Как организовать эффективную работу сотрудников во время пандемии и после

Как организовать эффективную работу сотрудников во время пандемии и после? В этой статье мы расскажем вам о том, как же все-таки сотрудников настроить на работу после удаленной работы и дадим несколько практических советов по работе в переходный период. Эта статья будет полезна как работникам по персоналу, так и руководителям, которые хотят эффективно организовать работу своих сотрудников.

Начнем с нескольких советов о том, как работать на удаленной работе. Итак, как же все-таки не дать сотрудникам расслабиться при удаленной работе. 

1. Систематическое проведение планерок. То есть увеличить количество планерок в неделю, это может быты около 3 совещаний в неделю. Согласно исследованию университета Северной Каролины, удалось выяснить, что 65% опрошенных менеджеров считают, что совещания отвлекают их от работы, 71% назвал их непродуктивными и неэффективными. Многие исследования показывают, что совещание чаще все является пустой тратой времени. Поэтому при проведении совещания руководствуйтесь временем, которое хотите на него потратить, рекомендуется не более 20 минут, т.к. человек на слух воспринимается информацию первые 15-20 минут. 

2. Прозрачность работы, что имею в виду, если в компании принимаются какие-то решения по стратегии, по каким-либо изменениям доведите информацию до сотрудников. Они будут понимать, что ничего от них не утаивается и чувствовать себя одной командой и стараться работать эффективнее для увеличения прибыли компании. 

3. Выборочные контрольные мероприятия. Как говорят «доверяй, но проверяй», так же и тут. Вы можете выборочно запросить информацию интенсивности работы вашего сотрудника, например, какой объем писем обработал офис-менеджер по сравнению с тем, сколько обрабатывал в офисе. 

Рано или поздно всем возвращаться на свое привычное место работы. Но как выстроить работу своей команды после долгого и тяжелого перерыва? Наши эксперты собрали для Вас несколько отличных советов. 

Как же всё-таки вернуть сотрудников к работе после карантина? 

1. Проведение стратегической сессии с командой

За 2019 год такую сессию провели около 42% компаний МСП, из них более 80% отметили улучшение работы после неё.

Целью такой сессии является разработка стратегии компании (поиск и проработка решения для выхода из трудной ситуации). Например, целью может звучать как «Найти возможности сокращения бюджета на 10% на предстоящий год» или так «Разработать стратегию и план запуска нового направления бизнеса N». И это стандартные сессии, которые при верном проведении обычно достигаются и реализуются.

Результатами стратсессий обычно являются:

•   Проработанные решения и планы.

•   Трансляция важной информации или идей (участники «прониклись» идеями).

•   Единое видение и командный дух.

•   Новые идеи и альтернативные стратегии. 

План проведения стратегической сессии:

1. Подготовка (создание рабочей атмосферы).

2. Целеполагание.

3. Анализ текущей ситуации.

4. Прогноз.

5. Определение альтернатив.

6. Оценка и выбор альтернативной стратегии.

7. Проработка принятого решения в деталях.

8. Определение критериев эффективности реализации выбранной стратегии

9. Каскадирование целей и задач, формирование плана действий.

10. Завершение. 

Наиболее распространенные сложности при проведении стратегических сессий:

1. Ограничение времени.

2. Низкая мотивация участников.

3. Отсутствие исходной информации для принятия решений или ее низкое качество.

4. Конфликты, противоречия интересов.

5. Отсутствие условий для эффективной непрерывной работы участников (отвлечения, шумное помещение, не снятые барьеры стереотипного мышления в начале и проч.).

Постарайтесь избежать их заранее и продумать в каком ключе будет развиваться сессия для быстрого реагирования на изменения в ходе обсуждения.

Эксперты считают, что проведение подобных сессий необходимо 1-2 раза в год, это не только повышает вовлеченность в работу всей команды, но и повышает производительность сотрудников за счет грамотного целеполагания.  

2. Собрание всего коллектива с обсуждением изменений.

После проведения стратегической сессии и выработки видения развития нужно озвучить планируемые изменения всему коллективу. Да, многое скорее всего изменится, будут те, кто примет данные изменения, но с кем-то придется прощаться. 

Например, так выглядит памятка для руководителей компании Bosch:

1. Определить цели выступления, сформулировать какие результаты вы хотите получить. Именно этот пункт – основа в развитии корпоративной культуры, формулируя цель, важно просчитывать, как выступление повлияет на корпоративную культуру, задаст ли желаемые ориентиры.

2. Проанализировать аудиторию, понять настроение, опасения, ожидания слушателей, их тезаурус.

3. Определиться с форматом и временем выступления.

4. Сформулировать основную идею, которая составит стержень выступления.

5. Составить план основной части выступления.

6. Собрать необходимый материал (цифры, факты, истории).

7. Подготовить тезисы выступления (или полный текст при необходимости), включая вступительную часть, эмоциональные вставки, связки, заключительную часть.

8. Вернуться к целям и основной идеи выступления и проверить, насколько удалось достичь целей, насколько понятна и запоминаемая основная идея.

9. Провести репетицию и скорректировать выступление. 

3. Увольняйте с умом

Сокращая штат, компания стремится оптимизировать количество сотрудников, уменьшить издержки, снизить расходы. Но, увольняя работников бездумно, можно не только не принести пользу, но и существенно навредить компании. Поэтому первым шагом при планировании сокращений должен быть анализ ситуации. Для этого необходимо:

- оценить кадровый состав (провести кадровый аудит могут внутренние HR-специалисты или же внешний аудитор);

- сравнить темпы роста прибыли и расходы на персонал;

- сравнить количество работников предприятия с конкурентами (или аналогичными организациями отрасли). 

Второй шаг - выяснение и устранение причины дисбаланса. Это могут быть:

- отсутствие кадрового планирования;

- неотлаженные бизнес-процессы;

- найм сотрудников на постоянной основе, в то время, когда они необходимы для проектной работы;

- стихийное формирование организационной структуры;

- раздутый штат управленцев. 

Третий шаг - проведение оценки и аттестации персонала. К сожалению, оценка персонала на многих предприятиях проводится лишь номинально, что и является основной причиной падения эффективности и продуктивности работы.

Используя современные способы оценки, руководитель сможет увидеть отдачу каждого сотрудника. Можно:

- ввести в организации систему постановки задач (например, Wrike) и проводить ежемесячный анализ работы, занятости каждого сотрудника;

- внедрить систему контроля и учета времени - это может быть обычный тайм-трекер для каждого сотрудника или же более сложная система, охватывающая все предприятие. Программа, установленная на ПК всех сотрудников, позволит руководителю видеть, чем заняты сотрудники в то или иное время, оценивать загрузку каждого. И соответственно увидеть, кто действительно необходим организации, а с какими работниками компания расстанется без потерь;

- провести стандартную оценку персонала, с интервьюированием, тестированием, деловыми играми и т. п.

Данный комплекс мероприятий при правильном проведении не только сможет обеспечить докризисный уровень производительности труда, но и повысить её! 

4. Не спешите выводить с карантина всех сотрудников

Ведь бухгалтерия, юристы и другие направления ведь могут работать удаленно. Надеюсь, вы поняли это за период удаленной работы. Так зачем расходовать лишние ресурсы, ведь средняя цена 1 кв.м. «нормального» офиса в Москве составляет 12000 в год, а на сотрудника нужно минимум 4.5м.кв. То есть в среднем на 54 000 рублей вы сможете снизить расходы на аренду плату в год на одного сотрудника без увольнений и подобных сокращений.

Сокращение затрат сейчас как никогда важно для эффективного бизнеса. 

5. Поддержка гигиенических факторов на уровне

После долгого карантина и удаленной работы постарайтесь обеспечить достойные гигиенические факторы, чтобы сотрудников ничего не отвлекало от их обязанностей. К наиболее важным из них относятся:

• комфортные условия труда

• приемлемая освещённость

• хорошее отопление

• уровень шума

• мерцание света

• вибрации

• безопасность

• поддерживающий и ненавязчивый контроль. 

6. Культура и уважение в коллективе

К примеру, если у ваших сотрудников будет низкая мотивация и высокая гигиена (имеется в виду гигиенические факторы), то данном случае у работников мало жалоб, но при этом они слабо замотивированы. Примером такой ситуации является то, что оплата и условия труда конкурентоспособны, но работа не интересна. Или бывает так, что высокая мотивация и низкая гигиена. Тут ваши сотрудники высоко мотивированы, но у них много недовольств. Эти недовольства могут повлечь за собой снижение мотивации и увеличение текучести сотрудников в компании.  Поэтому соблюдайте баланс мотивирующих и гигиенических факторов и вы увидите, как быстро увеличится работоспособность ваших сотрудников. 

7. Планирование рабочего процесса

Планирование – ключевой момент в управлении временем. От грамотного и комфортного планирования будет зависеть эффективность работы как ваша, так и ваших сотрудников. Поэтому после выхода в офис ваших сотрудников помогите им привыкнуть вновь к рабочей остановке. При планировании необходимо учитывать некоторые факторы, помогающие построить рабочий день целесообразно:

• Личный ритм. Наш организм работает с естественными часами, где заранее «запланировано» и периоды высокой работоспособности и низкой. У многих людей период низкой работоспособности приходится с 13:00 – 15:00, хотя показатель индивидуален. Но в этот период лучше делать несложную механическую работу.

• Ослабьте контроль. При выходе сотрудников в офис не давите на них сроками. Объясните им, что вам важно, что зависит от них, чтобы они понимали и могла правильно расставить приоритеты при организации своей работы. К примеру, по результатам исследования HeadHunter, каждый пятый российский работник испытывает ежедневный стресс на работе. У 46% опрошенных это связано с большим объемом работы, 39% — с невыполнением сроков. Представьте во сколько раз эти показатели могут возрасти, после выхода в офис.

Также при организации рабочего дня ваших сотрудников вы можете с помощью приглашенного тренера, коуча или сами провести мастер-класс. Показать вашим сотрудников как вы планируете свой рабочий день, какими методиками пользуетесь. Такой метод послужит вам плюсом в вашем авторитете перед сотрудниками, а также они научатся правильно планировать свой день в дальнейшем, что увеличит их производительность на рабочем месте даже больше, чем это было до вынужденной удаленной работы.

При верном выстраивании работы данный комплекс мероприятий сможет быстро привести сотрудников в тонус и повысить производительность труда сотрудников на 5-20% в пересчете на расходы на персонал.