Заказчику Исполнителю Агентство HR-клуб Найти персонал Вход
 
 
 
Написать эксперту!
Анна
12 октября 2017
Рекрутер. Кадровое агентство Pozitiv Staff

Как подобрать офис-менеджера?

Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Однако должности офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия...

Предлагаем вашему вниманию серию статей с рекомендациями по подбору персонала в различных отраслях. В этом материале расскажем об особенностях закрытия вакансии "офис-менеджер". 

Руководители компаний часто путают эту должность с позицией секретаря. Поэтому, перед началом поисков, стоит четко оговорить список предполагаемых обязанностей нового сотрудника. Если в перечне преобладают секретарские задачи, лучше указать в объявлении о подборе именно такого специалиста, чтобы ясно обозначить перспективы кандидатам. 

Позиции офис-менеджера и секретаря имеют некоторые отличия. Первый занимается документооборотом, управляет офисными службами и отвечает за общую организацию управленческих процессов, второй - принимает и распределяет телефонные звонки, а такжже регистрирует посетителей, документы и корреспонденцию. 

Офис-менеджер, как правило, решает на рабочем месте следующие задачи:

  • занимается оформлением и учетом первичной документации;
  • готовит в "1С" документы по поступлению услуг/товаров, данные по складу и информацию по платежам;
  • ведет архив;
  • формирует отчеты в системе по запросу руководства. 

Этот работник может подменять руководителя отдела кадров в период его отсутствия. Офис-менеджер коммуницирует со всеми сотрудниками компании, а также непосредственно курирует работу водителя, курьера и уборщицы. 

На вакансию офис-менеджера стоит рассматривать соискателей с высшим или неполным высшим образованием, желательно связанным с профилем деятельности компании. Лучших кандидатов отличают наличие документа об окончании курсов по направлению "офис-менеджмент", навыки делового письма и общения, опыт управления документооборотом и контроля вспомогательных подразделений. 

Указывать среди требований обязательное владение иностранным языком стоит лишь тогда, когда вы уверены, что это необходимо для работы. В противном случае, процесс подбора может затянуться на неопределенный срок. 

Большинство кандидатов рассматривают позицию офис-менеджера как стартовую площадку. Поэтому во время интервью необходимо оценить стремления и планы кандидатов. Если в вашей компании эта должность не предусматривает карьерный рост, лучше отдать предпочтение соискателю, нацеленному на профессиональное развитие в данной области. 

Эффективных офис-менеджеров отличает и наличие определенных личностных качеств: проактивность, прекрасные коммуникативные навыки, а также доброжелательность.

Комментарии 1 Мне нравится 1 В закладки 0 Просмотры 223
Все верно.
Также, по моим наблюдениям - эффективный офис менеджер обязательно должна уметь планировать свое время, быть легкой и приятной в общении - согласитесь, ободряющая приятная улыбка и приветливость порой необходима в офисных буднях, и безусловно, внимательность - в документах, в выполнении поручений, в оценке ситуации.
Екатерина, 12 октября 2017, 21:39

Хотите участвовать в обсуждении? Пройдите регистрацию.


ХОТИТЕ БОЛЬШЕ МАТЕРИАЛОВ ПО ЭТОЙ ТЕМЕ?

Напишите ваш электронный адрес

и получите на почту подборку лучших материалов по темам:

Плюс особый подарок от сервиса на выбор:




Получить подборку материалов


Добавить материалВсе материалы
Другие материалы в HR-клубе
Статьи 987
Вопросы и ответы 266
Учебные программы 1189
Школа соискателей 123
Тесты и кейсы для оценки 150
Шаблоны документов 75
Рекомендуем материалы 78
Мероприятия 146
ПОПУЛЯРНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
10 января 2012, 13:34
Выбери меня: как убедить соискателя принять предложение о работе
Любой рекрутер сталкивался с ситуацией, когда кандидат, по всем показателям подходящий, тянет с ответом, рассматривает предложения других работодателей и, в итоге, отказывается от позиции. Если подобное случается редко, можно закрывать на это глаза и...
4625 23 23
12 марта 2017, 21:31
Вопрос на собеседовании: Почему люди увольняются?
Ключевых сотрудников следует подбирать исходя из их мотивации. Как найти сотрудника, чей мотивационный профиль совпадает с целями компании, и как оценить мотивацию кандидата? Мотивация отвечает на вопрос: почему так, а не иначе поступает человек? Разобраться...
1684 21 12
23 февраля 2017, 10:07
Вопрос на собеседовании: Почему вы ушли с предыдущего места работы?
Все рекрутеры любят спрашивать кандидатов о том, почему они ушли с предыдущего места работы, и я – не исключение. Причин тому есть несколько. Во-первых, это довольно неприятное событие, многие исследования говорят о том, что это стресс, который...
1702 18 3
6 февраля 2017, 13:16
Вопрос на собеседовании: Расскажите о себе. Раскрываем все карты
Чрезвычайно люблю этот вопрос. В-первых, за то, что он открытый и не ставит кандидату никаких ограничений, давай ему возможность проявиться во всей красе. Кандидат часто не понимает, что рассказать на собеседовании о себе, как рассказать на собеседовании...
1942 17 10
29 августа 2011, 21:41
Оценка адекватности кандидата на этапе первого интервью в компании
Публикую ценнейший рабочий материал подборщика, доставшийся мне по наследству от бывшего коллеги. Всем известно, что адекватность кандидата оценивается в первую очередь. Но что именно за этим скрывается - никогда не поймешь. Фишка в том, что это рабочий...
3117 11 18
8 февраля 2015, 20:08
Как подобрать медицинского представителя?
Я занимаюсь подбором персонала для фармацевтической отрасли (и в частности медицинских представителей) около двух лет. За этот период, посредствам проб и ошибок, появились некоторые наработки, которыми я решила поделиться.Все нижеизложенное будет актуально...
3043 9 19
17 февраля 2015, 11:12
Как подбирать секретаря на ресепшн?
Какова ситуация спроса и предложения на кадровом рынке по этой вакансии, что важно знать о компании, вакансии и условиях работы, чтобы выполнить задачу корректно и в срок, о чем важно спросить работодателя.Вакансия «Секретарь на ресепшн» -...
4503 8 7
Понравилось 1 пользователям