Как реагировать, если кандидат передумал в день выезда — и что делать срочно

Ситуация, знакомая каждому рекрутеру: всё готово — билеты, объект, согласование, согласие кандидата. И вдруг — за час до выезда, в день отъезда или даже уже на вокзале — сообщение: “Извините, я не поеду”. У кого-то заболела мама, кто-то “нашёл другое”, кто-то просто исчез. Это не просто обидно — это риск срыва проекта, недовольство заказчика и срочные поиски замены. Что делать? В этой статье — чёткий алгоритм действий, если кандидат срывается в последний момент. Как не паниковать, как сохранить доверие заказчика, где и как искать замену “прямо сейчас”, и что внедрить, чтобы таких ситуаций было меньше. Для рекрутеров, кто работает быстро и хочет держать ситуацию под контролем — даже когда всё пошло не по плану.

Как реагировать, если кандидат передумал в день выезда — и что делать срочно

Вы нашли кандидата. Всё обсудили. Подтвердили условия. Заказчик доволен. Назначен день выезда. И вдруг — звонок или сообщение:

— «Извините, не смогу»
— «Передумал»
— «Поступило другое предложение»
— …или просто тишина.

Кажется, что всё рушится. Особенно если это не просто рабочий, а ПТО, прораб, сварщик с НАКС, или вы закрывали эту вакансию две недели. Но даже в такой момент можно сохранить лицо — если действовать по плану.

Ниже — алгоритм экстренных действий и базовая профилактика таких ситуаций.

🛑 Шаг 1. Сохраняем спокойствие

Паника — главный враг. На объекте уже ждут, заказчик на нервах, а у вас — пустота. Но первая реакция — ключевая:
📌 не оправдываться,
📌 не валить вину на кандидата,
📌 не молчать.

Ваш стиль в этот момент = ваша репутация.

🔁 Шаг 2. Мгновенно уведомляем заказчика

Как написать:

“Добрый день. Кандидат [ФИО] только что отказался от выезда (причина: …). Это форс-мажор. Уже начали подбирать замену. Дадим первое решение в течение 1–2 часов.”

Почему так:

• вы не скрываете — сразу говорите правду;

• вы фиксируете контроль — “мы уже работаем”;

• вы не оставляете клиента в панике — у него появляется ориентир.

📌 Даже если вы не знаете, где взять замену — важно показать, что вопрос взят в работу.

🔍 Шаг 3. Проверка “страхового резерва”

Если у вас был пул 2–3 кандидатов, которые “почти согласились”, но вы выбрали одного — это шанс.

Что делаем:

• Сразу пишем/звоним тем, кто был “вторым номером”;

• Спрашиваем, готовы ли выехать сегодня / завтра;

• Уточняем: “вакансия освободилась — вы актуальны?”

📌 Часто “второй номер” оказывается ещё доступен — и готов выехать, если действовать быстро.

🚨 Шаг 4. Срочный повторный поиск

Если запасных нет — переходим в экстренный подбор. Используем всё, что работает в такие моменты:

• быстрый прозвон по базе (Telegram, Excel, CRM, блокнот — всё идёт в дело);

• дублируем старое объявление на Avito, HH, Юла, Worki и пр.;

• кидаем по группам Telegram: «🔥 Вакансия открыта. Выезд сегодня. Оплата такая-то. Нужен сварщик/ПТО/прораб»

• активируем сарафанку: “Есть кто-то надёжный на срочный выезд?”

📌 В это время не тратим больше 1–2 часов — главное найти одного реального, не 10 “на подумать”.

📞 Шаг 5. Берём обратную связь с объекта

Если заказчик на связи — можно предложить:
— “Если есть проверенный человек на объекте, можем попробовать его оформить”
— “Есть ли у вас вариант временно закрыть задачу силами объекта?”

📌 Это не “спихнуть проблему”, а включиться в решение, где участвуют обе стороны.

🛠️ Шаг 6. Если замена найдена — координируем без задержки

Когда вы нашли нового кандидата:

• моментально передаём данные заказчику

• дублируем маршрут кандидату

• организуем созвон, фото документов, выезд

• НЕ УХОДИМ НА ПАУЗУ — действуем как диспетчер

📌 Важно: новый кандидат должен выехать в течение 12–24 часов, иначе доверие падает.

✅ Шаг 7. После выхода — пишем заказчику отчёт

Пример формулировки:

“Замену отправили — [ФИО], опыт в аналогичной должности, документы подтверждены. Уже в пути. Благодарю за понимание, ситуацию решили максимально оперативно.”

📌 Это завершает “срыв” — превращая его в спасённый проект.

🛡️ Что делать, чтобы такого не повторялось

• Дублировать кандидатов: если идёт выезд — ищите второго “на запас”.

• Проверять мотивацию:
  — Почему хотите ехать?
  — Что для вас важно?
  — Какие у вас ещё варианты?

• Созваниваться перед выездом:
  — “Вы готовы?”
  — “Вещи собраны?”
  — “Маршрут знаете?”
  — “С кем на связи?”

• Собирать черный список:
  — если человек подвёл — фиксируем это.
  — и больше не работаем без 100% аванса/доков/гарантий.

Заключение

Срыв выезда — это больно. Но это не конец подбора. Главное — реагировать быстро, чётко и не молчать. Ваша задача — решить вопрос, не переложить вину. Тогда даже в экстренной ситуации заказчик останется с вами.

📌 Всегда держите “второй вариант”
📌 Не бойтесь говорить правду заказчику
📌 Учитесь действовать — не оправдываться

И такие ситуации станут не катастрофой, а демонстрацией вашей надёжности.