Правила обработки персональных данных сотрудников в условиях удалённой работы

Удалённая работа — это удобно, но и рискованно, особенно когда речь идёт о персональных данных сотрудников. Как работодателю обезопасить себя и не нарушить закон? Какие документы оформить, как защищать данные при удалёнке и что грозит за утечку? В статье — пошаговая инструкция, ключевые требования 152-ФЗ и практические рекомендации, как организовать обработку персональных данных в условиях дистанционного формата.

Удалённый формат работы уже стал привычным элементом современной трудовой практики. Однако наряду с удобством и гибкостью он несёт повышенные риски в сфере информационной безопасности. Особенно это касается обработки персональных данных сотрудников — ключевой зоны ответственности работодателя.

Как организовать защиту персональных данных при удалёнке? Какие требования устанавливает закон, и что нужно предусмотреть в локальных актах? В этой статье разберём ключевые правила, чтобы соблюсти интересы сотрудников и избежать штрафов.

1. Что такое персональные данные и почему они требуют особой защиты

Согласно Федеральному закону №152-ФЗ "О персональных данных", персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (ФИО, паспортные данные, СНИЛС, сведения о зарплате, семейное положение, фото и др.).

Работодатель, как оператор персональных данных, обязан обеспечивать их конфиденциальность, законность обработки и защиту от несанкционированного доступа. Это требование сохраняется в полной мере и при удалённой работе.

2. Как изменяется обработка ПДн при удалённой работе

При удалёнке сотрудники HR, бухгалтерии, IT и других отделов могут:

• получать и отправлять документы по электронной почте;

• обмениваться файлами через мессенджеры;

• использовать домашние компьютеры и личные почтовые ящики;

• хранить данные вне защищённого корпоративного контура.

Все эти действия увеличивают риски утечки, потери или незаконной передачи персональных данных.

3. Основные риски при удалённой работе

⚠️ Использование личных устройств без антивирусов и систем защиты
⚠️ Отправка документов через незащищённые каналы связи
⚠️ Хранение ПДн на домашних компьютерах или в облачных хранилищах
⚠️ Отсутствие контроля за доступом третьих лиц (например, родственников)
⚠️ Использование несанкционированных мессенджеров и сервисов

4. Что требует закон: обязанности работодателя

Работодатель обязан:

• Обеспечить безопасные условия хранения и обработки ПДн, в том числе при удалённой работе.

• Назначить ответственного за защиту персональных данных.

• Принять локальные нормативные акты (ЛНА), регламентирующие порядок обработки ПДн.

• Получить согласие работника на обработку и передачу его персональных данных в электронном виде (если это необходимо).

• Применять организационные и технические меры защиты, соответствующие угрозам.

• Вести учёт доступа к персональным данным и регулярно проводить обучение сотрудников.

5. Какие документы и меры необходимы ✅ Локальные акты

Для удалённой работы должны быть приняты следующие документы:

• Положение о защите персональных данных сотрудников (если ещё не принято);

• Положение о дистанционной (удалённой) работе, где прописаны особенности защиты ПДн;

• Порядок обмена конфиденциальной информацией и документооборота в электронном виде;

• Соглашение с сотрудником об использовании личных устройств (если используется формат BYOD — bring your own device);

• Журнал учёта согласий на обработку ПДн.

✅ Согласие на обработку персональных данных

Даже при удалёнке работодатель обязан получать письменное согласие от сотрудников на:

• передачу данных третьим лицам (например, сервисам по ЭДО, облачным провайдерам);

• обработку данных в электронных системах;

• обмен по e-mail или другим каналам связи.

Согласие может быть оформлено в электронном виде, если оно подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

6. Организационные и технические меры безопасности

Для защиты ПДн работодателю необходимо внедрить:

📌 Организационные меры:

• обучение сотрудников правилам работы с ПДн;

• контроль доступа к информации (роль, пароль, авторизация);

• запрет использования несанкционированных облачных сервисов и мессенджеров;

• разграничение доступа к HR-документам и личным данным;

• оформление политики работы с конфиденциальной информацией.

💻 Технические меры:

• шифрование передаваемых данных;

• VPN-доступ к корпоративной сети;

• антивирусная защита и файерволы на рабочих устройствах;

• резервное копирование данных;

• автоматическое блокирование экрана и журналирование действий пользователя.

7. Работа с подрядчиками и сервисами

Если при удалённой работе используются сторонние платформы (облачные CRM, 1С, ЭДО, таск-менеджеры), работодатель должен:

• убедиться, что эти сервисы зарегистрированы как операторы ПДн или заключить с ними договор на обработку ПДн от имени оператора;

• предусмотреть в договоре условия защиты данных, порядок ответственности, меры реагирования на инциденты.

Также важно проводить аудит контрагентов, которым передаются персональные данные сотрудников (например, аутсорс-бухгалтерия, провайдеры связи, ИТ-поддержка).

8. Ответственность за нарушения

Нарушения в области защиты персональных данных могут повлечь:

• административный штраф по статье 13.11 КоАП РФ (до 75 000 рублей за каждое нарушение);

• проверку Роскомнадзора и предписание об устранении нарушений;

• утрату доверия сотрудников и деловых партнёров;

• риск утечек и судебных исков.

Пример: при передаче персональных данных сотрудника через незащищённую почту третьим лицам (например, копия паспорта) — организация может быть привлечена к ответственности, если отсутствуют согласие и политика обработки.

9. Рекомендации для работодателей

✅ Проведите аудит действующих процессов обработки ПДн при удалённой работе
✅ Утвердите и внедрите локальные акты, соответствующие требованиям законодательства
✅ Обеспечьте защиту каналов связи и используемого ПО
✅ Организуйте обучение сотрудников и контроль за соблюдением регламентов
✅ Зафиксируйте письменные согласия на обработку и передачу ПДн в электронном виде
✅ Регулярно проверяйте актуальность технических средств защиты

Заключение

Удалённая работа требует от работодателя не только гибкости, но и повышенного внимания к защите персональных данных сотрудников. Любая утечка или ошибка в обработке может обернуться серьёзными юридическими и репутационными последствиями.

Правильно выстроенные процессы, актуальные документы, обучение сотрудников и безопасная инфраструктура помогут снизить риски и обеспечить законность обработки ПДн — даже за пределами офиса.