Как вежливо объяснить заказчику, что без чёткого ТЗ подбор не будет эффективным

Практичные формулировки для корректного объяснения
В процессе подбора персонала очень часто случается ситуация, когда заказчик не может точно сформулировать требования к кандидату. Он, конечно, знает, кого хочет видеть на позиции, но не может чётко выразить, что именно ему нужно. В таких случаях HR может оказаться в затруднительном положении: процесс затягивается, вы начинаете тратить время на неподходящих кандидатов, а заказчик всё ждёт результат.
Как вежливо и профессионально объяснить заказчику, что чёткое ТЗ — это залог успешного подбора? Поделимся несколькими примерами формулировок, которые помогут избежать недопонимания и ускорить процесс.

⚠️ Почему чёткое ТЗ важно для эффективного подбора?

• Отсутствие точных критериев увеличивает вероятность ошибок в подборе: вы начинаете искать не то, что действительно нужно.

• Время и ресурсы теряются на кандидатов, которые не соответствуют реальным требованиям.

• Когда нет чёткого ТЗ, вы не можете точно оценить кандидатов и определить их соответствие ожиданиям заказчика.

Таким образом, неэффективность подбора напрямую связана с неопределённостью требований.

✅ Как объяснить заказчику необходимость чёткого ТЗ: 💬 Формулировка 1 — простое объяснение

“Для того чтобы мы могли предложить вам кандидатов, которые максимально соответствуют вашим требованиям, нам нужно чёткое описание всех ключевых навыков, опыта и обязанностей. Без этого мы рискуем потратить много времени и ресурсов на людей, которые могут не подойти по сути. Давайте уточним все детали, чтобы ускорить процесс и получить наилучший результат.”

📌 Это помогает не ставить под сомнение опыт заказчика, но чётко направляет его к нужному результату.

💬 Формулировка 2 — упор на результат

“В целях повышения эффективности подбора, предлагаю проработать ТЗ в деталях. Так мы сможем быстрее найти кандидатов, которые точно будут вам подходить, и минимизируем время на их адаптацию. Давайте обсудим все критерии, чтобы отобрать действительно качественные резюме.”

📌 Здесь акцент на результат и время, которое можно сэкономить.

💬 Формулировка 3 — ориентирование на стратегию

“Для эффективного подбора и долгосрочного успеха важно четко понимать, кого именно вы хотите видеть в команде. Это поможет нам избежать лишних встреч с неподходящими кандидатами и сосредоточиться на тех, кто реально вам подходит. Могу помочь составить список требований, если нужно.”

📌 Это выстраивает стратегический подход к подбору и показывает вашу готовность поддержать клиента.

💬 Формулировка 4 — чёткое указание на последствия

“Для начала подбора нам необходимо чётко зафиксировать ключевые требования к кандидату. Без этого мы не сможем гарантировать, что найдём подходящих специалистов в срок. Это повысит риск того, что мы предложим кандидатов, которые не смогут эффективно вписаться в команду. Готов обсудить все детали и составить оптимальное ТЗ.”

📌 Это позволяет расставить акценты на последствиях неясности в требованиях, при этом не создавая давления.

💬 Формулировка 5 — с предложением решения

“Чтобы процесс подбора был успешным, предлагаю составить ТЗ, где будем чётко обозначать основные критерии кандидатов. Я могу подготовить шаблон для вас, чтобы ускорить этот этап. Как вам такая идея?”

📌 Предложение готового решения помогает сделать процесс проще и избежать замедления.

✅ Советы по тому, как задавать вопросы для уточнения ТЗ:

• “Какие 3 ключевые задачи вы хотите, чтобы кандидат выполнял на этой должности?”

• “Какие навыки являются обязательными для кандидата, а какие — желательными?”

• “Какой опыт работы наиболее важен для успешной работы на данной позиции?”

• “Есть ли какие-то личные качества, которые вы хотели бы видеть у кандидата?”

• “Есть ли ограничения по рабочему времени, местоположению или типу занятости?”

💬 Главное:

Чёткое ТЗ — это основа эффективного подбора. Объяснив заказчику, как это помогает сэкономить время, повысить качество подбора и выбрать наиболее подходящих специалистов, вы устанавливаете чёткие рамки для успешной работы.

Если заказчик всё же сопротивляется, всегда можно предложить первоначальный черновик ТЗ и адаптировать его вместе с ним. Это позволит вам начать подбор, не теряя времени на неопределённость.