Адаптация персонала или где компания теряет деньги

На вопрос "нужна ли система адаптации новых сотрудников?" каждый руководитель ответит  - конечно, да. А что происходит на практике?

В компаниях довольно редко уделяют внимание адаптационным процессам, «акклиматизации» новых сотрудников. По исследованию HR-portal,  81% российских компаний не проводят эффективные адаптационные мероприятия из-за нехватки времени или ресурсов, а также по причине незаинтересованности высшего руководства. Системные программы по адаптации существуют только в 32% компаний. Часто новичков бросают на рабочие задачи без соответствующего  сопровождения и обучения, предоставляя возможность во всем разобраться самому. Но далеко не все сотрудники обладают “навыками выживания” в неизвестности, да и мотивации новичку оставаться в этой неразберихе может не хватить. 

На вопрос "нужна ли система адаптации новых сотрудников?" каждый руководитель ответит  - конечно, да. А что происходит на практике? 

В компаниях довольно редко уделяют внимание адаптационным процессам, «акклиматизации» новых сотрудников. По исследованию HR-portal,  81% российских компаний не проводят эффективные адаптационные мероприятия из-за нехватки времени или ресурсов, а также по причине незаинтересованности высшего руководства. Системные программы по адаптации существуют только в 32% компаний. Часто новичков бросают на рабочие задачи без соответствующего  сопровождения и обучения, предоставляя возможность во всем разобраться самому. Но далеко не все сотрудники обладают “навыками выживания” в неизвестности, да и мотивации новичку оставаться в этой неразберихе может не хватить. 

Цель адаптации - введение в должность нового сотрудника и его самостоятельность в выполнении своих функциональных обязанностей в соответствии с ожиданиями компании. Адаптация является логичным завершением процесса подбора. Вакансия считается закрытой, а сотрудник нанятым, если он прошел испытательный срок и начал самостоятельно выполнять возложенный функционал, приносить прибыль компании. Отсутствие плана адаптации нового сотрудника сводит на нет все предпринятые ранее меры по подбору. Порядка 80% людей, уволившихся в первые 6-12 месяцев работы, принимают решение об уходе в первые 2 недели работы.

Если в компании не выстроена система адаптации, бизнес несет финансовые потери:

• снижается прибыль из-за низкой производительности. Новые сотрудники  не работают в полную силу и не дают необходимых результатов;
• новички делают много ошибок. Причем, чем сложнее сфера, тем фатальнее ошибки;
• при затянутом периоде адаптации увеличивается время, которое тратит наставник, опытный сотрудник, непосредственный руководитель. Соответственно к издержкам относится зарплата человека, который вместо своей работы, занимается обучением и наставничеством новичка;
• возникают репутационные риски. В период испытательного срока сотрудник тоже оценивает работодателя. Недовольные новички оставляют отрицательные отзывы в соцсетях, поднимая волну негатива к HR-бренду и сокращая пул соискателей. Кандидаты видят, что вакансия постоянно “висит” на работных сайтах. С каждым разом привлекать новых сотрудников будет все сложнее и дороже.
• компания несет дополнительные затраты на повторный подбор и обучение. 

Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг) если сотрудник уходит в первый год работы, то компания несет потери, превышающие затраты на его же зарплату в три раза! Также 4% новых сотрудников увольняются из компании после первого же, по их словам, «ужасного» дня работы, и еще 22% — в первые 45 дней.

Что делать, чтобы сберечь деньги компании?

Управляйте процессом адаптации. Осознанное управление позволит вам экономить деньги, время, получать желаемые результаты: 

• ускорить вхождение нового сотрудника в должность;
• уменьшить количество возможных ошибок;
• освободить время руководителей и опытных сотрудников;
• снизить отток;
• контролировать уровень усвоения знаний;
• повысить уровень лояльности и мотивации сотрудника уже “на входе”.

По данным исследования Human Resource Management (SHRM), 69% сотрудников, прошедших через активные программы адаптации, остаются работать в компании свыше 3 лет.

Проводите адаптацию сотрудника на всех уровнях. Не стоит ожидать, что если вы наняли кандидата из компании-конкурента, он с первого дня будет эффективным. 

Включите в план ввода в должность нового специалиста следующие виды адаптации:

1. организационную — сотрудник знакомится с целями компании и своего подразделения. Изучает структуру подразделений, понимает распределение ролей и задач между сотрудниками своего отдела, смежных подразделений. Изучает регламенты решения организационных вопросов;
2. социально-психологическую — сотрудник знакомится с корпоративной культурой, формальными и неформальными правилами поведения и коммуникации между сотрудниками и клиентами;
3. психофизиологическую — сотрудник приспосабливается к графику работы, рабочему месту, к заведенному быту;
4. профессиональную — сотрудник приобретает недостающие знания и навыки, в том числе технические, для работы в должности в конкретной компании.

Не забывайте ставить четкие критерии оценки результата прохождения испытательного срока (KPI). Что такое хорошо, а что такое плохо? У новичков есть потребность в понимании, как руководитель будет их оценивать. Четко сформулированные  ожидания снизят тревогу, станут основой к диалогу и позволят новым сотрудникам открыто попросить о помощи. Для вас выполненные новичком задачи и достигнутые показатели станут маркером успешности прохождения испытательного срока. В случае неуспеха, вы сможете легко аргументировать новому сотруднику, почему вы не готовы продолжить с ним работу.

Используйте специальные сервисы и инструменты автоматизации. Вы сможете высвободить время опытных сотрудников и руководителей для выполнения прямых функциональных обязанностей, сможете исключить искажение  информации на местах. Чем больше поток новичков в компании, тем актуальнее тема автоматизации.

Например:

• интерактивный welcome-курс, размещенный на корпоративном портале позволит познакомить с Компанией, ее целями и ценностями;
• чат-бот сможет отвечать на повторяющиеся вопросы сотрудников: Как заказать канцтовары? Когда можно пойти в отпуск? Как оформить командировку? и т.д;
• симулятор программного обеспечения, сможет обучить новичка без риска “нажать не туда” и “все сломать”;
• диалоговый тренажер позволит натренировать речь сотрудника прежде, чем вы допустите его к "живым" клиентам. 

Digital-инструменты хороши еще тем, что минимизируют ошибки новичков на старте работы в компании, позволяют оценить качество изучения материала благодаря тестам, опросникам, кейсам, обеспечивают прозрачность. Вы  сможете проконтролировать, как сотрудник на этапе введения в должность усвоил тот или иной блок информации. 

В общем, адаптацией важно и нужно заниматься и управлять ей осознанно, чтобы получать на выходе желаемый результат.