Зачем нужны должностные инструкции в компании?

Должностные инструкции это не просто формальность. Это действенный инструмент для любой компании, стремящейся к успеху. Грамотно  составленная ДИ помогает на каждом этапе работы с сотрудником: от привлечения идеального кандидата до оптимизации бизнес-процессов и разрешения конфликтов. На что важно обратить внимание и почему не стоит использовать шаблоны из Интернета

Зачем нужны должностные инструкции компании?

Кажется, что должностные инструкции – тема далекая от передовых HR-практик. Мы все увлечены применением лучших практик в подборе и адаптации новичков, современными методами оценки и развития персонала, внедрением автоматизации процессов. Разработка должностных инструкций часто воспринимается как рутина, как нечто необязательное и неинтересное, особенно учитывая, что Трудовой кодекс не требует их обязательного наличия. Во многих компаниях они пылятся в архивах, оставаясь невостребованными, не пересматриваются и не обновляются. Это ошибочный подход. Если иначе отнестись к работе с должностными инструкциями, с привлечением руководителей и достаточным вниманием к деталям, они могут стать действенным инструментом управления.

Если вы используете готовый шаблон должностной инструкции, скачанный из Интернета или перенесенный с предыдущего места работы, ваша компания рискует столкнуться с проблемами. Крайне важно адаптировать основные пункты документа под особенности именно вашего бизнеса.

Разберемся, где нам могут  помочь должностные инструкции (ДИ).

С самого начала пути вашего потенциального сотрудника необходима ДИ. Инструкция сразу даёт чёткий список ожиданий и критериев, которым должен соответствовать соискатель. Рекрутеру будет проще описывать вакансию и вести поиск целевых кандидатов, а соискателям понять, на сколько ваше предложение о работе ему подходит.

Хорошая ДИ помогает не только подобрать нужного человека, но и организовать грамотное собеседование. По сути, инструкция становится путеводителем: она подсказывает, какие именно навыки проверять у кандидата. Осталось только выбрать подходящий вид собеседования. В этом случае риск ошибки выбора ниже.

Ну а дальше идёт самое ответственное — новичок пришёл, принял предложение, приступил к обязанностям. Что теперь делает ДИ? Правильно, она объясняет сотруднику, чего ждёт от него компания. Это своего рода дорожная карта на рабочем месте. И грамотный план адаптации написать на основе ДИ не составит особого труда.

Кроме того, эта инструкция важна и для отдела развития персонала. Например, нужно подготовить систему оценки эффективности сотрудников. ДИ это  основа для создания модели компетенций и для определения KPI. 

Дальше используем  прописанные компетенции для создания ИПР и развиваем сотрудников.

В любой компании, даже самой семейной, могут возникнуть конфликты с сотрудником. И здесь тоже полезна наша должностная инструкция. Ведь она зафиксировала первоначальные соглашения между сотрудником и работодателем при найме - выполнение каких именно обязанностей, в каком объеме  работодатель ожидает от сотрудника. И в случае спора это важный аргумент.

Ещё один плюс ДИ — возможность оптимизировать рабочие процессы. С развитием бизнеса некоторые обязанности устаревают или изменяются, всегда можно пересмотреть инструкцию, объединить или перераспределить обязанности, оптимизировав при этом процессы и расходы.

Вывод прост. Грамотная должностная инструкция — это важный инструмент для любого бизнеса. Главное правило: инструкция должна быть максимально точной и индивидуальной. Чем детальнее она написана, тем проще и эффективнее работа всей команды.

На разработку и обновление должностных инструкций стоит потратить  ресурсы компании. Это основа для многих других процессов и один из элементов системы управления персоналом. 

На что стоит обратить внимание при создании или проверке ДИ:

1. Должность соответствует вашему штатному расписанию.

2. Указаны  требования к опыту и образованию.

3.Указаны требования к знаниям, которые необходимы для выполнения обязанностей именно в вашей компании.

4. Указана подчиненность в соответствии с вашей структурой.

5. Должностные обязанности прописаны детально и отражают реальные действия сотрудника в указанной роли. 

Сравните:

«Ведение клиентской базы» или

«1. Заполнение базы данными клиента: ФИО, контактные данные (телефон, email, адрес), предпочтительные каналы коммуникации.

2. Постоянное обновление сведений о клиентах: изменение контактных данных, статуса заказа, изменений предпочтений клиентов.

3. Поддержание контактов с клиентами через выбранные каналы (email, телефон, мессенджеры), отправка уведомлений, рассылка коммерческих предложений, обработка запросов и жалоб.

4. Соблюдение принципов информационной безопасности и законов о защите персональных данных клиентов.

5. Использование CRM-систем и другого программного обеспечения для упрощения и автоматизации работы с базой клиентов.

6. Подготовка регулярных отчётных документов о состоянии клиентской базы, динамике продаж, эффективности маркетинговых кампаний и других показателей»

Успехов вам в развитии бизнеса!