде

У каждого руководителя есть страх того, что он не сможет контролировать работу удаленных сотрудников и в целом это не без основания. Если у вас не было опыта управления удаленной командой, то не ждите что сразу все пойдет гладко, гладко не бывает даже в компаниях, которые 10 лет работают в таком формате.

Что нужно учитывать в первую очередь, чтобы выстроить работу с удаленными сотрудниками: 

Система обучения

Ввод в должность нового сотрудника должен происходить максимально быстро и с минимальным участием других лиц. вы сами можете контролировать данный вопрос или отдать его HR-у, наставнику, прямому руководителю сотрудника. Разработайте план погружения в должность. Рекомендую записать видео по каждому блоку (например: о компании, процессы взаимодействия по проектам, должностные обязанности, ключевые лица в компании и тп) по окончанию изучения материалов сделать  оценку усвоения (например тестирование). В первый рабочий день или до выхода, дайте сотруднику доступ к обучающим материалом (их можно сделать с помощью досок в трелло или ноушен, или элементарно в таблицах ексель с ссылками на другие документы), задача должна содержать теоретическую, практическую часть, срок сдачи и форму отчетности. 

Единое информационное поле и понимание процесса работы

Автоматизируйте процессы с помощью программ и приложений. Выберите удобную для вас систему в которой будет происходить коммуникация по всем рабочим процессам (например Трелло, Ноушен, Бескамп и тп), автоматизируйте бухгалтерию и все что связано с бумажными вопросами, решите где будет вестись учет времени.

Особое внимание уделите постановке задач. В удаленной компании это главный бич! Если процесс не налажен, то провал гарантирован. 

Специфика того, что мы не видим друг друга может искажать передачу информации в письменном виде или даже по телефонному звонку, обязательно используйте видеозвонки, чтобы человек видел вашу мимику и жесты. Подводить итоги и чекать договоренности можно в письменной форме, а вот общаться лучше устно. Также важным являются следующие пункты:

• Делайте регулярные командные созвоны по видеосвязи 

• Оговаривайте дедлайны и сроки ответов на вопросы заранее

• Определите форму отчетности (как и где будет происходить сдача выполненного проекта или задачи) 

• Согласуйте где будет происходить коммуникация (мессенджеры / скайп / соц сети / другие программы)

• Сделайте одно место, где сотрудник сможет найти ответы на свои вопросы по бытовым и рабочим вопросам (например что делать, если ты заболел, как начисляется зп, где взять бриф для клиента и тд)

• Быть на связи и отвечать 

• Определите рабочий график (многие считают, что удаленная работа это свободный график! но важно донести сотруднику то, что мы работам в определенном часовом поясе, где находятся наши клиенты, партнеры и большинство сотрудников, что есть границы рабочего и личного времени. Погрешности в час +- являются нормой, но разброс в половину рабочего дня не приемлем)

Коммуникация и неформальное общение 

В компании должна быть площадка, где сотрудники могут общаться не по рабочим вопросам, в удаленной команде это очень важный пункт, тк командный дух и поддержка коллег нужна на любом этапе развития компании. Неформальное общение это психологический аспект, который помогает некоторым настроится на рабочую атмосферу, пережить сложные времена, развиваться профессионально и чувствовать свою значимость 

Что можно сделать, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно и не испытывали одиночества.

• Общий чат для общения, где сотрудники могут делиться своими событиями из жизни или рабочего процесса

• Сделайте единый документ с соц профилями команды

• Инициируйте коммуникацию сами как руководитель

• Используйте видеозвонки при общении

• Держите людей в курсе развития компании и последних новостей (раз в неделю можно подводить итоги недели и отмечать успехи индивидуально каждого)

• Внедряйте личные встречи по мере возможности, если бюджет позволяет, то организовывайте корпоративы оффлайн

• Если команда небольшая, то обязательно общайтесь с каждым индивидуально

• Пусть каждый сотрудник раз в 2 недели пишет небольшие итоги по работе компании, собирает информацию от руководителей отделов и описывает это в свободной форме письма ;) 

Мотивация сотрудников

Нанимайте тех, кто замотивирован в работе и не демотивируйте их в самом процессе. Работают люди в офисе или удаленно, частично или на полный день, на них действуют одни и те же способы мотивации. Лишь с дистанционными сотрудниками необходимо делать больше упора на коммуникацию и вовлечение.

• Сделать прозрачную систему материальной мотивации, где каждый понимает что ему необходимо сделать, чтобы достичь следующего уровня развития

• Создайте “Банк идей” сотрудников, пусть в течении двух месяцев специалисты предлагают свои мысли и голосуют за наиболее интересные предложения, по итогу

• Организовывайте очные встречи по мере возможности или неформальные созвоны по видеосвязи (например просмотры фильмов могу стать хорошим поводом для общения) 

• Хвалите людей не один на один, а перед другими коллегами. Отмечайте успехи и достижения команды.

• Создавайте проектные группы, где команде нужно будет больше общаться в формате скайп-коллов

• Сделайте гибкое начало рабочего дня с учетом часовых поясов сотрудников

• Уберите жесткий контроль, если вы видите, что сотрудник эффективен, дайте ему больше свободы действий

• Проводите оценку персонала, разработайте систему обучения и роста сотрудников. 

Не бойтесь работать с удаленными сотрудниками, на самом деле все не так сложно как кажется на первый взгляд.