Описать задачу
    Заказчику HR-клуб Найти исполнителя
     
     
     
    Написать эксперту!
    Круглова Анна
    19 апреля 2018
    hr-эксперт, hr-консультант, коуч. ИП Круглова А.В.

    Как научить руководителя управлять своим временем: разбираем практический кейс

    Ситуация: в компании заказчика почасовая система оплаты труда. Руководители постоянно находятся на работе. Директор (заказчик) перестал этому радоваться, так как количество отработанных сотрудниками часов выросло, а результаты работы сомнительны. При этом сотрудники измучены работой.
    Проблема: руководители не умеют управлять своим временем, потому что не знают, чем должен, а чем не должен заниматься руководитель, и в результате выполняют работу своих подчинённых.

    В этой статье я хочу познакомить Вас с кейсом, который позволяет проработать проблему эффективного управления своим временем руководителями среднего звена.

    Для меня причина проблемы очевидна, и что делать понятно. Компания не использует полноценно потенциал руководителей среднего звена, дает возможность им не выполнять свои прямые обязанности. Находясь в хронической зоне комфорта, руководители отделов довели ситуацию до невозможности управлять своими собственными сотрудникам.  Мои подопечные, к сожалению,  утратили бразды правления. Как результат, не могут делегировать, делают сами.  

    Моя задача: увлечь данной проблемой руководителей отделов, стать источником энергии для исправления ошибок.  Как это сделать? Показать наглядно "неправильности", вызвать в них эмоции, поразить до глубины души... и только тогда у них у самих возникнет устойчивая потребность исправить ситуацию. 

    Цель обучения по работе над данным кейсом: забрать у руководителя отдела оперативную работу и вернуть её подчинённым.

    Задачи:

    • донести до руководителя, чем он реально должен заниматься;
    • посчитать его реальный заработок сегодня, с учетом, что он выполняет не свою работу, а работу своих подчинённых. 
    • помочь выделить из сегодняшнего функционала руководителя не его работу.

    Порядок работ.

    На занятии подробно беседуем о том, что должен делать руководитель, в чем ценность руководителя, что ждет от руководителя его руководитель.

    Понятия для обсуждения: функции руководителя, построение систем (ввода в должность, обучения, работы с клиентом и других), создание бизнес процессов, описание технологии, регламентирование, нормирование труда, контроль, планы-отчеты, стратегическое развитие отдела.

    Отработка возражений:

    1. Я бы и хотел заниматься развитием отдела, но времени нет. - Если нет времени, значит Вы выполняете не свою работу.

    2. Все сотрудники работают с разными клиентами, невозможно отнормировать их работу. Контролировать сложно. - Что Вы уже попробовали, чтобы выполнить эту работу и почему не пошло?

    3. Сотрудники не внимательны, приходится повторять несколько раз и все равно не факт, что задание будет выполнено правильно. Легче сделать самому. - На ком ответственность, что так происходит? Пытались найти причины такого положения дел? Что должно произойти, чтобы Вы начали доверять своим собственным сотрудникам?

    4. Результат работы сотрудника не всегда зависит от самого сотрудника, у нас такая специфика работы. Поэтому нельзя выделить лучших или худших. Все работают. - Собирается ли статистика не результативных работ сотрудников с клиентом, проводится ли анализ причин? Кто заинтересован в данной работе? Кто это должен делать?

    5. У нас и так все знают кто и что должен делать и делают. Несмотря на то, что мы не контролируем их каждый шаг и в данную минуту времени знаем лишь примерно, чем занимается сотрудник, каждый выполняет то, что должен.  Зачем нужно сейчас тратить время на написание регламентов? - Представим ситуацию: сейчас заходит Ваш директор и дает вам два часа времени, чтобы собрать вещи и дать указания сотрудникам. Дело в том, что Вы с ним на космолете улетаете на Марс в командировку на два месяца. Вопрос: сколько времени отдел будет работать с теми же результатами что и сейчас в Ваше отсутствие?

    6. У сотрудников нет планов и отчётов потому что у отдела нет планов и отчетов. - Кому выгодно, чтобы у Вашего отдела не было плана и отчета?

    В процессе работы сканирую эмоции руководителей. Если все с самого начала сделано правильно и руководители замотивированы на работу, то у них  к концу занятия появляется блеск в глазах и состояние легкой тревоги, предвкушение огромной работы, которая им предстоит, ожидание изменений.

    Домашнее задание.

    Прошу руководителей отделов написать очень подробно свой функционал. Чтобы сразу получить то, что я хочу, прошу написать функционал не менее, чем на двух страницах, а лучше на пяти. Туда должны войти все дела, и которые они делают с частотой раз в месяц, два раза в месяц ....и то, что делают каждый день несколько раз в день. Задача этого этапа: "чем больше - тем лучше". Хвалю за качественно расписанный функционал. Это задание домашнее. Определяю достаточный срок для того, чтобы получить желаемое мной. Обычно это занимает неделю. Для стимуляции их работы я коммуницирую с ними всю неделю в мессенджерах, спрашиваю, как идёт работа и прошу задавать мне вопросы, если что то не понятно.

    На нашей встрече я прошу оценить  сколько занимает по времени то или иное действие, функция, которую он описал в своём функционале  и уложить в пирамидку. 

    Нижний сегмент: все дела, которые часто повторяются и занимаюсь в общей сумме самое большой объём рабочего времени руководителя.

    Средний сегмент: дела которые делаются раз в день

    Верхний сегмент: дела которые делаются реже, чем раз в день.

    Организуем обсуждение домашнего задания.

     

    • актуализируем цели и задачи отдела;
    • ищем в пирамидке перечень дел, которые позволяют достигать целей. Как правило - не находим.
    • рассуждаем на тему, а где человек, который отвечает за развитие отдела и реализует план развития? Убеждаемся, что все понимают, что руководитель занимается не своими делами.
    • ну и для яркости переживаний я прошу расценить в рублях компетенции нижнего сегмента дел и озвучить цифру. Рассчитав реальную стоимость работ, которые сегодня выполняет руководитель, вызываем его недоумение. Он не согласен!

     

    Работа заканчивается в тот момент, когда окрылённые инсайтом руководители стремятся быстрее что - то сделать, чтобы исправить ситуацию. Гештальт открылся.

    Новое домашнее задание:

     

    • Написать план тактических действий по передаче большей части полномочий подчинённым.
    • Написать стратегический план развития отдела.
    • Далее, в присутствии директора,  происходит их защита с  запросом ресурсов и утверждением сроков реализации.
    • По данной проблематике очевидна  работа с заказчиком по вопросу:
    • Сформулировать или актуализировать цели и задачи развития отделов и осуществлять своевременный контроль за их исполнением.

     

    Итог: интуитивно или осознанно каждый руководитель чувствует, что занимается не своим делом. Некоторые, их крайне мало, уходят из компании, желая развивать свои компетенции руководителя там, где созданы для этого условия. Те, кто остаются, как правило, уже готовы нарушить свою зону комфорта, но не знают, как это сделать, с чего начать.

    В данном случае я выступаю побудителем к действиям, навигатором, а так же посредником между руководителями среднего звена и директором в вопросах, где требуется изменения организационной структуры предприятия. Такой альянс и работа по предложенному кейсу дают быстрый результат: руководители делегируют все, что можно сотрудникам и с радостью садятся за планы развития отделов. 

    Продолжение следует.  

    Комментарии 2 Мне нравится 5 В закладки 0 Просмотры 604
    Анна спасибо, что обратили на меня внимание) Почасовая оплата сегодня не редкость в компаниях. Действительно, удобно. В данную компанию меня пригласили, чтобы я помогла руководителям быть более эффективными. В частности директор хотел давать больше ответственности руководителям отелов, а они не могли её брать. Потому что им просто было некогда это делать) При этом на своих рабочих местах они находились и по окончании рабочего времени и в выходные дни. Мне нужно было "напомнить" руководителю о его прямых обязанностях, научить хорошо выполнять свои функции, а не функции подчинённых. Анна, просто нужно было поставить все на свои места. Понятно я пояснила? Если что, спрашиваете дальше)
    Круглова Анна, 23 апреля 2018, 20:50
    Мне понравилось, как вы предлагаете организовать домашнее задание, самоанализ - всегда хорошо. Но сам кейс не очень поняла, почему так устроил собственник (почасовая оплата) и в чем заключается бизнес-проблема, которую он вас пригласил решить?
    Анна, 23 апреля 2018, 20:40

    Хотите участвовать в обсуждении? Пройдите регистрацию.


    ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?
    Напишите ваш электронный адрес
    и получите на почту подборку лучших материалов по темам:
    Плюс особый подарок от сервиса на выбор:
    Получить подборку материалов


    Добавить материалВсе материалы
    Другие материалы в HR-клубе
    Статьи 1299
    Вопросы и ответы 366
    Учебные программы 1351
    Школа соискателей 221
    Тесты и кейсы для оценки 192
    Шаблоны документов 288
    Рекомендуем материалы 121
    Мероприятия 242
    ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
    25 декабря 2012, 13:21
    Как правильно организовать обучение новичков в продажах. Как научить продавцов продавать?
    В сознании большинства людей умение продавать, по-прежнему, является чем-то вроде искусства или даже шаманских практик, а носитель этого знания воспринимается чуть ли не как сверх-человек. И я с этим согласен - при условии, что предварительно руководители...
    10955 13 10
    7 апреля 2018, 09:32
    Как научить руководителей ставить задачи. Обратное делегирование – как «темная» сторона неправильной постановки задачи
    Очень многие руководители хотя бы раз за время управления сталкиваются с обратным делегированием, однако, очень немногие понимают, как эффективно с этим справиться. В этой статье приводится конкретный кейс с технологией, позволяющей не только избавиться...
    1670 11 6
    22 апреля 2018, 17:37
    Как научить руководителей думать самостоятельно
    Ситуация: в компании думает за всех один человек - директор. Он говорит всем, что делать и как - они делают. Компетенции у директора высокие. Авторитет огромный. Компания развивается успешно. Имеет весьма устойчивое положение на рынке. Проблема: поскольку...
    865 9 3
    20 апреля 2018, 19:21
    Как научить руководителей навыку подачи обратной связи
    Конкурсная статья по обучению руководителй такому важному навыку, как предоставление подчиненным своевременной, грамотной и регулярной обратной связи. В статье вы сможете прочитать почему этот навык важен для современного руководителя, как его применение...
    765 8 4
    7 февраля 2018, 18:14
    Описание бизнес-процессов: зачем и для чего
    Функциональная или иерархическая модель управления пришла к нам из армии. Она состоит из вертикали власти и функциональных подразделений. Каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Она устроена так потому, что во время боевых действий...
    769 7 12
    20 апреля 2018, 20:01
    Как научить руководителей эффективно строить бизнес-процессы
    Ситуация: у каждого руководителя есть понимание, что он работает неплохо. Потому что он работает давно и его не ругают, должности не лишают, положенную зарплату платят. При этом я, посторонний человек для компании, с лёгкостью замечаю ряд криво...
    714 6 4
    21 июля 2015, 18:14
    Рекрутмент для самых маленьких (начинающему рекрутеру в помощь)
    В качестве дебютного материала хочу опубликовать небольшую статью со своими наработками о рекрутменте для начинающих коллег, которая поможет Вам увеличить отклик с публикации вакансий и снизит количество отказников до минимума. Статья о рекрутменте больше...
    9605 6 5
    Понравилось 5 пользователям