Деловая риторика для HR. Как подготовиться к выступлению за пять минут

Иногда необходимость выступать сваливается, как снег на голову.
В таких случаях мы суетимся, нервничаем, пытаемся импровизировать, и не всегда это получается талантливо. В этой статье описана технология экспресс-подготовки к выступлению на тему HR (внедрение изменений, преодоление сопротивления, защита проекта и пр.)
Автор - Алексей Урванцев, эксперт по деловой риторике в HR, продажах и переговорах.
ТОП-20 лучших российских тренеров:
- по продажам (рейтинг SalesPortal.ru);
- по ораторскому искусству (рейтинг HUBSpeakers.ru).
Лауреат Национальной Деловой Премии «Капитаны российского бизнеса»2019в номинации «Лучший бизнес-тренер» (организатор Премии - журнал «Управление персоналом»).
Ведущий программы «HR-ПЕСНЯ с Алексеем Урванцевым» и передачи об умных продажах «Без скидок» на MediaMetrics.tv.

Хорошо, когда для подготовки к выступлению у нас достаточно времени, но иногда необходимость выступить сваливается, как снег на голову.

— После Ивана выступает Татьяна. Вкратце расскажите о новой системе мотивации, которую будем вводить с нового года.

— Елена, там сотрудники бузят, требуют пересмотра графика отпусков. Сходите, успокойте.

— А теперь — поздравление от HR-департамента. Наталья, слушаем вас!

Как мы поступаем в таких случаях? Суетимся, напрягаемся, нервничаем, пытаемся импровизировать, и не всегда это получается талантливо.

Что делать? Научиться готовиться максимально быстро, за несколько минут, а в идеале — моментально.

ЗАДАЧА 1. ПРИЙТИ В СБАЛАНСИРОВАННОЕ «РЕСУРСНОЕ» СОСТОЯНИЕ

Перенапряжены – расслабиться.

Наоборот, не хватает энергии и решимости – сконцентрироваться.

Только находясь в правильном состоянии, мы можем принимать верные решения.

«Узбагойзя» — говорил лемур из мультфильма «Мадагаскар».

Как это сделать быстро?

Для начала вспомним, что стресс и страх – биохимические реакции.

В неожиданной пугающей ситуации организм выбрасывает в кровь гормоны адреналин, норадреналин и кортизол, вызывающие дрожь, сердцебиение, покраснение или побледнение кожи, затруднение дыхания.

Чтобы избавиться от негативных эмоций, необходимо изменить гормональный фон, причем в ситуации незапланированного выступления — за считанные секунды.

Популярные способы саморегуляции «через голову» (визуализации, медитативные практики, аффирмации, рефрейминги) для этого слишком медленны и малоэффективны.

Другой распространенный способ («сто грамм и всё нормально») опасен потерей контроля. Психика уже находится в нестабильном состоянии, и превысить «правильную дозу» очень легко.

Самый короткий, быстрый и здоровый путь – специальные гимнастики.

Упражнение «Пляска святого Витта» пригодится, когда есть возможность уединиться хотя бы на минуту, а технику «Улитка» можно делать даже в переполненном зале.

1. Гимнастика «Пляска святого Витта».

Это упражнение не имеет противопоказаний по здоровью, но на всякий случай — при первых признаках физического дискомфорта стоит сразу прекратить активность и применить другие способы.

Энергично сбрасываем напряжение всем телом, имитируя движения кошки или собаки, попавших под ливень.

Представляем, что костей в теле нет, и «отряхиваемся», акцентированно вибрируя всем телом.

Начинаем с кистей рук, переходим к плечам, груди, ногам.

Когда через 40-60 секунд делаем последнее акцентированное движение и переходим в фазу покоя, то, как правило, ощущаем расслабление, спокойствие и концентрацию.

2. Упражнение «Улитка».

Сжимаем ладони в кулаки. Разжимаем. А теперь сжимаем, но с такой скоростью, чтобы пальцы прикоснулись к ладоням не раньше, чем через минуту-две. Медленно-медленно, по миллиметру в секунду.

Да, поначалу приходится себя очень сильно «замедлять», и не всегда это комфортно.

Но через какое-то время дыхание становится ритмичным и глубоким, и когда пальцы наконец достигнут ладони, как правило, мы чувствуем расслабление и спокойствие.

ЗАДАЧА 2. ЗАФИКСИРОВАТЬ ЦЕЛЬ

Зачем выступаю? Какую реакцию хочу вызвать? «Чтобы что?»

Основные цели выступлений можно свести к таким пунктам:

— Проинформировать (обучающая лекция, например).

— Воодушевить (тост на юбилее директора).

— Убедить (защитить проект перед руководством).

— Призвать к действию.

— Продать.

Когда цель обозначена (желательно — письменно), намного проще в уме сконструировать фразы главной точки выступления — финала.

Проинформировать: «Коллеги, резюмирую. В процесс исследований мы пришли к таким выводам: 1….. 2….. 3….. Спасибо за внимание, готов к вашим вопросам».

Воодушевить: «Петр Петрович, от имени коллектива желаю крепкого здоровья еще на триста лет!»

Убедить: «Подытожу. Новая система мотивации должна снизить текучесть кадров на четверть, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, количество брака – минимум на треть, при этом повысить производительность труда на 20%. Если принципиальных возражений нет, пошаговый план я готов представить через пять дней».

Призвать к действию: «Коллеги, цели и задачи определены, ответственные назначены. Предварительные отчеты жду 15 ноября до 15 часов, действуйте».

Продать: «Благодарю за внимание. Тестовый доступ к нашему сервису вы получаете, если зарегистрируетесь в ближайший час, и на стандартный платный доступ получаете 30% скидку при регистрации до 17 часов. Подаем заявки».

ЗАДАЧА 3. ПРОДУМАТЬ СТРУКТУРУ (ДРАМАТУРГИЮ) ВЫСТУПЛЕНИЯ

Человечеством придумано немало способов структурировать речь:

— Классическая схема художественных и музыкальных произведений: «Вступление – Основная часть – Завершение».

— Формула увлекательного литературного произведения, используемая в сторителлинге: «Экспозиция – Завязка сюжета – Развитие сюжета – Кульминация (основной конфликт) – Развязка – Эпилог».

— И другие.

Для экспресс-подготовки к выступлению на HR-тему автор выбрал модель SCORE, описанную Робертом Дилтсом в книге «Фокусы языка».

Она проста, усваивается с одного раза, и позволяет выглядеть весомо и убедительно, даже если репетиций не было.

Symptoms: симптомы проблем, текущее состояние системы.

Causes: причины проблем.

Outcomes: цели, результат, желаемое состояние.

Resources: ресурсы, требуемые для достижения желаемого состояния.

Effects: эффекты, последствия.

Выступление руководителя HR-департамента по этой схеме может выглядеть так:

Symptoms

Коллеги, в прошлом году текучесть кадров в нашей торговой сети повысилась до самой высокой отметки в отрасли – 40%. Наш рекрутинг работает с перегрузкой, но не успевает закрывать все потребности.

Если процесс продолжится, мы будем вынуждены снизить требования к соискателям. Как правило, это быстро сказывается на лояльности клиентов, и я считаю — дальше игнорировать проблему нельзя.

Causes

Мы проанализировали причины явления. На треть текучка связана с гигиеническими условиями труда и личными обстоятельствами сотрудников.

Но больше всего увольнений вызвано устаревшей структурой мотивации: самая низкая в отрасли базовая часть зарплаты и премия, зависящая только от объема продаж.

У большинства конкурентов внедрены современные схемы зарплат, отражающие ключевые факторы эффективности.

Outcomes

Если руководство пойдет навстречу, мы готовы в течение следующего года привести текучесть кадров к среднему по отрасли значению.

Resources

Для этого необходимо внедрить современную схему зарплат. Я имею в виду повышение базовой части и внедрение KPI. 

По предварительным расчетам инвестиции во внедрение системы составят от X до Y тысяч рублей, подготовка займет до двух месяцев.

Effects

По опыту известных нам проектов внедрения, аналогичная система мотивации позволяла снизить текучесть кадров до 15-20%, расходы на фонд оплаты труда – на 10-15%, при этом повысить производительность труда продавцов.

Более точные прогнозы для нашей компании будут озвучены в течение недели. Если коллеги поддержат, мы готовы начинать подготовку.

ЗАДАЧА 4 (ЕСЛИ ОСТАЛОСЬ ВРЕМЯ). ПОДОБРАТЬ ПРИЕМЫ «ПРИВИВКИ ОТ ВОЗРАЖЕНИЙ», УСИЛЕНИЯ И УКРАШЕНИЯ РЕЧИ

Вспомните кейсы успешного внедрения подобных проектов в других компаниях, иносказания, байки, анекдоты в тему, цитаты авторитетных личностей.

В формате экспресс-подготовки достаточно одного украшения для вашего спича.

Понимаю — для большинства коллег проблема выглядит незначительной. Доходы растут, и это радует. Но отдыхающие на Титанике тоже не представляли, что корабль приближается к айсбергу. Мне бы не хотелось, чтобы таким айсбергом для нашей компании оказалась моя сфера — персонал.

ЗАДАЧА 5. ЕСЛИ ОСТАЕТСЯ ХОТЯ БЫ ПАРА МИНУТ, РЕПЕТИРУЕМ ОДИН РАЗ

Важно – несмотря на цейтнот и нервы, лучше это сразу делать без шпаргалки, на память.

Кажется, что блокнот в руках придает «опоры», но на самом деле — сковывает, заставляя голос звучать напряженно и неестественно.

Намного важнее ясно представлять себе логику изложения (по модели SCORE, например), чем заучивать текст наизусть.

Если мы уже находимся в зале, то репетируем мысленно, не подглядывая в блокнот.

Во время выступления – освобождаем руки, убираем подсказки и шпаргалки.

Повторив экспресс-подготовку несколько раз, можем заметим, что выполняем эту работу в уме и намного быстрее, чем поначалу.

В первый-второй раз на подготовку уйдет десять минут, в третий – пять, а на четвертый-пятый – блокнот и дополнительные минуты вовсе не понадобятся.

И в помощь начинающим ораторам – афоризм Уинстона Черчилля.

Его спросили – в чем главный секрет успеха публичного выступления. Ответ:

«Будь искренен. Будь краток. Садись».