Заказчику Исполнителю Агентство HR-клуб Найти исполнителя Вход
     
     
     
    Написать эксперту!
    Анна
    12 октября 2017
    Рекрутер. Кадровое агентство Pozitiv Staff

    Как подобрать офис-менеджера?

    Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Однако должности офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия...

    Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". 

    Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Поэтому, перед началом поисков, стоит четко оговорить список предполагаемых обязанностей нового сотрудника. Если в перечне преобладают секретарские задачи, лучше указать в объявлении о подборе именно такого специалиста, чтобы ясно обозначить перспективы кандидатам. 

    Позиции офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия. Первый занимается документооборотом, управляет офисными службами и отвечает за общую организацию управленческих процессов, второй - принимает и распределяет телефонные звонки, а такжже регистрирует посетителей, документы и корреспонденцию. 

    Офис-менеджер, как правило, решает на рабочем месте следующие задачи:

    • занимается оформлением и учетом первичной документации;
    • готовит в "1С" документы по поступлению услуг/товаров, данные по складу и информацию по платежам;
    • ведет архив;
    • формирует отчеты в системе по запросу руководства. 

    Этот работник может подменять руководителя отдела кадров в период его отсутствия. Офис-менеджер коммуницирует со всеми сотрудниками компании, а также непосредственно курирует работу водителя, курьера и уборщицы. 

    На вакансию офис-менеджера стоит рассматривать соискателей с высшим или неполным высшим образованием, желательно связанным с профилем деятельности компании. Лучших кандидатов отличают наличие документа об окончании курсов по направлению "офис-менеджмент", навыки делового письма и общения, опыт управления документооборотом и контроля вспомогательных подразделений. 

    Указывать среди требований обязательное владение иностранным языком стоит лишь тогда, когда вы уверены, что это необходимо для работы. В противном случае, процесс подбора может затянуться на неопределенный срок. 

    Большинство кандидатов рассматривают позицию офис-менеджера как стартовую площадку. Поэтому во время интервью необходимо оценить стремления и планы кандидатов. Если в вашей компании эта должность не предусматривает карьерный рост, лучше отдать предпочтение соискателю, нацеленному на профессиональное развитие в данной области. 

    Эффективных офис-менеджеров отличает и наличие определенных личностных качеств: проактивность, прекрасные коммуникативные навыки, а также доброжелательность.

    Комментарии 1 Мне нравится 1 В закладки 0 Просмотры 597
    Все верно.
    Также, по моим наблюдениям - эффективный офис менеджер обязательно должна уметь планировать свое время, быть легкой и приятной в общении - согласитесь, ободряющая приятная улыбка и приветливость порой необходима в офисных буднях, и безусловно, внимательность - в документах, в выполнении поручений, в оценке ситуации.
    Екатерина, 12 октября 2017, 21:39

    Хотите участвовать в обсуждении? Пройдите регистрацию.


    ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?
    Напишите ваш электронный адрес
    и получите на почту подборку лучших материалов по темам:
    Плюс особый подарок от сервиса на выбор:
    Получить подборку материалов


    Добавить материалВсе материалы
    Другие материалы в HR-клубе
    Статьи 1088
    Вопросы и ответы 321
    Учебные программы 1235
    Школа соискателей 206
    Тесты и кейсы для оценки 182
    Шаблоны документов 77
    Рекомендуем материалы 95
    Мероприятия 221
    ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
    10 января 2012, 13:34
    Выбери меня: как убедить соискателя принять предложение о работе
    Любой рекрутер сталкивался с ситуацией, когда кандидат, по всем показателям подходящий, тянет с ответом, рассматривает предложения других работодателей и, в итоге, отказывается от позиции. Если подобное случается редко, можно закрывать на это глаза и...
    6020 23 27
    12 марта 2017, 21:31
    Вопрос на собеседовании: Почему люди увольняются?
    Ключевых сотрудников следует подбирать исходя из их мотивации. Как найти сотрудника, чей мотивационный профиль совпадает с целями компании, и как оценить мотивацию кандидата? Мотивация отвечает на вопрос: почему так, а не иначе поступает человек? Разобраться...
    3344 22 13
    23 февраля 2017, 10:07
    Вопрос на собеседовании: Почему вы ушли с предыдущего места работы?
    Все рекрутеры любят спрашивать кандидатов о том, почему они ушли с предыдущего места работы, и я – не исключение. Причин тому есть несколько. Во-первых, это довольно неприятное событие, многие исследования говорят о том, что это стресс, который...
    4006 20 4
    6 февраля 2017, 13:16
    Вопрос на собеседовании: Расскажите о себе. Раскрываем все карты
    Чрезвычайно люблю этот вопрос. В-первых, за то, что он открытый и не ставит кандидату никаких ограничений, давай ему возможность проявиться во всей красе. Кандидат часто не понимает, что рассказать на собеседовании о себе, как рассказать на собеседовании...
    3130 19 15
    29 августа 2011, 21:41
    Оценка адекватности кандидата на этапе первого интервью в компании
    Публикую ценнейший рабочий материал подборщика, доставшийся мне по наследству от бывшего коллеги. Всем известно, что адекватность кандидата оценивается в первую очередь. Но что именно за этим скрывается - никогда не поймешь. Фишка в том, что это рабочий...
    3993 13 24
    26 июня 2017, 13:10
    10 + 1 правило хорошего рекрутера
    Смысл работы рекрутера - не просто закрыть вакансию более или менее подходящим кандидатом, а в том, что найти такого специалиста, который будет заинтересован в работе именно в вашей компании и его уровень квалификации будет соответствовать вашим запросам....
    912 12 2
    14 июля 2017, 15:05
    Как узнать в кандидатах на вакансию будущих продуктивных сотрудников?
    Перед окончательным решением о приеме на работу того или иного кандидата, проверьте его способность быть продуктивным. Быть продуктивным - значит быть способным приносить пользу, быть полезным той организации, в которой человек работает. Для оценки данной...
    912 10 4
    Понравилось 1 пользователям