Описать задачу
    Заказчику Исполнителю Агентство HR-клуб Найти исполнителя Вход
     
     
     
    Написать эксперту!
    Оксана Беликова
    7 марта 2014

    Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

    Приказ (распоряжение) – это основной распорядительный документ любой организации; обязательный для исполнения работниками акт руководителя организации.

    Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г., приказы (распоряжения) организаций делятся на три группы:

    1. приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности (издаются при реорганизации, ликвидации организации, при утверждении и изменении структуры и штатов организации, при утверждении и введении в действие локальных нормативных актов и в других случаях);
    2. приказы (распоряжения) по личному составу  (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; дисциплинарные взыскания; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы; дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда и др.);
    3. приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (издаются при решении хозяйственных, бытовых вопросов).

    Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам регулируют деятельность организации в общем и к кадровым вопросам относятся лишь косвенно, поэтому в дальнейшем речь пойдет о приказах (распоряжениях) по личному составу, т.к. эти приказы непосредственно регулируют трудовую деятельность работников в организации.

    Приказы (распоряжения) по личному составу являются одним из важнейших звеньев кадрового делопроизводства.  Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) прямо указывает, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Также и в случае увольнения работника: статья 84.1ТК РФ закрепляет, что прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.).
    Согласно Постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г. № 1 основная часть приказов (распоряжений) по личному составу имеют унифицированные формы. К ним относятся: 1) № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", 2) № Т-1а "П.

    Остановимся поподробнее на порядке заполнения унифицированных форм приказов по личному составу.

    Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (№ Т-1 и № Т-1а). Такой приказ (распоряжение) издается работодателем на основании трудового договора при приеме работника на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    В приказе (распоряжении) о приеме на работу указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата, с которой работник принимается на работу (если трудовой договор является срочным, то проставляется дата окончания срока трудового договора, если же трудовой договор заключен на неопределенный срок, то это поле оставляется пустым);

    3) фамилия, имя, отчество работника;

    4) структурное подразделение организации;

    5) должность, на которую принимается работник;

    6) условия приема на работу и характер предстоящей работы (постоянно, по совместительству, в порядке перевода от другого работодателя и др.);

    7) размер тарифной ставки (оклада), надбавки;

    8) срок испытания (если таковой устанавливается трудовым договором).

    Важно! Основанием издания приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу всегда является трудовой договор.

    На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу делаются записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также открывается лицевой счет работника.

    Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5 и Т-5а).

    Данный приказ (распоряжение) применяется в случае перевода работника на другую работу в рамках одной организации или же при переводе в другую местность вместе с работодателем. При издании приказа (распоряжения) обязательно указывается вид перевода – постоянно или временно.

    Если перевод работника на другую работу производится по инициативе работника, то в строке «причина перевода» указывается – «инициатива работника», а ниже, в строке «другой документ», указывается основание такого перевода – заявление, а также дата и номер дополнительного соглашения к трудовому договору.

    Перевод работника на другую работу возможен лишь при наличии его письменного согласия на такой перевод, кроме случаев, установленных ТК РФ.

    Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись.

    По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    В приказе (распоряжении) о переводе на другую работу указываются:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата, с которой работник переводится на другую работу (если перевод на другую работу является временным, то также указывается и дата окончания такого перевода);

    3) фамилия, имя, отчество работника;

    4) структурное подразделение организации;

    5) прежняя должность;

    6) вид перевода;

    7) причина перевода (в соответствии с формулировками ТК РФ);

    8) новое структурное подразделение и новая должность;

    9) тарифная ставка (оклад), надбавка (если произошло изменение оплаты труда).

    На основании данного приказа (распоряжения) вносятся записи в трудовую книжку и личную карточку работника, а также заполняется лицевой счет работника.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6 и Т-6а). Данный приказ (распоряжение) издается в случае оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с трудовым законодательством.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска объявляется работнику под роспись.

    В приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику указываются:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество работника;

    3) структурное подразделение и должность работника.

    Если приказ (распоряжение) издается для предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то используется блок «А», где указывается период работы, за который предоставляется ежегодный отпуск, продолжительность отпуска (количество календарных дней), а также дата начала и окончания отпуска.

    Если же приказ (распоряжение) издается для предоставления работнику в соответствии с трудовым законодательством другого вида отпуска, то используется блок «Б», где указывается вид отпуска (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам и др.), а также продолжительность отпуска (количество календарных дней), дата его начала и окончания.

    На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику делаются отметки в личной карточке работника, а также в его лицевом счете.

    Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8 и Т-8а). С данным приказом (распоряжением) работник должен быть ознакомлен под роспись.

    По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая надпись.

    В приказе (распоряжении) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) дата заключения и номер расторгаемого трудового договора;

    3) дата увольнения;

    4) фамилия, имя, отчество работника;

    5) структурное подразделение и должность увольняемого работника;

    6) основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) – указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ;

    7) наименование документа, на основании которого производится прекращение (расторжение) трудового договора (увольнение) (например, заявление работника Иванова А. А.).

    На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делаются записи в трудовой книжке и личной карточке работника, а также делаются отметки в лицевом счете работника и производится с работником окончательный расчет.

    Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9 и Т-9а). Данный приказ издается в случае направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

    В данном приказе указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;

    3) структурное подразделение, должность командируемого сотрудника;

    4) место назначения (страна, город, организация);

    5) срок командировки (количество календарных дней), дата начала и окончания командировки;

    6) цель командировки (в соответствии со служебным заданием);

    7) основание командировки (как правило, служебное задание).

    С приказом (распоряжением) о направлении в командировку работник должен быть ознакомлен под роспись.

    При необходимости указываются источники финансирования командировочных расходов.

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11 и Т-11а). Данным приказом (распоряжением) оформляется решение руководителя о поощрении работника организации за успехи в труде. Основанием для издания приказа (распоряжения) является представление руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или же самого работодателя.

    В приказе (распоряжении) о поощрении работника указывается:

    1) номер документа и дата его составления;

    2) фамилия, имя, отчество поощряемого работника;

    3) структурное подразделение и должность поощряемого работника;

    4) мотив поощрения (как правило, указывается в соответствии с формулировкой представления);

    5) вид поощрения (если вид поощрения нематериальный, то строка «в сумме ____ рублей ____ копеек» не заполняется);

    6) основание (представление).

    На основании приказа (распоряжения) о поощрении работника делаются записи в трудовую книжку и личную карточку работника.

    Приказы (распоряжения) по личному составу, не имеющие унифицированной формы, могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов, которые установлены п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете":

    1) наименование документа;

    2) дата составления документа;

    3) наименование экономического субъкта, составившего документ;

    4) содержание факта хозяйственной жизни;

    5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

    7) личные подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Приказы (распоряжения) по личному составу должны включать в себя преамбулу и описательную часть. В преамбуле, как правило, указываются факты, основание и нормативное обоснование издания приказа (распоряжения).

    Основная часть приказа (распоряжения) должна начинаться с глагола, предписывающего совершить какое-либо действие, например, «Обязать», «Уволить», «Довести до сведения», «Выдать» и т.д.

    Если данное действие должно быть совершено в какой-то определенный срок, то в приказе (распоряжении) должно быть указано четкое предписание: «…произвести проверку в срок до 31.01.2011 г.».

    Также в приказе обязательно должно быть указано лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», или «Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора по кадрам Иванову Л. М.».

    Текст приказа (распоряжения) согласовывается с должностными лицами, заинтересованными в издании данного приказа (распоряжения), а также объявляется под роспись работнику, в отношении которого составлен данный приказ (распоряжение).

    Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания руководителем организации.

    По требованию работника работодатель обязан предоставить работнику надлежаще заверенные копии приказов (распоряжений).

    К приказам (распоряжениям) по личному составу, не имеющим унифицированной формы можно отнести такие как: приказ о дисциплинарном взыскании, приказ об изменении биографических данных работника (имени, фамилии, отчества) и другие. Рассмотрим некоторые из них поподробнее.

    Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании. Основанием для издания такого вида приказа (распоряжения) являются докладные, объяснительные записки, акты. Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании объявляется работнику под роспись. При отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о дисциплинарном взыскании составляется акт, в котором фиксируется факт отказа работника от ознакомления с приказом (распоряжением).

    Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании имеет существенные отличия от других видов приказов (распоряжений) по личному составу. В преамбуле приказа (распоряжения) указывается причина издания данного приказа (распоряжения) – какой-либо дисциплинарный проступок, который описан в докладной записке руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, совершивший дисциплинарный проступок. В описательной части приказа (распоряжения) о дисциплинарном взыскании должна быть указана мера взыскания. Вид взыскания определяет руководитель, составивший докладную записку. Однако сотрудник кадровой службы обязан соблюсти срок применения дисциплинарного взыскания (один месяц со дня обнаружения дисциплинарного проступка), в связи с чем он обязан затребовать у работника объяснительную записку.

    Приказ (распоряжение) об изменении биографических данных работника. Основанием для издания такого приказа (распоряжения) является заявление работника, а также  документы, выданные органами ЗАГСа, удостоверяющие факт изменения фамилии, имени, отчества. Такими документами являются свидетельство о перемене имени, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака. В тексте приказа обязательно указывается, на основании чего произошло изменение фамилии (имени, отчества). Приказ объявляется работнику под роспись.

    Приказ (распоряжение)  о восстановлении на работе, выплате среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. Основанием для издания такого приказа (распоряжения) является решение суда. Первым пунктом, как правило, указывается факт восстановления на работе работника, уволенного с нарушением трудового законодательства. Затем дается указание должностному лицу, как правило, главному бухгалтеру организации, о выплате работнику, уволенному с нарушением трудового законодательства, денежных сумм, размер которых указывается по каждому пункту отдельно (например, средний заработок за время вынужденного прогула с 20.01.2010 по 25.11.2010 г. в размере 57 168 рублей, компенсацию морального вреда в размере 20 000 рублей). Должностное лицо, которому дается указание, должно быть ознакомлено с приказом под роспись.

    Приказ (распоряжение) об аннулировании трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу может быть аннулирован в связи с тем, что работник, принятый на работу, не приступил к работе в течение одной недели.  Основанием издания такого приказа (распоряжения) является докладная записка руководителя структурного подразделения, в котором зафиксирован факт отсутствия работника на работе, а также акт, составленный комиссией в составе из трех человек. Целью данного приказа (распоряжения) является аннулирование трудового договора с работником и приказа (распоряжения) о приеме на работу.

    Регистрация приказов

    Все приказы (распоряжения) по личному составу должны в обязательном порядке регистрироваться. Почему? Потому что регистрация документа подтверждает факт его создания, т.е. придает юридическую силу документу.

     Приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются отдельно друг от друга, также как и приказы с разными сроками хранения, потому что имеют отличающиеся друг от друга регистрационные индексы.

    Сроки хранения кадровых документов установлены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством культуры Российской Федерации 25 августа 2010 г. Каков срок хранения приказов на отпуск?

    Согласно данному перечню приказы (распоряжения) по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

    Правила индексации приказов разрабатываются в каждой организации индивидуально. Как правило, используется буквенно-цифровая индексация. Учитывая различные сроки хранения приказов (распоряжений) по личному составу, можно нумеровать приказы (распоряжения) по следующим правилам:

    1) применять буквенно-цифровую индексацию приказов (распоряжений) по личному составу (например, 1-к, 1/к, 1к или 1л/с);

    2) при регистрации приказов (распоряжений) с различными сроками хранения использовать различные буквенные обозначения.

    Регистрация приказов (распоряжений) по личному составу может осуществляться несколькими способами.

    1. Журнальный способ. Этот способ регистрации может помочь избежать конфликтных ситуаций и предотвратить претензии со стороны работников.  Книга (журнал) регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации. В Книге (журнале) регистрации приказов указывается дата и номер приказа, содержание приказа.

    2. Карточный способ. Характеризуется тем, что создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. 

    3. Автоматизированный способ. Данный способ регистрации осуществляется с помощью специального программного обеспечения. Регистрация сведений производится с помощью электронной регистрационной карточки, которая сохраняется в базе данных. Данный способ облегчает работу сотрудникам отдела кадров.

    При передаче приказов (распоряжений) по личному составу в архив дело должно быть оформлено в соответствии с архивными правилами, едиными для всех организаций, независимо от формы собственности:

    Архивные правила предусматривают:

    • подшивку или переплет дела;
    • нумерацию листов в деле;
    • составление заверительной записи;
    • составление внутренней описи документов дела;
    • оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

    Для информации

    С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете", в котором не содержится требования составления приказов по унифицированным формам. Но какие бы формы приказов не использовались в организации, руководитель экономического субъекта должен определить формы первичных учетных документов согласно ч. 4 ст. 9 указанного Закона либо отдельным приказом, либо приложением к учетной политике.

    С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

    http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144025/
    © КонсультантПлюс, 1992-2014

    Комментарии 0 Мне нравится 9 В закладки 0 Просмотры 8438

    Хотите участвовать в обсуждении? Пройдите регистрацию.


    ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?
    Напишите ваш электронный адрес
    и получите на почту подборку лучших материалов по темам:
    Плюс особый подарок от сервиса на выбор:
    Получить подборку материалов


    Добавить материалВсе материалы
    Другие материалы в HR-клубе
    Статьи 1118
    Вопросы и ответы 330
    Учебные программы 1236
    Школа соискателей 208
    Тесты и кейсы для оценки 185
    Шаблоны документов 78
    Рекомендуем материалы 98
    Мероприятия 232
    ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
    20 февраля 2014, 07:28
    Увольнение в связи с ликвидацией организации
    Как правильно провести процедуру увольнения в связи с ликвидацией организации, какие издержки может повлечь неправильно проведенная процедура увольнения в связи с ликвидацией организации. Возможно ли досрочное расторжение трудового договора при ликвидации...
    1458 8 0
    11 января 2018, 15:22
    Страховые взносы ИП в 2018 году
    Коллеги, всем добрый день. Мира и добра. Полагаю, что все законопослушные индивидуальные предприниматели заплатили страховые взносы за 2017 год. А Вы знаете, что в 2018 году нас ждут новые тарифы взносов, которые теперь не будут привязаны к размеру МРОТ?...
    517 7 8
    3 февраля 2016, 17:47
    Трудовой развод. Вопросы оптимизации затрат на персонал.
    Данный материал опубликован в журнале "Медиапрофи" 12/2014 (http://mediaprofi.org/magazine/item/2310-mediaprofii-12-14) - специализированном издании для медиабизнеса. Акутальность материала - конец 2014 - начало 2015 г. ...
    2468 4 3
    10 мая 2018, 16:47
    Как организовать кадровое делопроизводство в обособленных подразделениях
    Организация кадровой работы с удаленными подразделениями имеет свои сложности и это касается не только оформления документации и соблюдения сроков, а также установления взаимопонимания с сотрудниками. Следует учитывать некотрые правила, благодаря которым...
    347 3 0
    16 декабря 2016, 16:03
    Как уволить сотрудника?
    Поиск новых сотрудников и увольнение старых — мучительная рутина. Её успешное выполнение во многом зависит от руководителя и влияет на процветание фирмы. Без этого никуда. Увольнение не доставляет удовольствия никому: одна сторона чувствует себя...
    946 3 1
    15 февраля 2018, 20:04
    Индексация заработной платы в соответствии со ст.134 ТК: обязанность или добрая воля?
    Друзья мои, новая инициатива Роструда об обязательной ежегодной индексации заработной платы и мне не даёт покоя. Поэтому выскажусь, постараюсь коротко. Роструд на главной странице своего сайта сообщает, что все работодатели(в т.ч. и коммерсанты) обязаны...
    468 3 2
    27 апреля 2018, 17:09
    Сроки хранения документов
    Компаний, относящихея со всей серьезностью к оформлению и хранению кадровых документов, в настоящее время не так много. Однако, меняющееся законодательство, усиление контроля, неизбежно приведут к применению штрафных санкций при проверках в случае не...
    358 2 0
    Понравилось 9 пользователям