Информационные системы для автоматизации деятельности HR

Изучая материалы сайта, я обратил внимание на не поддельный интерес к данному вопросу. На сайте много статей и обсуждений по этой теме, но они скорее говорят о том, что тема актуальна. Отвечая на вопросы, я понял, что в комментариях много не опишешь.

Много лет занимаясь автоматизацией деятельности в коммерческих и государственных структурах, и имея широкий кругозор в этом вопросе, я решил поделиться своими профессиональными наработками. Да и с информацией удобнее работать, если она собрана в одном месте и систематизирована. Так родилась эта статья.

Статья состоит из двух частей. В первой части дано общее представление о функционале HR, и о его автоматизации. Во второй части – представлен список информационных систем и их краткое описание, чтобы Вам было легче ориентироваться в них.
Приведенные данные по ИТ системам будут интересны владельцам бизнеса, руководителям компаний, HR специалистам и рекрутерам.

1. Общее описание автоматизации

Любая автоматизация требует много ресурсов, в том числе финансовых. Поэтому компаниям с численностью до 50 – 60 человек, что бы удовлетворить свои потребности, обычно вполне хватает электронных таблиц MS Excel.

К основному функционалу HR отнесем следующий:

• рекрутинг (поиск и найм сотрудников);
• адаптация сотрудников;
• обучение и развитие сотрудников (управление талантами);
• оценка сотрудников;
• компенсации и льготы (расчет з/п, бонусов и т.д.);
• внутренние коммуникации;
• кадровое делопроизводство;
• корпоративная культура;
• имидж компании как работодателя.

В своей практике я наблюдаю, что в каждой отдельной компании может быть свой набор функционала HR. Который может сильно отличаться от того, что я привел выше. Почему так происходит?

Связано это с тем, что каждая компания состоит из людей, а каждый человек имеет собственный уникальный опыт, знания и видение того как должен развиваться бизнес. Поэтому каждая компания развивается индивидуально, и как следствие, функционал и бизнес-процессы у двух одинаковых компаний будут различаться. Это очень важный нюанс, и его необходимо учитывать при подготовке и проведении автоматизации.

Тема развития компаний и формирования бизнес-процессов мне очень близка и интересна, но она не относится к теме статьи, поэтому здесь подробно описывать ее я не буду. Если у Вас есть интерес к данной теме, напишите мне в комментариях, и я опишу ее отдельно.

Автоматизация любого рода деятельности подчиняется законам рынка. Спрос рождает предложение. За что бизнес готов платить, то и автоматизировано: описаны процессы, разработан софт. В результате для автоматизации одних задач имеется большой выбор ИТ решений, а другой функционал либо мало автоматизирован, либо не автоматизирован вовсе.

Чтобы проще было ориентироваться в многообразии существующих решений, я объединил их в тематические группы:

1. HRM системы;
2. TMS системы (управление талантами);
3. рекрутинг;
4. видео рекрутинг;
5. тестирование;
6. учет рабочего времени.

Дадим краткое описание каждой группы информационных систем и функционала, который они в себе содержат.

1.1. HRM системы

HRM (от англ. Human Resources Management) – это системы администрирующие деятельность персонала, от контроля выполнения KPI сотрудника, до замера эффективности работы всего коллектива. Обычно это модуль из ERP системы (от англ. Enterprise Resource Planning), хотя существуют и самостоятельные решения. Примеры приведены в п. 2.1.

1.2. TMS системы (управление талантами)

TMS (от англ. Talent Management Systems) – это системы, ориентированные на развитие бизнеса долгосрочной перспективе, за счет вложений в человеческий капитал.

Функционал TMS систем в основном схож с HRM, но ориентирован на управление эффективностью персонала, карьерный рост достижение целей, а так же рекрутинг талантов.

Например, признанный во всем мире лидер рынка Wal-Mart Stores, Inc. Активно использует SAP SuccessFactors, которая автоматизирует HR процессы и анализирует их по тысячам метрик. Это позволяет грамотно управлять персоналом. Её основной недостаток — это высокая стоимость. Примеры приведены в п. 2.2.

1.3. Рекрутинг

В компаниях и рекрутинговых агентствах занимающихся массовым подбором, рекрутинг нуждается в автоматизации, и в этом вопросе каждый идет своим путем. Часть пользователей самостоятельно создают софт под свои нужды, хотя сегодня немало готовых решений, автоматизирующих такой функционал, как:

• обработка резюме;
• управление вакансиями;
• размещение и выгрузка вакансий на рекрутинговых сайтах;
• ведение базы кандидатов;
• работа с заказчиками;
• сбор аналитики и т.д.

Рынок сегодня не испытывает дефицита подобных решений и они не так дороги. Примеры приведены в п. 2.3.

1.4. Видео рекрутинг

В рекрутинге самым затратным является собеседование кандидатов, где на каждого кандидата в среднем тратится от 20 минут до 1,5 часов. Как можно автоматизировать этот функционал и сократить себестоимость? Один из вариантов - это использовать видео резюме.

Рекрутер может сформировать список вопросов и разместить их на рекрутинговом сайте. После чего кандидат, имея перед собой готовый список вопросов, в удобное для себя время, может записать видео резюме и отправить его рекрутеру.

Кандидат экономит свое время, на поездки и прохождение интервью в офисе работодателя.

Рекрутер, в удобное для себя время, может обработать все присланные резюме кандидатов, что существенно экономит его время и снижает себестоимость, особенно при массовом подборе.

И хотя на рынке существуют профессиональные решения, многие рекрутеры сегодня используют Skype. Примеры приведены в п. 2.4.

1.5. Тестирование

Довольно часто в рекрутеры приходят «случайные» люди, без профильного образования и специальной подготовки. Им очень сложно правильно оценить компетенции специалистов. Поэтому они пытаются искать различные тесты, которые оказываются не всегда адекватными или с ложными ключами.

Для автоматизации тестирования и аттестации специалистов существуют специальные сервисы, примеры которых Вы найдете п.2.5.

1.6. Учет рабочего времени

Система учета рабочего времени, контролирует рабочее время сотрудников (приход, уход, переработки, прогулы) и на что оно потрачено. Например, сколько времени было потрачено на звонки, программы, сайты. Каким образом оценка работы персонала становится более объективной.

Система может использоваться в проектном бизнесе, где процессы не формализованы, например, контролировать трудоемкость задач, с возможностью их перераспределения между сотрудниками. Примеры приведены в п. 2.6.

1.7. DLP системы (отслеживание нелояльности)

DLP (от англ. Data Loss Prevention) – это система защиты от действий нелояльных сотрудников: коррупции, саботажа, работы на конкурентов и т.д. Она выявляет их по чрезмерному общению с клиентом, словам маркерам нарушений в переписке, копированию необычно большого объема конфиденциальной информации на флешку. Эти и другие действия могут быть симптомами того, что сотрудник уже работает не на компанию, а против нее.

С ее помощью можно анализировать психологический климат в коллективе, наблюдать за адаптацией новичков, выявлять тех, кто ищет новую работу или посещает сомнительные сайты. Примеры приведены в п. 2.7.

Выбор решения

Как обычно пользователи выбирают то или иное решение для автоматизации своей деятельности. 

1. Интересуются у знакомых. 

Действительно, можно спросить у знакомых, чем они пользуются, и поставить себе такое же программное обеспечение. Но здесь возникает масса вопросов.

Как ваш знакомый решал свои задачи? Доволен ли он сегодня, что именно так их решил? На сколько, выбранное им решение подходит ему? Как он принял решение использовать именно этот софт? Какие мотивы им руководили? Какие критерии выбора использовались? Кто анализировал это? На сколько его задачи пересекаются с вашими? И так далее.

Список вопросов можно продолжить, но это ни чего не изменит. Способ принятия решения всегда одинаков: либо у человека был ограниченный бюджет и он выбирал по принципу нравится / не нравится, либо кто-то ему посоветовал именно эту ИТ систему. 

2. Обращаются в компанию разработчик. 

Можно обратиться в компанию разработчик и приобрести продукт у них. С чем мы сталкиваемся в этом случае?

Компания разработчик предложит решение, которое было разработано для решения задач другой, вполне определенной компании. А насколько оно будет удобно для вас? И насколько корректно сможет покрыть весь необходимый вам функционал? Сколько средств вам придется выделить на доработку софта под ваши требования, что бы получить необходимый именно вам результат? Насколько сложно (дорого) интегрировать это решение с уже имеющимися у вас системами?

И главное, с вами будет работать профессиональный продавец. И вы по факту оплатите не решение своих задач и проблем, а его умение продавать и быть убедительным. 

3. Обращаются в компанию интегратор 

Можно обратиться в компанию интегратор, обычно они предлагают выбор из нескольких ИТ решений. Но здесь необходимо помнить, что они будут вам предлагать только те решения, которыми они владеют. Или с кем из производителей у них заключен договор о сотрудничестве. Соответственно, ваш выбор будет ограничен продуктами, которые реализует именно эта компания. Кроме того вы опять общаетесь с профессиональными продавцами, со всеми вытекающими последствиями и проблемами описанными в предыдущем пункте. Поэтому будущему пользователю очень важно иметь профессиональное мнение стороннего эксперта, который будет заинтересован в решении ваших задач, а не в продаже конкретного продукта. 

4. Обращаются к эксперту по управленческому консультированию. 

Управленческое консультирование – это область консалтинга, где решаются вопросы стратегии и организации бизнеса, его управления, выстраивания процессов, организации проектного бизнеса, реструктуризации, автоматизации деятельности и так далее. Эксперт выявляет патологии в бизнесе и предлагает способы их решения, как врач при лечении больного: ставит диагноз и выписывает лекарство.

Эксперт по управленческому консультированию – это профессионал способный решать большое количество задач, использую для этого специальные методы. Поэтому такой специалист имеет целый ряд преимуществ, перед теми, кто был описан ранее:

• знает рынок и отраслевые решения;
• обладает большим опытом и кругозором в вопросах автоматизации;
• решает вопросы управления, в которых у остальных участников компетенции отсутствуют;
• может предложить альтернативное решение:
• не аффилирован с компаниями производителями софта.

Поэтому такой специалист может дать независимую профессиональную оценку и рекомендации в вопросах выбора способа автоматизации и его решения.

Отработав долгое время с владельцами бизнеса и топ-менеджерами я пришел к выводу, что их запросы часто бывают неквалифицированными. Что это значит?

Делая запрос, они вкладывают в него скрытый смысл, который не возможно сразу понять и увидеть. И только эксперт может понять, что на самом деле необходимо бизнесу.

Ведь не секрет, что автоматизация дело не дешёвое. И если через некоторое время заказчик поймет, что было принято не корректное решение и необходим совершенно иной софт, то бизнес понесет дополнительные затраты, моральные издержки и потери времени.

2. ИТ решения для автоматизации деятельности HR

2.1. HRM-системы

SAP ERP HCM

SAP ERP HCM – это решение для руководства и сотрудников в вопросах совершенствования кадровой политики, оптимизации внутрифирменных расходов, обучения, повышения квалификации и мотивирования персонала, верной оценки его эффективности. Она представляет собой среду, в которой комплексно решаются задачи повседневного учета персонала, расчета зарплат, всех возможных начислений и удержаний из них и так далее — вплоть до уровня принятия стратегических решений, касающихся бизнеса в целом.

Сайт: https://www.sap.com/cis/products/human-resources-hcm.html

Oracle Human Capital Management Cloud

Oracle HCM Cloud – это облачное решение предоставляет HR-специалистам удобные, персонализируемые инструменты с поддержкой социальных сетей и аналитики, охватывающие весь жизненный цикл сотрудника. Oracle HCM Cloud поможет вам находить, развивать и удерживать лучших сотрудников, стимулировать совместную работу и анализировать все данные о персонале, а также повысить операционную эффективность — каждый сотрудник сможет легко подключаться к HR-системе с любого устройства.

Сайт: https://www.oracle.com/ru/applications/human-capital-management/solutions/index.html

Infor HCM

Infor HCM – это решение на основе веб-технологии, которое помогает управлять персоналом – от принятия сотрудника на работу и до его выхода на пенсию. Вся необходимая информация о сотрудниках хранится в защищенной базе данных. Реализован функционал: 1. кадровое делопроизводство, 2. управление кадровым потенциалом, 3. управление кадровыми ресурсами, 4. управление персоналом.

Сайт: http://ru.infor.com/products3/hcm/

Saba Enterprise

Saba Enterprise является ядром управления всех HR-процессов организации. Он обеспечивает управление данными сотрудников (профили), должностями, компетенциями. Позволяет полностью воссоздать организационную и функциональную структуру организации. Структурировать и группировать должности, рабочие роли, определять и назначать компетенции. Кроме этого модуль позволяет создавать штатное расписание и управлять совмещением.

Сайт: https://axes.pro/saba/sabacloud

IBM Kenexa

IBM Kenexa – это решение, предоставляющее широкие возможности для управления человеческим капиталом: оценки потенциала сотрудников, обучения, развития и удержания талантов. Решение включает инструменты для эффективного коллективного взаимодействия на предприятии. Используя Kenexa, компания может выстраивать стратегию в области управления персоналом в соответствии с концепцией «Разумный персонал», то есть формировать штат сотрудников, которые высокомотивированы, преданны, лояльны, продуктивны, креативны, проактивны и создают высокую добавленную ценность.

Сайт: http://www-01.ibm.com/software/smarterworkforce/

БОСС-Кадровик

БОСС-Кадровик – это система учета и управления персоналом, расчета заработной платы, технологии кадрового менеджмента, единой кадровой политики на основе сквозного и прозрачного управления человеческим ресурсом. Функциональность: 1. Планирование и учет персонала, 2. Расчет заработной платы и отчетность, 3. Профессиональный подбор персонала, 4. Эффективная система обучения, 5. Оценка сотрудников, 6. Комплексная система мотивации, 7. Управление кадровым резервом, 8. Оптимизация затрат на персонал, 9. Исчерпывающий анализ состояния трудовых ресурсов.

Сайт: http://boss.ru/products/bk-about/

1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

1С: ЗУП - это решение для автоматизации расчета заработной платы персонала, реализации кадровой политики и управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

Сайт: http://v8.1c.ru/hrm/

Система Галактика HCM

«Галактика НСМ» – это решение для автоматизации управления человеческими ресурсами, с набором инструментов для реализации стратегий или бизнес-задач предприятия по работе с сотрудниками. Функционал: 1. Автоматизация подбора кандидатов; 2. Управление наймом сотрудников, их обучением и компетенциями; 3. база данных всей информации, связанной с сотрудниками; 3. Управление событиями внутри предприятия, (планы и расписания).

Сайт: https://www.galaktika.ru/hcm

Компас: Управление персоналом

Компас: Управление персоналом – является элементом ERP-системы "КОМПАС" и состоит из 3 основных модулей: 1. Расчет заработной платы, 2. Кадровый учет, 3. Управление трудовыми ресурсами.

Сайт: http://www.compas.ru/solutions/pers_full.php

2.2. TMS-системы (управление талантами)

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors - это облачное решение для управления человеческими ресурсами. Решение объединяет инструменты для адаптации новых сотрудников, совместной работы, выполнения социальных задач, управления обучением, а также для подбора персонала, контроля показателей, планирования кадрового резерва, управления талантами и кадровой аналитики.

Сайт: https://www.successfactors.com/ru_ru.html

Oracle Taleo Cloud Service

Oracle Taleo Cloud Service – это облачное решение позволяет предприятиям и среднему бизнесу нанимать лучших сотрудников с подходящими навыками, а также заниматься развитием и поощрением таких работников. Облачная платформа управления кадровым резервом, собирает соответствующую информацию на протяжении всего их жизненного цикла и позволяет кадровым работникам, руководителям и сотрудникам использовать квалифицированный персонал для повышения производительности и достижения успеха предприятия.

Сайт: https://www.oracle.com/ru/products/applications/taleo/overview/index.html

Lumesse

Lumesse ETWeb — это веб-приложение, позволяет автоматизировать весь комплекс HR процессов. Lumesse ETWeb легко масштабируется и интегрируется с уже работающими в компании системами. ETWeb может использоваться как самостоятельное решение, и в составе ERP или HRIT системы.

Сайт: https://lumesse.com/

Dynamics 365 for Talent

Dynamics 365 for Talent – это решение автоматизирует привлечение кандидатов, проведение собеседований и их найм; адаптацию новых сотрудников; сбор обратной связи и награждение лучших сотрудников; отслеживание развития сотрудников; анализ и оптимизацию основных операций управления персоналом. Решение позволяет создавать точные профили кандидатов, проводите совместные собеседования, повысить рентабельность процесса приема на работу, реализовать гибкий процесс адаптации, чтобы повысить производительность новых сотрудников.

Сайт: https://www.microsoft.com/ru-ru/dynamics365/talent#

2.3. Рекрутинг

E-Staff Рекрутер

E-Staff Рекрутер – это система полного цикла, автоматизирующая большинство операций в рекрутинге, и предназначена для кадровых агентств и для HR-служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников.

Сайт: http://www.e-staff.ru/object.htm?eid=about

Experium

Experium – это программа, которая позволяет создать и вести базу данных кандидатов, совместно с коллегами работать над вакансиями, организовать взаимодействие с линейными менеджерами, размещать объявления на 20 крупнейших работных сайтах и скачивать отклики от соискателей, прикреплять различные типы документов, формировать отчеты и собирать разнообразную аналитику.

Сайт: http://www.experium.ru/ru/about/

Staffim.ru

Staffim — это веб-приложение для подбора персонала, которое позволяет создавать и публиковать вакансии на основных российских работных сайтах, вести базу соискателей и аналитику.

Сайт: http://staffim.ru/

FriendWork Recruiter

FriendWork Recruiter – это облачный сервис рекрутинга. Он сохраняет резюме из разных источников и переписку с кандидатами в единой базе, дает понятную статистику эффективности рекрутинговых ресурсов и самих рекрутеров, облегчает эйчарам совместную работу над вакансиями, быстро находит профили кандидатов в соцсетях.

Сайт: http://recruiter.friendwork.ru

GoRecruit

GoRecruit – это сервис, который анализирует профессиональные и личностные качества соискателей. Он позволяет оценить и отсеять кандидатов на основе данных полученных из соцсетей.

Сайт: https://gorecru.it/

Jungle Jobs

Jungle Jobs - это онлайн-сервис для работы с профессиональными рекрутерами и кадровыми агентствами в режиме одного окна. Возможность оценки работы рекрутера по количеству и качеству предложенных резюме, по времени, потраченному на общение с клиентом, по коэффициенту закрытых проектов и другим параметрам.

Сайт: https://junglejobs.ru/

Stafory

Stafory – это сервис, позволяющий упростить процесс подбора персонала с помощью рекрутеров. Механизм работы прост: работодатель публикует свою вакансию, к которой получают доступ все рекрутеры, зарегистрированные на Stafory. Дополнительно на сервисе реализованы инструменты позволяющие улучшить процесс взаимодействия работодателя с рекрутерами: деловая переписка, просмотр резюме, отбор кандидатов, назначение собеседований, подведение итогов сотрудничества.

Сайт: https://stafory.com/about.html

Команда

Команда – это сервис для подбора и оценки персонала.

Сайт: http://komanda-app.ru/

2.4. Видео рекрутинг

VCV

VCV – это сервис для видео отбора кандидатов, инструмент для подбора талантов.

Сайт: http://vcv.ru/

Skillaz

Skillaz – это сервис для видео отбора кандидатов.

Сайт: http://skillaz.co/

PRE-INTERVIEW

PRE-INTERVIEW - это сервис онлайн собеседование. Видео рекрутинг – самый эффективный метод отбора при подборе и найме персонала. HR программа подбора персонала путем видео-анкетирования соискателей, разработанная специально для руководителей и HR-специалистов.

Сайт: https://preint.ru/

2.5. Тестирование

SkillTech

SkillTech - это система тестирования и оценки персонала, которая подходит как для тестирования небольших групп пользователей, так и для реализации крупных проектов по тестированию тысяч сотрудников компании.

Сайт: http://skilltech.ru/

Retratech

Retratech – это сервис для тестирования, сертификации и оценки IT-специалистов.

Сайт: http://certifications.ru/

PROACTION

PROACTION – это сервис для онлайн оценки персонала.

Сайт: https://proaction.pro/

2.6. Учет рабочего времени

CrocoTime

CrocoTime – это система автоматического мониторинга рабочего времени сотрудника за компьютером, цифровая фотография рабочего дня, учет встреч и звонков.

Сайт: https://crocotime.com/ru/

Yaware.TimeTracker

Yaware.TimeTracker –это онлайн-система учета рабочего времени и оценки эффективности работы сотрудников за компьютером.

Сайт: https://yaware.ru/what-is-yaware/

Keepteam.ru

Keepteam.ru – это единая информационная база для работы с персоналом компании.

Сайт: https://keepteam.ru/feature.html

StaffCounter

StaffCounter – это инструмент для контроля персонала, которое подходит для руководителей любого звена. Полностью автоматизированная система, благодаря которой вы можете не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность.

Сайт: http://www.staffcounter.net

EasyWork24

EasyWork24 – это система управления персоналом.

Сайт: http://easywork24.holding.bz/

Falcongaze SecureTower

Falcongaze SecureTower – это DLP-система, которая учитывает рабочее время сотрудников, собирает статистику работы в приложениях, делает скриншоты рабочего стола. С ее помощью можно анализировать психологический климат в коллективе, наблюдать за адаптацией новичков, выявлять тех, кто ищет новую работу или посещает сомнительные сайты.

Сайт: https://falcongaze.ru/

2.7. DLP системы (отслеживание нелояльности)

Falcongaze SecureTower

SecureTower —это система защиты конфиденциальной информации от утечек и мониторинга работы сотрудников, созданная с учетом потребностей и интересов малого и среднего бизнеса

Сайт: https://falcongaze.ru/

InfoWatch Traffic Monitor Standard Solution

InfoWatch Traffic Monitor Standard Solution - это система защиты от действий нелояльных сотрудников — коррупции, саботажа, работы на конкурентов и т.д.

Сайт: https://rb.ru/story/HR-tech-present/