Обязательная цифровая кадровая документация (ЭТКД): как перейти без нарушений

Переход на электронные кадровые документы (ЭТКД) — не просто тренд, а законодательная необходимость для многих работодателей. Как перевести кадровый документооборот в цифровой формат без ошибок и нарушений? Какие документы обязательно оформлять в электронном виде? Что делать с отказами сотрудников и как обеспечить юридическую значимость ЭТКД? В статье — подробный пошаговый алгоритм перехода, практические советы и меры по снижению рисков.

Цифровая трансформация в сфере управления персоналом набирает обороты, и с 2024 года многие работодатели в России столкнулись с необходимостью перехода на электронные трудовые кадровые документы (ЭТКД). Это не просто тренд, а законодательно установленная реальность: теперь часть кадрового документооборота должна вестись в электронном виде.

Что входит в понятие ЭТКД? Какие документы подлежат обязательному переводу в цифру? Как оформить переход законно и не нарушить права работников? Разбираемся в этой статье.

1. Что такое ЭТКД

Электронная трудовая кадровая документация (ЭТКД) — это кадровые документы, оформляемые, подписываемые и хранящиеся в электронной форме. Порядок ведения ЭТКД регулируется:

• Федеральным законом № 439-ФЗ от 16.12.2019 г.,

• Статьей 22.1 Трудового кодекса РФ,

• Постановлением Правительства РФ № 995 от 31.05.2021 г.

• и другими нормативными актами.

Основные принципы ЭТКД:

• юридическая значимость электронной формы (при наличии электронной подписи);

• добровольное согласие работника на получение документов в электронном виде;

• соблюдение требований к защите персональных данных и архивному хранению.

2. Какие документы относятся к обязательной ЭТКД

С 2024 года в соответствии с действующими нормативными актами в обязательном порядке в электронном виде могут оформляться и вестись следующие кадровые документы:

• Трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему;

• Приказы о приеме, переводе, увольнении;

• График отпусков;

• Личные карточки сотрудников (форма Т-2);

• Заявления работников (на отпуск, увольнение и др.);

• Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения, инструкции), с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись;

• Трудовые книжки в электронном виде (ЭТК) через систему ПФР.

Важно: работодатель вправе самостоятельно определить перечень документов, которые будут вестись в электронном виде, за исключением тех, что обязательно должны быть на бумаге (например, листки нетрудоспособности, оформляемые ФСС, пока не переведены в цифровой формат).

3. Когда переход становится обязательным

Переход на ЭТКД может быть:

• добровольным — когда организация решает упростить документооборот и получить преимущества цифровизации;

• обязательным — для госорганов и подведомственных учреждений, а также для компаний, применяющих цифровые технологии в рамках государственных программ.

В 2024–2025 годах также действует переходный период, в рамках которого организации могут поэтапно внедрять ЭТКД, соблюдая законодательные условия.

С 2025 года предполагается ужесточение требований — многие организации (особенно крупные и с госучастием) обязаны будут полностью перейти на цифровое ведение кадровой документации.

4. Пошаговый переход на ЭТКД

Чтобы перейти на ЭТКД без нарушений, работодателю следует соблюдать четкий алгоритм:

Шаг 1. Анализ текущих процессов и IT-инфраструктуры

Оцените:

• какие документы уже частично ведутся в электронном виде (например, заявления в Outlook);

• готовность кадровой службы и сотрудников к цифровому взаимодействию;

• используемое ПО и его соответствие требованиям законодательства (например, СЭД, 1С, кадровые модули, облачные решения с криптозащитой).

Шаг 2. Выбор и внедрение электронной системы документооборота

Подберите подходящий сервис, обеспечивающий:

• юридическую значимость документов (поддержка ЭП);

• архивное хранение с необходимыми сроками;

• защищённость данных;

• возможность интеграции с другими системами.

Примеры систем: «1С:Кадры», СЭД «Диадок», «Тензор», «Контур.Диадок», СБИС и др.

Шаг 3. Оформление локального акта об использовании ЭТКД

Работодатель обязан утвердить:

• Положение о ведении ЭТКД, где указаны перечень электронных документов, формат хранения, способы подписания и получения;

• порядок выдачи или использования электронных подписей;

• порядок доступа к документам;

• формат согласования, сроков, уведомлений.

Шаг 4. Получение согласий от работников

По закону работник имеет право отказаться от ведения кадровых документов в электронном виде. Поэтому:

• уведомите сотрудников об изменениях не менее чем за 3 рабочих дня;

• получите от каждого письменное согласие (или отказ) на использование ЭТКД и ЭП;

• при отказе обеспечьте дублирование взаимодействия в бумажной форме.

Шаг 5. Организация подписания документов

Электронные кадровые документы должны подписываться:

• усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или

• усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП) — допустимо при использовании защищённых внутренних систем, например, корпоративного портала.

Убедитесь, что каждый сотрудник обеспечен доступом к подписи (выдача сертификатов, обучение работе с ЭП).

Шаг 6. Информирование, обучение и техподдержка

Даже в опытных командах переход на цифровые форматы вызывает вопросы. Поэтому важно:

• проводить обучение кадровиков и сотрудников;

• заранее тестировать систему;

• назначить ответственного за техподдержку и ответы на вопросы;

• использовать шаблоны и подсказки в системе.

Шаг 7. Хранение и защита документов

По закону электронные документы должны храниться:

• в архиве организации (системы должны обеспечивать возможность восстановления и поиска документов);

• с учетом требований к защите персональных данных;

• в надёжной ИТ-инфраструктуре, допускающей миграцию и экспорт при необходимости.

Сроки хранения — те же, что и для бумажных версий (например, 75 лет для трудовых договоров).

5. Риски и ошибки при переходе

Чтобы избежать нарушений и возможных споров, стоит учитывать типовые ошибки:

🚫 Принудительный перевод на ЭТКД без согласия работника — незаконно;
🚫 Отсутствие локальных нормативных актов — лишает юридической силы цифровые действия;
🚫 Неправильный выбор электронной подписи — документ может быть признан недействительным;
🚫 Сбой в архивировании — риск потери документов или нарушения сроков хранения;
🚫 Недостаточная информационная безопасность — утечка персональных данных грозит административной и уголовной ответственностью.

6. Преимущества ЭТКД для работодателя

Несмотря на начальные затраты и усилия, переход на ЭТКД даёт компании реальные плюсы:

✔ экономия на бумаге, доставке и хранении;
✔ повышение скорости обработки документов;
✔ прозрачность и удобство документооборота;
✔ снижение рисков потери документов;
✔ готовность к удалённому формату работы.

Заключение

Переход на электронные кадровые документы — это не просто технологическое нововведение, а новая норма трудовых отношений. Сделать этот переход безопасным, законным и эффективным поможет грамотная организация, открытость в коммуникации с работниками и соблюдение правовых норм.

Подготовьтесь заранее, оформите локальные акты, обеспечьте согласия и цифровые подписи — и ЭТКД станет не обременительной обязанностью, а полезным инструментом для роста и развития вашей компании.