Алгоритм постановки управленческого учета

Наличие качественного и достоверного управленческого учета является обязательным условием последующего внедрения бюджетного управления в компании.

В статье предлагается алгоритм постановки/реинжиниринга управленческого учета с учетом требований бюджетирования, чтобы в будущем избежать дополнительных затрат на получение необходимой информации для контроля исполнения бюджетов. 

«Алгоритм постановки управленческого учета»

Управленческий учет в условиях нестабильности ведения бизнеса становится все более необходимым инструментом для контроля за финансовым состоянием компании и оценки принимаемых управленческих решений.

Кроме того, наличие управленческого учета является непременным условием внедрения бюджетирования именно как управленческой технологии, а не просто системы бюджетов.

Для этого необходимо создать такую архитектуру управленческого учета, которая сможет обеспечить релевантной информацией о выполнении бюджетов на всех уровнях управления.

Поэтому данный алгоритм включает в себя построение финансовой структуры компании, чтобы в дальнейшем, при внедрении бюджетирования, не пришлось переделывать справочники, виды и структуру управленческих отчетов.

Раздел 1. Формирование финансовой структуры компании.

1.     Определить зоны ответственности в соответствии с формированием финансового результата на основе структурной схемы компании.

1.1.          Выбрать, что мы хотим контролировать с точки зрения влияния на прибыль (выручка, доходы, расходы и т.п. и в каком разрезе: что детально, что более обобщенно).

1.2.          Выявить, кто в компании сейчас принимает решения, влияющие на эти показатели и в какой степени.

1.3.          Отразить эту информацию на организационной структуре.

1.4.          Выявить несоответствия между ответственностью и полномочиями.

           И зафиксировать их.

1.5.          Принять управленческие решения, направленные на ликвидацию несоответствий.

2.     Выделить в составе компании центры финансовой ответственности и финансового учета.

2.1.           На основании анализа данных п.1. сформировать предварительную финансовую структуру компании.

3.     Классификация центров учета (центры доходов, центры затрат и т. д.).

3.1.          На основании анализа данных п.1 и п.2 сформировать перечень выделенных центров финансовой ответственности.

3.2.          Утвердить финансовые показатели для каждого уровня финансовой структуры.

4.     Сформировать иерархию ответственности за финансовый результат компании, определить ответственных за выручку, доход, затраты, маржинальный доход, косвенные расходы, прибыль.

5.     Привести в соответствие организационную и финансовую структуру компании, исключить противоречия между финансовой и организационной структурой.

5.1.          «Наложить» финансовую структуру на организационную. Выявить противоречия. Принять управленческие решения по корректировке финансовой или организационной структуры.

6.     Внести корректировки в должностные инструкции.

6.1.          Проанализировать должностные инструкции руководителей ЦФО и при необходимости внести изменения/дополнения.

Результат 1 раздела:

·        Определены зоны ответственности руководителей/сотрудников на основании выполняемых ими функций и принимаемых управленческих решений

·        Устранены противоречия между полномочиями и ответственностью сотрудников

·        Сформирована финансовая структура компании 

·        Утверждены финансовые показатели для каждого уровня финансовой структуры

·        Нет противоречий между организационной и финансовой структурой компании

·        Полномочия и ответственность руководителей центров финансовой ответственности прописаны в должностных инструкциях.

Раздел 2. Формирование справочников Управленческого учета.

1. Утвердить виды деятельности и направления, по которым будут формироваться доходы и затраты.

  1.1.  Выявить все виды деятельности, которые осуществляет компания для получения дохода.

  1.2. Составить перечень видов деятельности и выделить наиболее значимые, по объему дохода, как основные, и прочие доходы.

  1.3. Определить, к какой деятельности они относятся: операционной, финансовой, инвестиционной.

  1.4. Сформировать и утвердить справочник видов деятельности компании.

2.   Разработать, проверить и утвердить группы номенклатуры.

  2.1. Критически проанализировать действующий справочник номенклатуры.

Выявить, что не устраивает и почему. Как это можно устранить. Сформировать структуру справочника номенклатуры и утвердить его.

3. Разработать, проверить и утвердить группы сегменты клиентов.

  3.1. Критически проанализировать действующий справочник клиентов.

Выявить, что не устраивает и почему.

   3.2. Сформировать принципы объединения клиентов в группы.

   3.3. Сформировать группы и наполнить их.

   3.4.  Утвердить справочник клиентов.

 4. Утвердить перечень статей затрат.  

    4.1. Выявить все затраты, которые несет компания при осуществлении всех видов экономической деятельности.

    4.2. Сгруппировать однородные затраты по их экономическому содержанию.  

     4.3. Сформировать общий справочник затрат для дальнейшей работы по классификации затрат.                     

 5. Распределить затраты на прямые и косвенные, переменные и постоянные.

5.1. Из общего справочника затрат выделить косвенные (постоянные) расходы.

Проанализировать, являются ли они постоянными в полном объеме или содержат переменную составляющую.

5.2. Сформировать перечень косвенных расходов (постоянных).

5.3. Проанализировать прямые (переменные) расходы и их уровень в доходах от реализации.

5.4. Сформировать перечень прямых (переменных) расходов.

5.5. Определить, к каким видам деятельности относятся затраты: операционной, финансовой, инвестиционной.

  6. Классифицировать доходы.

6.1. Составить перечень получаемых доходов.

6.2. Определить, по каким видам деятельности получает компания эти доходы.

6.3. Определить правила группировки доходов по видам деятельности.

6.4. Сформировать справочник доходов.

 7. Классифицировать движение денежных средств (ДДС).

7.1. Составить перечень поступлений и платежей.

7.2. Определить, по каким видам деятельности поступают и расходуются денежные средства.

7.3. Определить правила группировки ДДС.

7.4. Сформировать справочник ДДС.

8. Определить ответственных за ведение справочников.

Результат 2 раздела:

·        Определены виды деятельности компании и сформирован справочник видов деятельности

·        Выработаны принципы классификации и сформированы группы номенклатуры, утверждена структура справочника номенклатуры. Удобный справочник номенклатуры для пользователей

·        Выработаны принципы классификации клиентов и сформирована структура справочника клиентов/поставщиков

·        Проанализированы и сгруппированы затраты компании по их экономической сути. Проведена классификация затрат. Утвержден перечень затрат и сформирован справочник.

·        Определены правила группировки доходов по видам деятельности и сформирован справочник доходов.

·        Определены правила группировки ДДС и сформирован справочник ДДС.

·        Назначены ответственные за ведение справочников.

Раздел 3. Формирование Положений и Регламентов.

1.     Разработать формы отчетов по продажам, затратам, оценке финансового результата.

1.1.          Отчет по продажам в денежном измерении в соответствии с целевыми показателями ЦФО «Продажи» (условное название) и ЦФУ.

1.2.          Отчеты по затратам в денежном измерении в соответствии с иерархией ЦФО «Затраты» (по каждому виду ЦФО).

1.3.          Сводные отчеты по контролю достижения целевых финансовых показателей. (3-5, не более).

2.     Разработать Положение о финансовой структуре.

Положение о финансовой структуре отражает основные принципы ее формирования, иерархию ЦФО и наличие ЦФУ (при необходимости), основные ключевые показатели деятельности ЦФО, методы оценки результатов деятельности ЦФО.

3.     Подготовить положение об управленческом учете.

Положение об управленческом учете содержит основные принципы формирования данных УУ, способы оценки активов и пассивов компании, формы документов и отчетов, используемых УУ для предоставления информации пользователям.

Результат 3 раздела:

·        Альбом форм отчетов

·        Положение о финансовой структуре компании

·        Положение об управленческом учете в компании.

Дополнительно может быть включено:

1.     Разработка структуры планов продаж в натуральных единицах по видам деятельности (для формирования плана закупок и расчета средней наценки и расчета объема планируемой выручки).

2.     Разработка структуры плана закупки (необходимого для выполнения запланированного объема продаж).

План продаж – основа планирования показателей финансово-хозяйственной деятельности компании. На основании плана продаж формируются все зависимые планы – закупок, коммерческих расходов, план общехозяйственных расходов и т.д.

Показатели плана продаж должны формироваться не только в денежных, но и натуральных показателях, чтобы обеспечить стабильность бизнеса. 

В результате:

·        Компания получает реальный для выполнения план продаж 

·        Разработаны необходимые мероприятия, направленные на выполнение плана продаж

·        Сотрудники понимают, каким образом можно обеспечить выполнение плана продаж

·        Закупки согласуются с продажами по ассортименту и срокам

·        Оптимизируются складские запасы.